Xu hướng quản lý khách sạn “kiểu mới” với Thiết bị, Ứng dụng di động.
Phương pháp áp dụng xu hướng này và những tiện ích nó đem lại.

“Du lịch không tạo ra sự bùng nổ về tỷ suất lợi nhuận nên doanh nghiệp hầu như chỉ đầu tư nhiều cho giải pháp bán hàng, đặt phòng, còn quản lý vận hành thì chưa nhiều lắm” – Ông Nguyễn Hoàng Dương – CEO của ezCloud chia sẻ với Báo Du lịch khi đưa ra nhận định về tình hình các khách sạn quy mô vừa và nhỏ trong việc tìm giải pháp quản lý phù hợp.

Tuy nhiên, với sự chuyển dịch mạnh mẽ về hành vi sử dụng thiết bị di động của xã hội, xu hướng công nghệ mobile-centric (chú trọng trải nghiệm trên thiết bị di động) đã mang đến những giải pháp mới, và đang được ngành Khách sạn ngày càng quan tâm và ứng dụng ở nhiều phương diện, đặc biệt trong việc quản lý và vận hành ở quy mô vừa và nhỏ.

1. Quản lý khách sạn “kiểu mới” – Thao tác ngay trên Thiết bị, Ứng dụng di động:

Không những ảnh hưởng tới khách hàng trong hành vi tương tác và đặt phòng, những năm gần đây, xu hướng mobile-centric cũng đang tác động đến các cơ sở lưu trú ở mọi hạng sao: Khách sạn 0-5 sao, Villa & apartment, Homestay – Hostel, Khách sạn nghỉ giờ.

Ảnh hưởng tới không chỉ hành vi quản lý của chủ khách sạn, mà còn cả việc vận hành, phối hợp với nhau giữa nhân viên các bộ phận, mobile-centric thực sự đang dẫn đầu trong các xu hướng công nghệ ảnh hưởng đến ngành Khách sạn.

Tuy nhiên, khách sạn vừa và nhỏ vẫn đang là thị trường bỏ ngỏ đối với các giải pháp công nghệ lĩnh vực Du lịch – Khách sạn. Đó là bởi vì bản thân chủ những doanh nghiệp này chưa được tiếp cận, hoặc chưa tìm thấy công cụ thực sự tối ưu, phù hợp để đưa vào vận hành.

1.1. Nhu cầu quản lý gia tăng, các phương pháp truyền thống không còn phù hợp

Với các khách sạn 4-5 sao có quy mô lớn, cơ cấu nhân sự phức tạp, việc áp dụng công nghệ đã trở nên rất phổ biến. Tuy nhiên, với các khách sạn có quy mô vừa và nhỏ, điều này mới chỉ đang được các nhà quản lý bắt đầu thử nghiệm và áp dụng.

Các phương pháp quản lý truyền thống được các chủ khách sạn Việt Nam ưa chuộng có thể kể đến: dùng sổ sách kết hợp với excel, dùng khóa và thẻ từ…

Thế nhưng, khi khối lượng công việc ngày một gia tăng, quy mô hoạt động ngày càng được mở rộng với nhiều nhân viên hơn, việc lưu trữ thông tin thủ công bằng sổ bút hay nhập liệu excel, quản lý khách check in – check out bằng những thiết bị hoạt động riêng biệt như khóa và thẻ từ đã lộ rõ những khuyết điểm:

Không xử lý hiệu quả khối lượng thông tin lớn, dễ xảy ra sai sót;
Hoạt động tách biệt, thiếu sự tương tác giữa các bên;
Không tối ưu hóa thời gian và nguồn lực vận hành;
Không cập nhật nhanh chóng, không có tính real-time.

1.2. Không dừng lại ở việc quản lý hiệu quả, chủ khách sạn còn có nhu cầu quản lý từ xa, mọi lúc mọi nơi

Với những chủ khách sạn không thể dành thời gian 24/7 để trực tiếp ở khách sạn quản lý, mối lo, và cũng là vấn đề được quan tâm nhất chính là chi phí:

Chi phí phát sinh do số lượng điện năng tiêu hao hàng tháng quá lớn
Phát sinh chi phí thất thoát do không quản lý được lượng khách ra vào
Việc rà soát lại không những không hiệu quả mà còn gây mất thời gian.

