Duty manager là gì? Khám phá công việc của Duty manager trong khách sạn

Bạn đã bao giờ nghe thấy cụm từ “Duty manager” ? Công việc của một Duty manager? Vai trò của vị trí này trong quản lý và vận hàng khách sạn? Tất cả sẽ được bật mí trong bài viết ngay sau đây của ezFolio.

1. Duty manager là gì?

Duty manager là vị trí quản lý trực ca (còn được gọi là Giám đốc sảnh), trong suốt ca làm việc của mình, họ sẽ có trách nhiệm thực hiện các công việc chính của họ là giám sát, đảm bảo hoạt động của khách sạn được vận hành bình thường. Đây là những người đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, là cầu nối giữa các bộ phận trong khách sạn và thay mặt quản lý khách sạn giải quyết phàn nàn của khách, giải quyết công việc của HOD khi họ vắng mặt,… và báo cáo trực tiếp công việc của mình với Tổng Giám đốc của khách sạn. Để hoà thành tốt nhiệm vụ của mình, Duty manager phải nắm rõ về các bộ phận và khu vực của khách sạn, sẵn sàng phối hợp với những phòng ban khác, hỗ trợ nhân viên giải quyết các tình huống phát sinh xảy ra trong ca làm việc.

2. Công việc của duty manager

Phối hợp quản lý bộ phận FO khách sạn

Đây là công việc chính của Duty Manager, họ phải thực hiện công việc giám sát và kiểm tra hoạt động của bộ phận FO khách sạn (hay còn gọi là tiền sảnh khách sạn). Đảm bảo mọi vị trí công việc của bộ phận này vận hành theo đúng quy trình, đem lại hiệu quả cao. Khi khách sạn chào đón những nhân vật hay đoàn khách VIP, Duty Manager là người trực tiếp kiểm tra, setup phòng cho khách. Đồng thời, điều phối mọi công tác chuẩn bị để đón khách: phòng, đồ dùng, đội ngũ tiếp đón,… Cùng với đội ngũ nhân viên trực tiếp chào đón khách VIP, khách đoàn theo đúng nghi thức. Trong quá trình khách lưu trú, họ còn phải kiểm tra thư từ, bưu phẩm, … đảm bảo chuyển đến tay khách hàng một cách nhanh nhất và an toàn nhất.

Giải quyết phàn nàn, khiếu nại của khách hàng

Hàng ngày, Giám đốc sảnh là người tiếp nhận và xử lý trực tiếp các khiếu nại, yêu cầu của khách hàng. Phối hợp với các bộ phận liên quan để đáp ứng và giải quyết yêu cầu, khiếu nại của khách hàng một cách nhanh nhất, đem lại sự hài lòng cao nhất cho khách. Trong những tình huống vượt ngoài thẩm quyền và khả năng giải quyết, thì Giám đốc sảnh phải báo cao ngay lên cấp trên để giải quyết vấn đề một cách nhanh nhất. Các bạn cũng nên lưu ý, khi nhận được những yêu cầu hay khiếu nại của khách hàng, bạn phải lưu nội dung đó vào sổ ghi chép để rút kinh nghiệm điều chỉnh để không lặp lại những khuyết điểm đó.

Giám sát và kiểm tra công việc của tất cả các khu vực trong khách sạn

Để kịp thời phát hiện những tình huống có thể phát sinh và đưa ra biện pháp xử lý nhanh chóng, trong ca làm việc của mình, Duty Manager phải thường xuyên kiểm tra hoạt động của các khu vực, bộ phận trong khách sạn: Sảnh, hành lang, nhà hàng, quầy bar, phòng chờ, phòng kỹ thuật,…Đồng thời, nhiệm vụ của họ còn là đảm bảo các khu vực và bộ phận của khách sạn hoạt động đúng thời gian.

Phối hợp tuyển dụng, hướng dẫn và đào tạo đội ngũ nhân viên cho khách sạn

Duty Manager sẽ là người trực tiếp phối hợp với phòng nhân sự và các bộ phận liên quan, xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Trực tiếp tham gia các khoá đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên của khách sạn. Đồng thời, Duty Manager phải sẵn sàng tham gia các khoá tu nghiệp, đào tạo nâng cao nghiệp vụ khi có điều kiện.

