Tại sao bạn nên sử dụng PMS điện toán đám mây?

Phần mềm quản lý khách sạn ra đời trở thành trợ thủ đắc lực cho những doanh nghiệp, nhà kinh doanh lĩnh vực khách sạn. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng phù hợp với quy mô, loại hình của khách sạn mà bạn đang kinh doanh. Việc sử dụng một phần mềm không phù hợp, tương thích với quy mô, loại hình khách sạn sẽ dẫn đến những thất thoát về mặt thời gian, công sức, tiền bạc mà hơn cả đó chính là chất lượng dịch vụ, trải nghiệm khách hàng, lợi nhuận, doanh thu khách sạn không được cao, dẫn tới tỉ lệ khách hàng rời bỏ khách sạn cao. 

Sau đây, ezCloud xin chia sẻ với bạn “3 dấu hiệu cho thấy khách sạn của bạn nên sử dụng PMS điện toán đám mây”.

1. Khả năng tích hợp

Khả năng tích hợp là một trong những tiêu chí đầu tiên, quan trọng cho thấy khách sạn của bạn nên nâng cấp PMS điện toán đám mây, bởi PMS truyền thống thường gặp vấn đề kết nối với các hệ thống của bên thứ ba như: mạng lưới đặt chỗ GDS, hệ thống quản lý các đại lý du lịch trực tuyến (OTA), máy POS, quản lỳ buồng phòng,… Tuy nhiên, với PMS điện toán đám mây các doanh nghiệp không còn găp phải nỗi lo trên. 

Việc tích hợp và liên kết chặt chẽ mọi tính năng tạo thuận tiện cho việc gắn kết mọi bộ phận trong khách sạn, như kết nối bộ phận lễ tân với khách hàng, với sales, với housekeeping hoặc với kế toán,… nhằm giảm thiểu tối đa tình trạng quá tải xảy ra cho nhân viên của bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể dễ dàng quản lý, nắm mọi hoạt động tại khách sạn mà không cần phải có mặt trực tiếp tại đó nhờ khả năng tích hợp của PMS điện toán đám mây.

2. Gia tăng trải nghiệm khách hàng

Một phần mềm quản lý khách sạn (PMS) mà không thể giúp doanh nghiệp của bạn gia tăng trải nghiệm với khách hàng thì đây chắc hẳn chính là dấu hiệu bạn nên nâng cấp PMS của mình. Các tiện ích từ PMS điện toán đám mây đem lại như: tự động gửi email xác nhận đặt phòng cho khách hàng, hay tích hợp chatbot sẽ giúp cho qua trình tương tác với khách hàng của bạn luôn diễn ra suôn sẻ và gia tăng trải nghiệm khách hàng với dịch vụ khách sạn của bạn.

Với phần mềm quản lý khách sạn sử dụng công nghệ điện toán đám mây, các thủ tục check- in, check- out, thanh toán,… đều được rút gọn, tự động hoá và giúp khách sạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt du khách. Khách sạn sử dụng công nghệ điện toán đám mây sẽ dễ dàng nắm bắt được thói quen khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại thông qua hồ sơ lưu trữ trên cloud, để từ đó có những tuỳ chỉnh phù hợp với sở thích của khách hàng và trên các kênh mà ho ưa thích.

3. Các vấn đề liên quan đến bảo mật dữ liệu

Trong kinh doanh khách sạn, dữ liệu là vô cùng quan trọng. Việc mất dữ liệu sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của khách sạn. Tuy nhiên, với PMS điện toán đám mây, dữ liệu của bạn luôn được lưu trữ an toàn và từ xa bởi vậy khách sạn sẽ ít gặp phải nguy cơ cơ sở dữ liệu và hồ sơ bị xâm phạm hay bị mất. Ngoài ra, công nghệ cũng tương thích với mọi thiết bị, bởi mọi cập nhật hay ứng dụng đều được thực hiện trong phần mềm. 

Với 3 dấu hiệu trên đây chắc chắn khách sạn của bạn nên lựa chọn PMS điện toán đám mây phù hợp với quy mô, loại hình của khách sạn mình. Vậy, làm thế nào để lựa chọn được PMS phù hợp?

