Duty manager là gì? Khám phá công việc của Duty manager trong khách sạn

Bạn đã bao giờ nghe thấy cụm từ “Duty manager” ? Công việc của một Duty manager? Vai trò của vị trí này trong quản lý và vận hàng khách sạn? Tất cả sẽ được bật mí trong bài viết ngay sau đây của ezFolio.

1. Duty manager là gì?

Duty manager là vị trí quản lý trực ca (còn được gọi là Giám đốc sảnh), trong suốt ca làm việc của mình, họ sẽ có trách nhiệm thực hiện các công việc chính của họ là giám sát, đảm bảo hoạt động của khách sạn được vận hành bình thường.
Đây là những người đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, là cầu nối giữa các bộ phận trong khách sạn và thay mặt quản lý khách sạn giải quyết phàn nàn của khách, giải quyết công việc của HOD khi họ vắng mặt,… và báo cáo trực tiếp công việc của mình với Tổng Giám đốc của khách sạn.
Để hoà thành tốt nhiệm vụ của mình, Duty manager phải nắm rõ về các bộ phận và khu vực của khách sạn, sẵn sàng phối hợp với những phòng ban khác, hỗ trợ nhân viên giải quyết các tình huống phát sinh xảy ra trong ca làm việc.

2. Công việc của duty manager

Phối hợp quản lý bộ phận FO khách sạn

Đây là công việc chính của Duty Manager, họ phải thực hiện công việc giám sát và kiểm tra hoạt động của bộ phận FO khách sạn (hay còn gọi là tiền sảnh khách sạn). Đảm bảo mọi vị trí công việc của bộ phận này vận hành theo đúng quy trình, đem lại hiệu quả cao.
Khi khách sạn chào đón những nhân vật hay đoàn khách VIP, Duty Manager là người trực tiếp kiểm tra, setup phòng cho khách. Đồng thời, điều phối mọi công tác chuẩn bị để đón khách: phòng, đồ dùng, đội ngũ tiếp đón,… Cùng với đội ngũ nhân viên trực tiếp chào đón khách VIP, khách đoàn theo đúng nghi thức.
Trong quá trình khách lưu trú, họ còn phải kiểm tra thư từ, bưu phẩm, … đảm bảo chuyển đến tay khách hàng một cách nhanh nhất và an toàn nhất.

Giải quyết phàn nàn, khiếu nại của khách hàng

Hàng ngày, Giám đốc sảnh là người tiếp nhận và xử lý trực tiếp các khiếu nại, yêu cầu của khách hàng. Phối hợp với các bộ phận liên quan để đáp ứng và giải quyết yêu cầu, khiếu nại của khách hàng một cách nhanh nhất, đem lại sự hài lòng cao nhất cho khách.
Trong những tình huống vượt ngoài thẩm quyền và khả năng giải quyết, thì Giám đốc sảnh phải báo cao ngay lên cấp trên để giải quyết vấn đề một cách nhanh nhất.
Các bạn cũng nên lưu ý, khi nhận được những yêu cầu hay khiếu nại của khách hàng, bạn phải lưu nội dung đó vào sổ ghi chép để rút kinh nghiệm điều chỉnh để không lặp lại những khuyết điểm đó.

Giám sát và kiểm tra công việc của tất cả các khu vực trong khách sạn

Để kịp thời phát hiện những tình huống có thể phát sinh và đưa ra biện pháp xử lý nhanh chóng, trong ca làm việc của mình, Duty Manager phải thường xuyên kiểm tra hoạt động của các khu vực, bộ phận trong khách sạn: Sảnh, hành lang, nhà hàng, quầy bar, phòng chờ, phòng kỹ thuật,…Đồng thời, nhiệm vụ của họ còn là đảm bảo các khu vực và bộ phận của khách sạn hoạt động đúng thời gian.

Phối hợp tuyển dụng, hướng dẫn và đào tạo đội ngũ nhân viên cho khách sạn

Duty Manager sẽ là người trực tiếp phối hợp với phòng nhân sự và các bộ phận liên quan, xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Trực tiếp tham gia các khoá đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên của khách sạn. Đồng thời, Duty Manager phải sẵn sàng tham gia các khoá tu nghiệp, đào tạo nâng cao nghiệp vụ khi có điều kiện.

