Phần mềm khách sạn là gì? Giải mã những lợi ích vượt trội khi sử dụng phần mềm khách sạn PMS trong việc vận hành khách sạn.
Phần mềm khách sạn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí. Với PMS phù hợp, bạn có thể thu được nhiều doanh thu hơn mà không cần tăng giá phòng hoặc dịch vụ. Trong bài viết sau, ezCloud sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những lợi ích mà một phần mềm khách sạn mang lại.
1. PMS – Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Nội dung
Property Management System (PMS) là một phần mềm quản lý thông tin đặt phòng, vận hành nghiệp vụ khách sạn, xử lý đặt phòng và theo dõi doanh thu, báo cáo kế toán,… Qua đó, giúp các phòng ban tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong khách sạn trên một hệ thống đồng bộ duy nhất.
2. Phân loại PMS
Hiện nay, phần mềm quản lý khách sạn PMS đang trở thành xu hướng tất yếu được nhiều nhà quản lý áp dụng cho khách sạn của mình. Trong đó, có hai loại phần mềm PMS phổ biến nhất như sau:
- Phần mềm quản lý khách sạn truyền thống: PMS truyền thống có chức năng lưu trữ dữ liệu cục bộ tại khách sạn. Tuy nhiên, mỗi khách sạn cần duy trì một đội ngũ IT chuyên nghiệp. Để từ đó vận hành và bảo trì hệ thống một cách tốt nhất.
- Phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Ngày nay, PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây được các nhà quản lý khách sạn ưu ái hơn cả. Nó được đánh giá là một giải pháp hữu ích, tiện lợi giúp tiết kiệm được chi phí vận hành. Bởi khi ứng dụng loại PMS này, bạn sẽ không phải đầu tư phần cứng và đội ngũ nhân viên IT. Mà chỉ cần trả tiền theo gói dịch vụ đã chọn. Mặt khác, bạn có thể quản lý khách sạn từ xa bằng bất kỳ thiết bị nào với điều kiện có kết nối internet.
3. Những lợi ích vượt trội khi ứng dụng phần mềm khách sạn PMS
Sự phát triển và cạnh tranh gay gắt của ngành dịch vụ khách sạn đòi hỏi các nhà quản lý cần phải đổi mới quá trình quản lý, nâng tầm trải nghiệm khách hàng. Trước tình hình đó, PMS là giải pháp hàng đầu được ứng dụng phổ biến nhất. Vậy lợi ích mà phần mềm khách sạn này mang lại là gì? Cùng ezCloud tìm hiểu ngay sau đây:
3.1 Tránh xảy ra Overbooking cho khách sạn
Overbooking là một trong những lỗi lớn mà mỗi khách sạn rất dễ gặp phải khi bán phòng trên nhiều kênh OTA. Khi khách sạn nhận được ít booking từ kênh đặt phòng. Lễ tân hoặc người quản lý phòng có thể dễ dàng sắp xếp phòng cho khách đặt phòng. Và không lo bị nhầm hoặc thiếu phòng. Tuy nhiên nếu số lượng này tăng cao vào mùa cao điểm. Nhân viên của bạn sẽ có thể không kiểm soát được chính xác lượng phòng trống. Bởi vậy, việc mắc sai lầm khi sắp xếp phòng khách sạn là cực kỳ cao.
Tuy nhiên khi sử dụng phần mềm PMS, bạn sẽ không còn phải lo lắng về vấn đề này. Hệ thống quản lý khách sạn sẽ giúp bạn lưu giữ tất cả thông tin đặt phòng trước đó. Mỗi lần nhân viên lễ tân nhận được một lượt đặt phòng, phần mềm sẽ hiển thị danh sách phòng đặt, ngày đặt và giờ đặt. Bạn sẽ không thể nhầm lẫn. Hoặc bỏ sót thông tin phòng trống từng ngày vì màn hình hiển thị tổng quan nhất tất cả thông tin đó. Vì vậy việc Overbooking khó có thể xảy ra khi bạn dùng một phần mềm quản lý khách sạn.
Xem thêm:
- PMS là gì? Giải pháp công nghệ tối đa hóa hoạt động, doanh thu
- Phần mềm PMS đám mây giúp khách sạn kinh doanh bền vững
3.2 Tính toán chính xác hoa hồng cho kênh OTA
Khi nhận được hóa đơn hoa hồng hàng tháng từ các kênh OTA, bạn có thể không biết ngay bao nhiêu đặt phòng đã được book thông qua OTA. Cũng như tỷ lệ hoa hồng của họ ra sao. Nếu như không ghi chú lại tất cả thông tin đặt phòng đó, rất có thể bạn sẽ phải trả thêm tiền đặt cọc. Thậm chí là nhiều hơn so với booking bạn nhận được.
Hệ thống PMS tốt sẽ có báo cáo chi tiết booking nào trong tháng của OTA. Nếu sử dụng ezCloudhotel, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào một vài nút để xem có bao nhiêu tiền bạn cần thanh toán cho OTA. Bằng cách theo dõi báo cáo đơn giản này, bạn có thể theo dõi các khoản hoa hồng đến và đi. Từ đó, có thể tiết kiệm tiền mà bạn thậm chí không biết là bạn bị mất do phí quá nhiều.