4 bước lựa chọn PMS phù hợp với khách sạn của bạn

1. Nghiên cứu kỹ các PMS trên thị trường

Với những ưu điểm tiện dụng, dễ dàng sử dụng chi phí hợp lý phần mềm quản lý khách sạn hiện nay đang trở nên nở rộ hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, viêc lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp với tiêu chí, nhu cầu, yêu cầu của mỗi khách sạn lại trở nên khó khăn hơn bao giờ hết trước ma trận phần mềm khách sạn đến từ các thương hiệu lớn nhỏ khác nhau. Bởi vậy, chủ khách sạn hay những nhà quản lý cần hiểu rõ mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng đến cũng như những ưu điểm, khuyết điểm của từng giải pháp, tầm ảnh hưởng của những giải pháp đó đến quá trình vận hành, quy mô, loại hình, nguồn chi phí của khách sạn.

Ngoài ra, giao diện của PMS cần thân thiện với người dùng, hoặc ít nhất là doanh nghiệp sẽ không tốn quá nhiều thời gian cho việc đào tạo. Hơn cả, nhân viên củ khách sạn có thể dễ dàng sử dụng, thao tác và hiểu rõ các tính năng căn bản chỉ sau thời gian ngắn tìm hiểu. 

Và một điều quan trọng đó là PMS đó nên tích hợp trên điện thoại di động để nhân viên, người chủ hay nhà quản lý có thể dễ dàng thao tác, quản lý mọi lúc, mọi nơi.

2.  Những ưu thế vượt trội của PMS đám mây 

#1. Khả năng quản lý đặt phòng

Một trong những ưu thế vượt trội của PMS đám mây so với PMS truyền thống đó chính là khả năng quản lý đặt phòng. Bởi vậy, khi lựa chọn PMS điện toán đám mây, bạn nên tìm hiểu xem phần giao diện của khách hàng có tính năng giúp bạn thu thập thông tin của khách trên các kênh đặt phòng hay không. Còn đối với giao diện của nhân viên, có hỗ trợ tính năng quản lý buồng phòng, quản lý tài khoản của khách, quản lý hồ sơ,… hay không?

#2. Phân hệ module đặc biệt

Tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình của khách sạn mà doanh nghiệp có thể yêu cầu tích hợp thêm một vài công cụ đặc biệt khác như: phân hệ quản lý spa nhằm theo dõi các dịch vụ trước đây khách từng sử dụng, sở thích và tình trạng sức khỏe. Hay phân hệ housekeeping nâng cao nhằm tự động cân bằng các tác vụ giữa các thành viên bộ phận housekeeping dựa trên thời gian dự kiến khách nhận phòng, loại phòng, số lượng khách,… 

#3. Tính năng bán gói dịch vụ 

Ngày nay, khách sạn không chỉ là nơi cung cấp dịch vụ lưu trú đơn thuần mà còn cung cấp các dịch vụ khác như: dịch vụ phòng họp, dịch vụ tổ chức đám cưới, sinh nhật,…. Bởi vậy, nếu PMS đám mây có tích hợp tính năng bán gói dịch vụ sẽ giúp khách sạn thuận tiên trong việc kết nối với khách hàng hay chuỗi khách sạn của mình theo thuộc vào yêu cầu cụ thể của khách hàng.

#4. Tính năng tích hợp

Để lựa chọn một PMS điện toán đám mây bắt buộc rằng PMS đó phải có khả năng tích hợp. Bởi khi bạn đã tìm đến công cụ hỗ trợ là phần mềm quản lý khách sạn tức là bạn mong muốn vận hành và quản lý khách sạn của mình một cách bài bản và quy mô nhất. Vì vậy, việc tìm hiểu lựa chọn những phần mềm có nhiều tính năng: kế toán, nhà hàng, lễ tân,… sẽ giúp cho việc quản lý và vận hành của bạn trở nên dễ dàng và đạt hiệu quả cao.

#5. Mobile POS

Dữ liệu từ hệ thống POS cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình cá nhân hóa trải nghiệm và tác động không ít đến doanh thu. Mobile POS cho phép nhân viên F&B nhận order và thanh toán dễ dàng, nhanh chóng, tại bất kỳ đâu trong nhà hàng thông qua chỉ một ứng dụng di động. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng nên lưu ý các quy định bảo mật thông tin khi triển khai giải pháp mobile POS. 

#6. Tính năng báo cáo 

Tính năng báo cáo cũng là một trong những tính năng vượt trội của PMS điện toán đám mây so với PMS truyền thống. Với tính năng này, các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi, nghiên cứu các báo cáo để từ đó ra đưa những giải pháp, chiến lược phù hợp để tăng lợi nhuận, doanh thu cho khách sạn của mình.

#7. Quy trình cài đặt, hỗ trợ, hướng dẫn người dùng

Đa số, các nhà nhà cung cấp giải pháp đều sẵn sàng hỗ trợ cài đặt, chuyển dữ liệu và tùy chỉnh giải pháp cho khách hàng. Một vài nhà cung cấp còn hỗ trợ kiểm tra tốc độ của đường truyền và quy trình sao lưu dữ liệu. Ngoài việc đảm bảo một nguồn hỗ trợ đáng tin cậy, doanh nghiệp cũng nên đảm bảo nhân viên của mình được đào tạo chỉnh chu cách thức sử dụng hệ thống mới. 

3. Đặt ra các câu hỏi với nhà cung cấp

Tùy vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp mà nội dung câu hỏi sẽ thay đổi. Dưới đây là một vài câu hỏi bạn nên cân nhắc khi gặp gỡ nhà cung cấp. 

• Liệu giải pháp có cung cấp tính năng linh hoạt, thông tin quan trọng trong thời gian thực và khả năng báo cáo năng suất? 
• Cloud PMS có thể dễ dàng tích hợp với một ứng dụng thứ ba? Nếu không, khả năng tích hợp là bao nhiêu? 
• Độ minh bạch thông tin mà doanh nghiệp bạn sẽ có được sau khi triển khai Cloud PMS? Làm sao để bạn theo dõi năng suất hằng ngày? Các dashboard có thể tùy chỉnh dựa trên vai trò người dùng? Bạn có thể tạo báo cáo dựa trên nhu cầu? 
• Nhà cung cấp có những hình thức hỗ trợ nào? Bạn sẽ được hỗ trợ ngay lập tức khi có vấn đề? Thời gian chờ để giải quyết vấn đề là bao lâu? 
• Tổng chi phí sở hữu là bao nhiêu? Có chi phí phát sinh hay không? 
• ROI dự kiến là bao nhiêu? Hệ thống mới có thể rút ngắn, tinh giản và tự động hóa quy trình của bộ phận front office? Hệ thống có đem lại giá trị cho việc bán hàng và gia tăng doanh thu? 
• Tỉ lệ thành công của nhà cung cấp? Họ có sẵn sàng chia sẻ thông tin, ý kiến của khách hàng có quy mô tương tự như doanh nghiệp bạn? 

4. Lắng nghe ý kiến

Hãy lắng nghe ý kiến của chính những nhà quản lý, chủ doanh nghiệp, nhân viên lễ tân bởi họ là những ngươi trực tiếp sử dụng PMS. Ý kiến của họ rất quan trọng trong việc lựa chọn PMS phù hợp với quy mô, loại hình của khách sạn. Ngoài ra, bạn nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý khách sạn cũng sẽ đem lại nhiều lợi ích dành cho khách sạn của bạn. Việc nhà cung cấp có tên tuổi, vị trí cao trên thị trường, được nhiều khách sạn sử dụng sẽ là một phần mềm tốt. Ngoài ra, một phần mềm tích hợp với nhiều tính năng sẽ giúp cho khách sạn hoạt động hiệu quả nhất và tối đa được doanh thu.

Trên đây, ezCloud đã chia sẻ với bạn “3 dấu hiệu cho thấy khách sạn của bạn nên sử dụng PMS điện toán đám mây”. Nếu khách sạn của bạn đang gặp phải một trong những dấu hiệu trên thì cần xem xét việc lựa chọn PMS điện toán đám mây phù hợp nhé. Ngoài ra, bài viết cũng đưa ra cho bạn những bước lựa chọn PMS phù hợp. Chúc khách sạn của bạn tìm được PMS điện toán đám mây phù hợp với quy mô, loại hình của mình.