Một số công việc khác của Duty Manager

– Bàn giao công việc cụ thể và chi tiết cho người phụ trách quản lý trong ca sau, thông báo với họ tiến trình công việc, những tình huống đặc biệt xảy ra trong ca làm việc của mình.
– Kiểm tra và giám sát công tác bảo hành, bảo dưỡng hay đổi mới thiết bị, máy móc trong khách sạn theo đúng quy trình.
Trực tiếp báo cáo công việc với Tổng giám đốc theo quy định của khách sạn và phải tham gia đầy đủ các cuộc họp bàn có liên quan.
– Phối hợp với bộ phận marketing tổ chức các chiến dịch thăm dò ý kiến khách hàng, khuyến khích khách hàng đưa ra những đánh giá, nhận xét về sản phẩm, dịch vụ của khách sạn. Chú ý tiếp nhận những nhận xét, góp ý của khách hàng để điều chỉnh, thay đổi nhằm nâng cao chất lượng cho khách sạn.
– Để hoàn thành tốt nhiệm vụ này, Duty manager phải là người có kỹ năng tốt trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng. Quan trọng hơn là kĩ năng trong khâu quản lý, và một trong những cánh tay đắc lực cho Duty manager là phần mềm quản lý khách sạn. Lựa chọn phần mềm sao cho đầy đủ tính năng để có thể hỗ trợ nhà quản lý tốt nhất cũng nên cân nhắc. Chúng tôi xin gợi ý một công cụ hữu dụng ngay tại link dùng thử ở dưới!

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý khách sạn ezFolio

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

Marketing hiệu quả cho mô hình lưu trú nhỏ và vừa

Việc xuất hiện của các kênh OTA đã khiến cuộc đua đặt phòng trực tuyến trở nên gay gắt hơn bao giờ hết, và việc tận dụng các kênh OTA như là một giải pháp Marketing hiệu quả cho các mô hình lưu trú nhỏ và vừa đang được nhiều …

Tăng doanh thu bán phòng trực tiếp bằng hiệu ứng Billboard

Hiệu ứng Billboard trong ngành Hospitality là công cụ đắc lực giúp chủ khách sạn, homestay giảm áp lực phụ thuộc nguồn khách đặt phòng vào các kênh OTA (Online Travel Agency – như Booking, Agoda, Expedia…) bằng việc tận dụng hiệu quả marketing khi xuất hiện trên các kênh …

Kết hợp giải pháp ezFolio – ezTicket trong việc vận hành Yoko Onsen Quang Hanh

Đảm bảo công suất 9000 lượt khách trong một thời điểm đón tiếp là hiệu quả đến từ gói giải pháp quản lí mà ezCloud mang đến cho Yoko Onsen Quang Hanh, Quảng Ninh – tổ hợp nghỉ dưỡng suối nước nóng đầu tiên tại Việt Nam. Để xúc tiến …

Chương trình khuyến mại Pre order

ezCloud triển khai chương trình “Pre-order: Đặt sớm giảm sâu”

Quý khách hàng thân mến, Nhằm giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc mua sản phẩm phần mềm quản lý khách sạn của ezCloud, từ 01/04 – 30/04/2020, ezCloud triển khai chương trình ưu đãi hấp dẫn: “Pre-order – Đặt sớm giảm sâu”.  Theo đó, khách hàng chỉ cần …

ezCloud ra mắt ezPayment

ezCloud ra mắt ezPayment – trung tâm kết nối thanh toán tích hợp trên phần mềm quản lý khách sạn

Quý khách hàng thân mến, Hiện nay, việc thanh toán online đang ngày càng trở nên phổ biến trong mọi lĩnh vực, và du lịch – khách sạn cũng không phải là ngoại lệ. Hiểu được điều đó, ezCloud ra mắt ezPayment – trung tâm kết nối thanh toán giữa …

ezCloud triển khai chương trình Đồng hành cùng khách sạn mùa đại dịch Corona

Quý khách hàng thân mến, Như quý khách đã biết, đại dịch Corona đã khiến cho các doanh nghiệp trong ngành du lịch khách sạn ở nước ta vô cùng điêu đứng. Và để đồng hành cùng quý khách trong thời gian khó khăn này, từ 01/03 – 31/03/2020, ezCloud …

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud