Định biên nhân sự là gì? Bước quan trọng trong quản lý nhân sự

Tìm hiểu khái niệm định biên nhân sự là gì? Bật mí nguyên tắc định biên nhân sự hiệu quả, tối ưu nhất mà các doanh nghiệp nên biết.

Ngày nay, định biên nhân sự là một yếu tố quan trọng đối với sự phát triển và thành công của mỗi doanh nghiệp. Vậy bạn đã thực sự hiểu thuật ngữ định biên nhân sự là gì? Hãy tham khảo ngay bài viết sau để khám phá sâu hơn về ý nghĩa và tầm quan trọng của khái niệm này.

1. Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự được hiểu là quá trình xác định số lượng và chất lượng nhân viên. Qua đó đảm bảo rằng mọi vị trí công việc được bảo đảm và hiệu quả. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa tài nguyên nhân sự. Đồng thời giảm thiểu các chi phí không cần thiết.

2. Tầm quan trọng của định biên nhân sự

Việc định biên nhân lực đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhân lực của mọi doanh nghiệp. Bằng cách tổ chức và sử dụng nhân sự một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể thu được các lợi ích sau:

• Tạo ra một môi trường làm việc có tổ chức hơn. Từ đó có thể giải quyết các vấn đề nhân sự một cách dễ dàng và nhanh chóng.
• Tránh tình trạng lãng phí tài nguyên và tối đa hóa hiệu quả làm việc của nhân lực. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng cường năng suất.
• Tạo sự chủ động trong việc tuyển và đào tạo đội ngũ nhân viên mới, chất lượng. Qua đó nhằm đáp ứng nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp trong tương lai.
• Duy trì đội ngũ nhân viên chất lượng cao và linh hoạt, có khả năng thích ứng nhanh.
• Tăng cường các giải pháp tối ưu về nhân sự. Nhờ đó giúp doanh nghiệp vượt qua mọi thách thức một cách tự tin và hiệu quả.
• Từ việc định biên nhân sự, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch phát triển dài hạn và ngắn hạn dựa trên dữ liệu thực tế. Điều này nhằm đảm bảo sự thành công và bền vững trong tương lai.

3. Cần những điều kiện gì để định biên nhân sự?

Tìm hiểu ngay các điều kiện cần đáp ứng được để có thể tiến hành định biên nhân sự trong doanh nghiệp:

3.1 Đối với doanh nghiệp

• Đề xuất định hướng phát triển chiến lược cụ thể và rõ ràng.
• Lập ra các kế hoạch kinh doanh chi tiết, phù hợp. Trong đó bao gồm ngân sách và các kế hoạch dự phòng khi cần thiết.

3.2 Đối với các bộ phận, phòng ban

• Định rõ vị trí, nhiệm vụ và phạm vi quyền hạn của công ty.
• Hiểu rõ tần suất và quy trình thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả.
• Xác định mong muốn về kỹ năng và dự đoán kết quả đầu ra cho từng vị trí.
• Đánh giá khả năng sử dụng công nghệ và tự động hóa để tối ưu hóa quy trình làm việc. Cũng như cải thiện hiệu suất lao động của bộ phận, phòng ban.

4. Hướng dẫn cách để định biên nhân sự hiệu quả

Sau đây, ezCloud sẽ bật mí các nguyên tắc cần nắm chắc nếu muốn việc định biên nhân sự đạt hiệu quả tối ưu nhất:

4.1 Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

• Tương quan với hoạt động kinh doanh: Số lượng nhân sự cần phải phản ánh tương quan với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng có đủ nhân lực để đáp ứng nhu cầu sản xuất và phục vụ khách hàng. Đồng thời tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nhân sự.
• Tương quan giữa các bộ phận và vị trí công việc: Tỷ lệ tương quan giữa các bộ phận và vị trí công việc trong tổ chức phải được cân nhắc. Nhằm đảm bảo sự cân đối và hiệu quả. Điều này bao gồm việc xác định số lượng và chức danh của các vị trí quản lý so với số lượng nhân viên thực thi công việc.
• Tương quan với nguồn lực tài chính: Định biên nhân sự cũng phải phản ánh tương quan với nguồn lực tài chính có sẵn của doanh nghiệp. Cụ thể cần xác định mức lương và phúc lợi cho nhân viên dựa trên ngân sách được phê duyệt.
• Tương quan với chiến lược và mục tiêu: Định biên nhân sự phải phản ánh tương quan với chiến lược và mục tiêu dài hạn của tổ chức. Việc có đủ nhân lực có kỹ năng và kinh nghiệm để đạt được các mục tiêu chiến lược là rất quan trọng trong quá trình định biên.

