Chi phí vận hành khách sạn và giải pháp tối ưu lợi nhuận

Chi phí vận hành khách sạn được tối ưu giúp gia tăng lợi nhuận, đảm bảo phát triển bền vững cũng như chất lượng trải nghiệm của khách hàng

Trong thị trường kinh doanh khách sạn đầy cạnh tranh hiện nay, việc hiểu rõ và quản lý hiệu quả chi phí vận hành rất quan trọng. Nó là chìa khóa đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững. Cùng khám phá các chiến lược, mẹo và phương pháp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu suất và tăng cường lợi nhuận. Nằm lòng những tips này giúp khách sạn tối ưu chi phí vận hành và gia tăng lợi nhuận.

1. Chi phí vận hành khách sạn là gì?

Nội dung

1. Chi phí vận hành khách sạn là gì?
2. Tạo sự cân bằng: kiểm soát chi phí vận hành khách sạn đồng thời duy trì sự hài lòng của khách
3. Các loại chi phí hoạt động của khách sạn
- 3.1 Giá cố định
- 3.2 Chi phí biến đổi
4. Hiểu và kiểm soát chi phí vận hành khách sạn
5. 6 cách giảm chi phí vận hành khách sạn
6. 5 câu hỏi cần hỏi khi giảm chi phí vận hành khách sạn
7. Tạm kết

Chi phí vận hành khách sạn bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động duy trì và vận hành tài sản. Một số ví dụ về chi phí vận hành như: tiền thuê nhà, thuế tài sản, bảo hiểm, tiền lương, tiện ích,… Chi phí này được tổng hợp bởi từng bộ phận trong báo cáo lãi lỗ của khách sạn. Trong P&L, các chi phí này được phân chia theo từng tháng và từng bộ phận. Nó được trừ vào doanh thu tạo lợi nhuận gộp, hay GOP, thước đo hiệu quả hoạt động chính. Chỉ số GOP dương cho thấy tài sản đang hoạt động có lãi. Còn GOP âm cho thấy khách sạn đang chi nhiều tiền hơn số tiền kiếm được. Do đó, cần cắt giảm một số chi phí để đảm bảo doanh thu và lợi nhuận.

2. Tạo sự cân bằng: kiểm soát chi phí vận hành khách sạn đồng thời duy trì sự hài lòng của khách

Quản lý chi phí hoạt động là chìa khóa để khách sạn hoạt động hiệu quả và bền vững. Chi phí cao và lãng phí có thể làm giảm tỷ suất lợi nhuận và dòng tiền tài chính. Điều này đặt ra thách thức cân bằng giữa doanh thu và chi phí trong khi duy trì chất lượng và trải nghiệm khách hàng. Với chiến lược và công cụ thích hợp, khách sạn hoàn toàn có thể hiệu quả cải thiện tài chính và duy trì sự hài lòng của khách hàng, nhân viên. Đồng thời, đảm bảo duy trì vị thế kinh doanh. Đây cũng là chìa khóa quan trọng để khách sạn thành công.

3. Các loại chi phí hoạt động của khách sạn

Chi phí hoạt động của khách sạn có thể được chia làm hai loại:

3.1 Giá cố định

Chi phí cố định hầu như được giữ nguyên, ít bị ảnh hưởng bởi tình hình kinh doanh. Tuy nhiên, nó có thể thay đổi theo định kỳ. Chẳng hạn khách sạn trả tiền thuê nhà và thuế bất động sản như nhau cho dù tỷ lệ lấp đầy của khách sạn là 20% hay 80%. Một số khoản chi phí cố định: thuế tài sản, chi phí truyền hình cáp/ Internet, phí công nghệ (phí thuê bao), bảo hiểm, thuê hoặc thế chấp mặt bằng, chi phí liên quan đến tiền lương,…

3.2 Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi có thể dao động theo ngày và phụ thuộc vào mức độ sử dụng phòng. Những khoản chi phí này thường khó dự đoán khả năng biến đổi. Tuy nhiên, chúng khá dễ kiểm soát và là lựa chọn cắt giảm hàng đầu. Ví dụ: Chi phí nhân viên theo giờ và vật tư vệ sinh cao hơn khi khách sạn hoạt động 100%, khác với công suất 35%. Một số khoản chi phí biến đổi: lao động theo giờ, một số tiện ích (gas, điện, nước), marketing, kho thực phẩm, hoa hồng, phí thanh toán, công nghệ,…
Có một số chi phí có thể là cố định hoặc biến đổi. Chẳng hạn như chi phí lao động và công nghệ. Tiền lương là chi phí cố định nếu không thay đổi theo tháng. Còn tiền lương tính theo giờ có thể thay đổi theo công suất.