Một số công việc khác của Duty Manager

– Bàn giao công việc cụ thể và chi tiết cho người phụ trách quản lý trong ca sau, thông báo với họ tiến trình công việc, những tình huống đặc biệt xảy ra trong ca làm việc của mình. – Kiểm tra và giám sát công tác bảo hành, bảo dưỡng hay đổi mới thiết bị, máy móc trong khách sạn theo đúng quy trình. Trực tiếp báo cáo công việc với Tổng giám đốc theo quy định của khách sạn và phải tham gia đầy đủ các cuộc họp bàn có liên quan. – Phối hợp với bộ phận marketing tổ chức các chiến dịch thăm dò ý kiến khách hàng, khuyến khích khách hàng đưa ra những đánh giá, nhận xét về sản phẩm, dịch vụ của khách sạn. Chú ý tiếp nhận những nhận xét, góp ý của khách hàng để điều chỉnh, thay đổi nhằm nâng cao chất lượng cho khách sạn. – Để hoàn thành tốt nhiệm vụ này, Duty manager phải là người có kỹ năng tốt trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng. Quan trọng hơn là kĩ năng trong khâu quản lý, và một trong những cánh tay đắc lực cho Duty manager là phần mềm quản lý khách sạn. Lựa chọn phần mềm sao cho đầy đủ tính năng để có thể hỗ trợ nhà quản lý tốt nhất cũng nên cân nhắc.

Một phần mềm quản lý toàn diện là chìa khóa để
kinh doanh khách sạn thành công

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ15 ngày đầy đủ tính năng

Đừng bỏ lỡ

HOUSEKEEPING là gì? Tất tật những điều cần biết về HOUSEKEEPING.

Là người làm việc trong lĩnh vực khách sạn, chắc hẳn bạn đã từng nghe tới thuật ngữ Housekeeping. Vậy Housekeeping là gì? Những điều cần biết về Housekeeping. Hãy…

7 số liệu “cần nhớ” để giúp khách sạn tối đa hoá doanh thu

Là một nhà quản lý khách sạn, bạn luôn có câu hỏi làm thế nào để có thể tối đa hoá doanh thu khách sạn một cách tốt nhất, hiệu…

Cross-training là gì? Những điều cần biết về Cross-training trong khách sạn

Trong hoạt động kinh doanh khách sạn, ngoài những chiến lược Sales - Marketing để thúc đẩy doanh số thì việc đào tạo nhân sự cũng là một trong những…

Airbnb là gì? Tất cả những điều bạn cần biết về Airbnb

Bạn đã từng nghe tới cái tên Airbnb? Tuy nhiên, bạn vẫn chưa hiểu rõ Airbnb là gì? Tại sao nó lại phát triển bùng nổ tới vậy? Trong bài…

Cách tạo động lực cho nhân viên khách sạn làm việc hiệu quả

Khách hàng không trung thành với doanh nghiệp, khách hàng trung thành với trải nghiệm mà doanh nghiệp mang lại. Đặc biệt, trong ngành dịch vụ khách sạn, người trực…

5 Quy định về tiêu chuẩn thiết kế homestay bạn cần biết

Nhiều năm trở lại đây, homestay đang là lựa chọn rất được yêu thích của khách du lịch khắp mọi nơi. Vì vậy, kinh doanh homestay được xem là bí…

Bùng nổ khuyến mãi lớn vào tháng 06 – Trợ giá ưu đãi booking dành cho TA

Các Travel Agent thân mến, Trong tháng 06 này, ezCloud ra mắt sản phẩm công nghệ mới "OneInventory - Hệ thống bán phòng đại lý thông minh dành cho khách sạn/resort".…

ezCloud lên sóng chương trình “Quốc gia khởi nghiệp” trên kênh VTV1 ngày 14/6/2019

Ngày 14/06/2019 vừa qua, ezCloud đã lên sóng chương trình "Quốc gia khởi nghiệp" của kênh VTV1. Chương trình phát sóng xoay quanh chủ đề "Startup có nên thuê CEO…

Cách xử lý 15 tình huống thường gặp trong bộ phận buồng phòng khách sạn

Trong hoạt động kinh doanh khách sạn sẽ có rất nhiều những tình huống phát sinh, và bộ phận buồng phòng khách sạn là một trong những bộ phận trực…

App ezCloudhotel manager cập nhật phiên bản mới 12.06.2019

Quý khách hàng thân mến, Để đáp ứng nhu cầu quản lý khách sạn từ xa của các chủ khách sạn, ezCloud đã ra mắt app ezCloudhotel manager vào năm…
Đang tải...