3.3 Theo dõi tài chính hiệu quả
Trung bình mỗi khách sạn mất $1,000 / năm do quản lý tài chính. Thậm chí tệ hơn nếu các khách sạn hoàn toàn không ý thức về mức độ quan trọng của nó. Một PMS tốt sẽ giúp bạn quản lý các vấn đề tiền mặt. Đồng thời, thống kê đầy đủ, chi tiết các khoản thu theo từng ngày từng giờ. Cho dù là do lỗi của con người hay thiết bị, chức năng quản lý tài chính trong PMS sẽ giúp bạn dễ dàng phát hiện ra sự khác biệt trong tiền mặt nếu có. Ngoài ra, còn cung cấp một lớp bảo mật cho cả khách sạn và nhân viên của bạn.
Bên cạnh đó, tính năng theo dõi tài chính trong phần mềm này giúp phát hiện bất kỳ sai lệch nào trong số tiền bắt đầu giao dịch và kết thúc. Không những vậy, còn cảnh báo những sai lệch này đối với các nhà quản lý và nhân viên khác. Với quá trình này, bạn sẽ ngăn cản được nhân viên của bạn có ý đồ gian lận.
3.4 Nhắc nhở tự động khi bạn di chuyển đặt phòng
Thực tế phổ biến cho khách để yêu cầu thay đổi loại phòng hoặc thay đổi ngày đặt phòng. Khi đó, nhân viên lễ tân phải nắm chắc về bất kỳ thay đổi tỷ lệ nào liên quan đến việc thay đổi loại phòng hoặc ngày tháng. Với tính năng kéo và thả của ezCloudhotel, nhân viên sẽ nhận được thông báo tự động nếu có bất kỳ thay đổi phòng nào liên quan đến phòng khác đã đặt.
Trong nhiều trường hợp, sự thay đổi tỷ lệ sẽ chỉ là một khoản tiền nhỏ. Nhưng trong một năm, nó thực sự có thể làm tăng lên. Các thông báo này giúp hợp lý hóa hoạt động của công việc. Ngoài ra, còn cho phép nhân viên biết rằng họ đang tính đúng số tiền cho sự thay đổi.
3.5 Bắt lỗi điều chỉnh giá
Một hệ thống PMS tốt cho phép bạn xác định xem liệu nhân viên của bạn có thay đổi mức giá phòng hay không. Khi đó, báo cáo điều chỉnh giá sẽ giúp bắt lỗi điều chỉnh giá. Ngoài ra, báo cáo này còn có khả năng theo dõi mọi loại tiền mà khách sạn của bạn nhận được. Sau đó, xác định các vấn đề trong quá trình thu chi của nhân viên khách sạn.
4. Một số lưu ý khi sử dụng PMS mà bạn nên biết
Sau đây là những điều mà các nhà quản lý khách sạn nên lưu ý để lựa chọn được phần mềm khách sạn phù hợp:
4.1 Chi phí
Đừng sợ tốn kém chi phí mà lựa chọn những phần mềm ít chức năng, thiếu linh hoạt. Bởi điều này sẽ chỉ gây thêm tổn thất cho khách sạn. Thay vào đó, hãy lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô, loại hình khách sạn. Cũng như nguồn ngân sách mà khách sạn hiện có.
4.2 Giao diện
Một lưu ý quan trọng không nên bỏ qua tiếp theo chính là giao diện của PMS. Hãy đảm bảo rằng khi cài đặt, giao diện phải tương thích với trình duyệt. Nói cách khác, nó phải được thiết kế trên cùng một nền tảng. Hoặc là một nền tảng ứng dụng độc lập.
Xem thêm:
- PMS điện toán đám mây: Bí kíp giúp khách sạn giảm phí vận hành
- Tại sao bạn nên sử dụng PMS điện toán đám mây?
4.3 Ngôn ngữ
Khi lựa chọn PMS, các nhà quản lý khách sạn nên lưu ý hơn về yếu tố ngôn ngữ. Bạn phải đảm bảo rằng chúng có ít nhất 2 ngôn ngữ. Điều này sẽ giúp khách hàng có được những trải nghiệm chuyên nghiệp và hiện đại hơn.
4.4 Tính năng
Tính năng là yếu tố hàng đầu quyết định phần mềm khách sạn đó có tốt hay không. Việc lựa chọn PMS đa tính năng sẽ giúp cho việc quản lý và vận hành khách sạn trở nên dễ dàng. Đồng thời đạt được hiệu quả cao hơn.
4.5 Dễ sử dụng
Một PMS nhiều tính năng, tiện ích là chưa đủ. Nó phải đảm bảo yếu tố dễ cài đặt, dễ hoạt động và dễ sử dụng. Lúc đó mới được xem là một phần mềm khách sạn tốt. Qua đó, công việc quản lý sẽ trở nên hiệu quả và năng suất hơn.
4.6 Nhà cung cấp
Lưu ý cuối cùng chắc chắn không thể bỏ qua khi lựa chọn PMS là nhà cung cấp. Hãy chọn các nhà cung cấp có tên tuổi, độ uy tín cao trên thị trường. Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng của phần mềm đó.
Hy vọng rằng những chia sẻ trong bài viết trên sẽ giúp cho các nhà quản lý khách sạn hiểu rõ hơn về phần mềm khách sạn. Qua đó, lựa chọn được cho khách sạn của mình một PMS phù hợp và hiệu quả nhất. Tham khảo ngay những bài viết hữu ích về kinh doanh khách sạn của ezCloud để kinh doanh thành công.