Xem thêm:

4. Hiểu và kiểm soát chi phí vận hành khách sạn

Để kiểm soát hiệu quả chi phí vận hành, khách sạn cần biết rõ tình trạng các loại chi phí. Đâu là chi phí biến đổi, đâu là chi phí cố định. Đồng thời, mức chi cho từng bộ phận là bao nhiêu. Báo cáo P&L bao gồm các phân tích chỉ số của từng bộ phận, dự báo và so sánh hiệu suất theo từng giai đoạn. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) sau đây sẽ giúp khách sạn xác định được ảnh hưởng của chi phí vận hành đến doanh thu và lợi nhuận. Cùng ezCloud tìm hiểu ngay.

4.1 Chi phí trên mỗi phòng sử dụng (CPOR)

Chi phí trên mỗi phòng sử dụng (CPOR) dùng để đo chi phí trung bình của một khách lưu trú tại khách sạn. Bao gồm chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chỉ số CPOR thấp đồng nghĩa khách sạn kiếm được lợi nhuận lớn từ việc bán phòng. Chỉ số này được tính dựa theo công thức sau:
CPOR = Tổng chi phí phòng/Tổng số phòng đã bán (Trong một khoảng thời gian nhất định).

4.2 Chi phí trên mỗi phòng sẵn có (CostPAR)

Chi phí trên mỗi phòng sẵn có (CostPAR) đo lường chi phí trung bình để phục vụ tất cả các phòng. Ngay cả phòng không có người lưu trú. Số lượng phòng trống có thể biến đổi theo ngày. Còn số phòng sẵn có khá cố định. CPAR được tính dựa theo công thức:
CPAR = Tổng chi phí phòng/Tổng số đêm phòng có sẵn (Trong một khoảng thời gian nhất định).

4.3 Lợi nhuận hoạt động gộp trên mỗi phòng sẵn có (GOPPAR)

Tổng lợi nhuận hoạt động trên mỗi phòng có sẵn (GOPPAR) dùng để đo lợi nhuận gộp hoạt động trung bình so với tổng số phòng sẵn có. GOPPAR được tính dựa theo công thức:
GOPPAR = GOP/Tổng số đêm phòng trống (Trong một khoảng thời gian nhất định)

4.4 Lao động trên mỗi phòng có sẵn (LPAR)

Theo STR, lao động là một trong những khoản mà khách sạn chi tiêu nhiều nhất. Nó chiếm đến 49% tổng chi phí. Chi phí lao động trên mỗi phòng có sẵn (LPAR) thể hiện chi phí lao động của khách sạn so với số phòng có sẵn. LPAR được tính dựa theo công thức:
LPAR = Tổng số lao động/Tổng số đêm phòng có sẵn (Trong một khoảng thời gian nhất định).

4.5 Chi phí thu hút khách (GAC)

Chi phí thu hút khách (GAC) là khoản chi phí giúp tạo lượt đặt phòng cho khách sạn. Nó bao gồm: Hoa hồng đại lý, phí giao dịch, chi phí bán hàng và tiếp thị. Chỉ số này càng thấp đồng nghĩa với việc khách sạn càng có lãi. GAC được tính dựa theo công thức sau:
GAC = Tổng chi phí mua lại/Tổng doanh thu phòng x 100 (Trong một khoảng thời gian nhất định)

5. 6 cách giảm chi phí vận hành khách sạn

Chi phí vận hành khách sạn càng cao tương đương với doanh thu và lợi nhuận sụt giảm. Cùng ezCloud khám phá ngay 6 TIPS giảm chi phí vận hành khách sạn

5.1 Lập kế hoạch thông minh hơn

Lập kế hoạch hiệu quả giúp kiểm soát và phân phối các chi phí hiệu quả nhất. Trình độ nhân sự cần tương quan chặt chẽ luồng khách đến và đi. Nhân viên dọn phòng được sắp xếp dựa trên công suất phòng dự kiến hàng ngày và thời gian trung bình để dọn phòng. Chi phí nhân sự có thể được bắt giảm bằng cách cử nhân viên về nhà sớm hoặc yêu cầu họ đến muộn hơn dự kiến.

5.2 Đào tạo chéo nhân viên

Các nhân viên trình độ cao, linh hoạt, có thể đảm nhận công việc của nhiều bộ phận khác nhau. Bởi vậy, khách sạn cần luân chuyển nhân sự đến các nơi phù hợp và cần thiết nhất. Chẳng hạn, ở khách sạn nhỏ, nhân viên lễ tân có thể hỗ trợ kèm dịch vụ phòng và dọn phòng. Đào tạo chéo là giải pháp cho phép khách sạn đảm bảo hoạt động với ít nhân viên hơn. Từ đó, nhân viên được trau dồi nhiều kỹ năng mới và nhân sự được tinh giản tối ưu.

5.3 Cung cấp dịch vụ dọn phòng theo yêu cầu

Khách hàng khi nghỉ dưỡng tại khách sạn, họ thường ưu tiên các lựa chọn linh hoạt, Chẳng hạn như dịch vụ dọn phòng. Nhân viên cần hỏi ý kiến khách xem họ có muốn sử dụng dịch vụ dọn phòng gián đoạn không, hay vẫn theo quy định dọn phòng hàng ngày. Điều này không những giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí nhân sự. Nó còn tối ưu các khoản liên quan đến tài sản khách sạn như dụng cụ vệ sinh,… Đồng thời, tối ưu công suất hoạt động của phòng.