4.2 Nguyên tắc về định mức lao động

Nguyên tắc này được định nghĩa dựa trên nhiều yếu tố khác nhau. Bao gồm: khối lượng công việc, hiệu suất lao động, tần suất công việc và đối tượng mục tiêu. Cụ thể như sau:

• Định mức theo khối lượng: Thường được áp dụng trong khối sản xuất và kinh doanh. Đây là nơi mà việc xác định số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cần sản xuất hoặc cung cấp là quan trọng.
• Định mức theo hiệu suất lao động: Thường được sử dụng trong khối kinh doanh. Nhằm đo lường hiệu quả của nhân viên hoặc bộ phận, dựa trên sản lượng. Hoặc doanh số bán hàng mỗi người hoặc mỗi bộ phận đạt được.
• Định mức theo đối tượng mục tiêu: Áp dụng trong các bộ phận gián tiếp. Ví dụ như marketing, hỗ trợ khách hàng,…
• Định mức theo tần suất công việc: Ví dụ như 50 giao dịch/ngày.

4.3 Nguyên tắc tần suất và thời lượng

Nguyên tắc này được định rõ dựa trên vị trí công việc, tần suất và thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ. Nguyên tắc này thường áp dụng trong các bộ phận gián tiếp. Đồng thời thường được dựa trên các tiêu chuẩn phổ biến được sử dụng trong các doanh nghiệp.

5. Các bước xây dựng định biên nhân sự

Tham khảo ngay quy trình xây dựng định biên nhân sự hoàn chỉnh sau đây:

5.1 Xác định nhu cầu nhân lực

Trước hết cần phải xác định nhu cầu về nhân lực trong doanh nghiệp dựa trên các mục tiêu và kế hoạch phát triển. Quá trình này yêu cầu bạn phải nắm rõ các nội dung sau:

• Xác định thời điểm cần lượng lớn nhân sự có trình độ chuyên môn cao.
• Đặt ra con số chính xác về nhân sự cần thiết cho từng vị trí.
• Phân tích yêu cầu về kỹ năng, phẩm chất và chuyên môn mà nhân sự ở mỗi vị trí cần phải có.

5.2 Phân tích thực trạng nhân lực

Quá trình đánh giá nguồn nhân lực sẽ giúp tổ chức hiểu rõ các điểm mạnh và yếu của nhân sự hiện tại. Dựa vào đó, có thể đề xuất những chiến lược nhân sự phù hợp và hiệu quả.

5.3 Đưa ra quyết định tăng hay giảm nhân sự

Sau khi hoàn tất quá trình đánh giá, doanh nghiệp sẽ quyết định về việc tăng hoặc giảm lượng nhân sự. Đây được coi là giai đoạn lọc nhân sự. Trong đó bao gồm cả việc đánh giá bộ phận lãnh đạo. Vì vậy, sự cẩn trọng trong quá trình triển khai là cực kỳ quan trọng. Như vậy mới có thể đảm bảo rằng những nhân sự tiềm năng không bị bỏ lỡ.

5.4 Lên kế hoạch thực hiện

Sau khi hoàn thành ba bước trên, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch thực hiện định biên nhân sự một cách hợp lý. Nếu thực hiện đúng cách, phòng nhân sự không chỉ tiết kiệm thời gian và kinh phí. Mà còn tối ưu hóa nguồn nhân lực. Các kế hoạch đó bao gồm:

• Kế hoạch và lịch trình tuyển nhân sự mới.
• Kế hoạch thúc đẩy sự phát triển nội bộ. Bao gồm cả việc đề bạt và thuyên chuyển nhân sự.
• Kế hoạch tái cấu trúc tổ chức và phân bổ lại số lượng nhân sự trong các bộ phận.
• Kế hoạch loại bỏ nhân sự không đủ năng lực. Cũng như không tạo ra giá trị cho công ty.

5.5 Đánh giá thực hiện kế hoạch

Bước cuối cùng là đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch. Nhằm phát hiện và giải quyết những hạn chế và chênh lệch (nếu có). Từ đó, thu được những kinh nghiệm giá trị cho các chu kỳ định biên nhân sự tiếp theo. Đồng thời đề xuất những giải pháp điều chỉnh phù hợp.

6. Lời kết

Bài viết trên là tổng hợp những thông tin cơ bản cần biết về định biên nhân sự. Hy vọng qua đó, các bạn đã nắm rõ khái niệm định biên nhân sự là gì. Từ đó có thể đưa ra kế hoạch định biên nhân sự hiệu quả, tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn thấy nội dung này bổ ích thì đừng quên ghé qua chuyên mục Kiến Thức Chung để đón đọc các bài viết bổ ích tiếp theo.