2. Phương pháp áp dụng và tiện ích của Thiết bị và Ứng dụng di động trong quản lý khách sạn:

2.1. Ứng dụng di động cho phần mềm quản lý khách sạn (PMS)

Những năm gần đây, phần mềm quản lý khách sạn đang được đưa vào sử dụng ngày một phổ biến bởi chủ các đơn vị lưu trú ở mọi hạng sao: Khách sạn 0-5 sao, Villa & apartment, Homestay – Hostel, Khách sạn nghỉ giờ. Hiệu quả của công cụ này phù hợp với nhiều loại hình lưu trú như trên bởi vì:

Giao diện thông minh, thân thiện với người dùng;
Quản lý toàn diện với chức năng phân quyền, với những tính năng hỗ trợ chuyên biệt dù ở ở cấp độ quản lý hay nhân viên lễ tân, buồng phòng, thu ngân;
Các phần mềm quản lý khách sạn còn kết nối với các kênh OTA thông qua hệ thống quản lý kênh phân phối CMS, từ đó giúp tăng công suất phòng, đem lại thêm doanh thu cho khách sạn.

> Xem thêm: Những điều chủ khách sạn cần biết khi lựa chọn CMS?

Bên cạnh giao diện dễ sử dụng, bao quát trên máy tính…

Phần mềm quản lý khách sạn (như ezCloudhotel) còn có cả ứng dụng trên điện thoại ở cả 2 hệ điều hành iOS và Android.

Nắm bắt được nhu cầu quản lý từ xa của đông đảo chủ khách sạn, nhà quản lý, các nhà cung cấp đều đang phát triển ứng dụng trên thiết bị di động với tính năng cập nhật thông tin (tình trạng phòng, tình trạng khách check in – check out…) theo thời gian thực.

2.2. Quản lý và kiểm soát việc vận hành khách sạn bằng Thiết bị di động đa năng

Cập nhật thông tin liên tục từ xa đôi khi vẫn chưa đủ với những nhà quản lý, chủ khách sạn muốn kiểm soát chặt chẽ hơn việc phục vụ của nhân viên khách sạn, tránh xảy ra thất thoát trong chi phí hoặc doanh thu.

Không những thế, việc quản lý và kiểm soát vận hành cũng chưa đảm bảo rằng rằng khách hàng có được trải nghiệm sử dụng phòng tốt nhất, hay được nhận feedback từ họ ngay sau khi check in, check out.

Tương tác với khách hàng xuyên suốt trải nghiệm sử dụng dịch vụ sẽ mang đến sự uy tín, tin cậy từ phía khách sạn cho khách hàng

Từ những nhu cầu trên, việc kết hợp phần mềm quản lý khách sạn với một thiết bị di động tại khách sạn vừa có những tính năng hỗ trợ, vừa đảm bảo giới hạn quyền, tạo điều kiện để tương tác với khách hàng đã được ezCloud triển khai để giới thiệu đến khách hàng thời gian tới.

Thiết bị di động đa năng không chỉ hỗ trợ nhân viên các bộ phận trong công việc, mà còn giúp quản lý, chủ khách sạn giới hạn được quyền sửa đổi thông tin

Tiện ích của thiết bị di động đa năng khi kết hợp phần mềm quản lý khách sạn bao gồm:

Có thể nghe – gọi tương tự điện thoại, song nhân viên chỉ được sử dụng thiết bị với mục đích quản lý khách sạn vì chỉ có thể truy cập phần mềm quản lý;
Tích hợp máy in: Hỗ trợ khách hàng xác nhận thông tin ngay khi check out và in hóa đơn, loại bỏ được tình trạng thông tin bị sai, bị chỉnh sửa;
Thiết bị nhỏ gọn, dễ sử dụng, đồng thời tạo cảm giác chuyên nghiệp với khách hàng.
Thiết bị di động hỗ trợ nhân viên có thể check out cho khách hàng tận nơi, đặc biệt phù hợp với các loại hình thường không có quầy lễ tân như Homestay & Hostel, Villa & Apartment.

Việc các đơn vị lưu trú nắm bắt xu thế mobile-centric, áp dụng Thiết bị và Ứng dụng di động trong quản lý vận hành cũng sẽ tạo ra hiệu quả lớn trong việc thu hút và đạt được sự trung thành từ khách hàng. ezCloud tin rằng, phương thức quản lý khách sạn mới này sẽ đặc biệt đáp ứng được nhu cầu của các khách sạn quy mô vừa và nhỏ.

Mừng sinh nhật 7 tuổi, ezCloud mang đến chương trình khuyến mãi ezCloudhotel kết hợp cùng Thiết bị di động đa năng Sunmi.

Thông tin chi tiết tham khảo tại đây.

5/5 - (6 bình chọn)