5.4 Giảm chi phí năng lượng

Theo Energy Star, các khách sạn ở Mỹ chi khoảng 6% chi phí hoạt động cho năng lượng mỗi năm. Tuy nhiên, chi phí này ngày càng tăng cao trong những năm gần đây. Để giảm thiểu, các khách sạn bắt đầu ứng dụng những sáng kiến bền vững với giá cả phải chăng. Điển hình như bóng đèn LED, đào tạo nhân viên và bảo trì hệ thống HVAC. Về lâu dài, cần đầu tư vào cảm biến chiếm chỗ, bộ điều nhiệt thông minh và hệ thống HVAC tiết kiệm năng lượng.

5.5 Thực hành quản lý doanh thu thông minh

Quản lý doanh thu không chỉ đơn thuần là tạo ra doanh thu. Nó còn là quá trình kiểm soát chi phí phân phối và thu hút khách. Chi phí có thể thay đổi đáng kể tùy theo kênh phân phối và chiến lược đặt phòng trực tiếp. Bởi nó giúp khách sạn tiết kiệm đáng kể chi phí OTAs. Bằng cách nhắm mục tiêu đến khách thường xuyên và khách lưu trú lâu dài. Khách sạn còn có thể giảm chi phí tiếp thị và lao động. Bằng cách dự báo chính xác tỷ lệ sử dụng phòng, tình trạng dư thừa và lãng phí được hạn chế tối đa.

5.6 Đánh giá lại hiệu quả sử dụng phần mềm

Công nghệ ngày càng phổ biến khiến khách sạn rất dễ mất kiểm soát chi phí. Do đó, để giảm chi phí lao động, cần sử dụng các công cụ tự động hóa thao tác đơn giản, lặp đi lặp lại. Điển hình là công cụ đặt phòng trên web, nền tảng tương tác với khách và giải pháp quản lý từ xa. Để tối giản chi phí công nghệ tại chỗ, cần chuyển sang nền tảng quản lý khách sạn tích hợp công nghệ đám mây. ezCloud là nền tảng quản trị khách sạn thị phần số 1 Việt Nam. Công ty chuyên cung cấp các phần mềm hỗ trợ tự động hóa, vận hành và phân phối hiệu quả cho khách sạn. Với các tính năng vượt trội được tích hợp, cơ sở lưu trú có thể tối đa hóa lợi nhuận và doanh thu.

Xem thêm:

6. 5 câu hỏi cần hỏi khi giảm chi phí vận hành khách sạn

Việc giảm chi phí có thể ảnh hưởng đến chất lượng và sự hài lòng của nhân viên, khách sạn. Nếu làm tổn hại đến lòng trung thành của khách hàng, tỷ lệ luân chuyển nhân sự hoặc danh tiếng khách sạn thì chi phí có thể vượt quá lợi ích.
Để đưa quyết định đúng đắn, các khách sạn cần trả lời một số câu hỏi sau:

Chất lượng bị ảnh hưởng như thế nào? Cách đảm bảo chất lượng dù phải cắt giảm chi phí?
Khách hàng sẽ cảm thấy như thế nào?
Tỷ lệ lấp đầy và mục tiêu doanh thu bị ảnh hưởng ra sao?
Khối lượng công việc và quy trình làm việc có thay đổi nhiều không?
Cách triển khai các chiến lược được điều chỉnh sao cho phù hợp?

Thường xuyên khảo sát và lắng nghe những ý kiến đóng góp từ khách hàng. Đồng thời, theo dõi chặt chẽ các khảo sát trực tuyến. Ngoài ra, cần xây dựng văn hóa nội bộ và có chế độ đãi ngộ hấp dẫn. Việc tuân thủ và đảm bảo cắt giảm chi phí không hề dễ dàng. Tuy nhiên, điều này sẽ giúp bạn điều hành hệ thống tinh gọn, lợi nhuận cao. Từ đó, tăng tỷ lệ thành công ở hiện tại và trong tương lai.

7. Tạm kết

Bài viết trên đã đưa ra chi tiết các thông tin về chi phí vận hành và cách quản lý chúng hiệu quả. Việc hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí, biện pháp tiết kiệm và tối ưu hóa quy trình rất quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững. Đồng thời, đối mặt với thách thức liên tục thay đổi, sự linh hoạt và sáng tạo trong quản lý chi phí giúp doanh nghiệp duy trì và cải thiện lợi nhuận. Từ đó. đảm bảo thành công và phát triển trong thời gian dài. Tham khảo ngay những bài viết hữu ích về Kinh doanh khách sạn của ezCloud để kinh doanh thành công.

5/5 - (2 bình chọn)