Duty Manager là gì? Những điều bạn cần phải biết về Duty Manager

Thuật ngữ Duty Manager và những kỹ năng cần có để bạn đạt được mục tiêu trở thành một người quản lý khách sạn giỏi.

Cụm từ Duty Manager là gì? Đây là thuật ngữ được sử dụng rất nhiều trong các khách sạn. Họ có vai trò quan trọng trong việc điều hành. Và giúp cho các hoạt động trong khách sạn diễn ra một cách trơn tru, hiệu quả. Ngay bây giờ, hãy cùng ezCloud tìm hiểu sâu hơn về thuật ngữ này nhé.

1. Duty Manager là gì?

Cụm từ Duty Manager được sử dụng để chỉ Quản lý trực ca. Họ có nhiệm vụ giám sát các bộ phận trong suốt ca làm việc. Để đảm bảo mọi quy trình trong khách sạn diễn ra thuận lợi, đúng quy trình. Duty Manager cần nắm chắc các khu vực và bộ phận có trong khách sạn. Để cùng phối hợp giải quyết các tình huống có thể xảy ra trong ca làm.

2. Mô tả công việc của một Duty Manager

Sau đây là nhiệm vụ mà một Duty Manager phải hoàn thành trong ngày mà ezCloud muốn giới thiệu đến bạn.

2.1. Phối hợp quản lý bộ phận tiền sảnh

• Giám sát mọi hoạt động diễn ra tại tiền sảnh. Đảm bảo mọi bộ phận làm việc đúng theo quy định của khách sạn.
• Check danh sách phòng, điều phối nhân viên đón khách đoàn và khách VIP đến khách sạn.
• Kiểm tra lại công tác setup phòng cho khách VIP.
• Trực tiếp kiểm tra các thư từ, bưu phẩm chuyển đến cho khách lưu trú.

2.2. Giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của khách

Giám đốc sảnh có nhiệm vụ tiếp nhận. Và phối hợp cùng các bộ phận để giải quyết những khiếu nại sao cho hài lòng khách hàng. Và báo cáo lên cấp trên lưu lại vào sổ ghi chép.

2.3. Kiểm tra hoạt động các khu vực trong khách sạn

Kiểm tra các khu vực trong khách sạn để kịp thời phát hiện những công việc hay sự cố phát sinh. Bao gồm:

• Nhà hàng.
• Phòng họp.
• Bể bơi.
• Quầy bar.
• Hành lang.
• Phòng IT.
• Tiền sảnh.

Xem thêm:

• General Manager trong khách sạn là gì? Mô tả công việc của General Manager
• Quản lý nhà hàng là gì? Các công việc một nhà quản lý phải làm

2.4. Hướng dẫn, đào tạo nhân viên

Bên cạnh việc giám sát và quản lý, Duty Manager có nhiệm vụ chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên của khách sạn. Cũng như khuyến khích khách hàng nhận xét, đánh giá chất lượng dịch vụ khách sạn. Họp và bàn giao công việc phối hợp định kỳ. Nhằm kiểm tra toàn bộ khách sạn.

2.5. Một số công việc khác

Ngoài những công việc kể trên, Duty Manager còn phải hoàn thành những nhiệm vụ sau:

• Bàn giao lại chi tiết công việc cho người phụ trách ca sau mỗi khi kết thúc ca trực. Báo lại tiến trình công việc và phổ cập những tình huống, vấn đề xảy ra trong ca làm việc của mình.
• Đổi mới các thiết bị, dụng cụ, máy móc trong khách sạn nhằm đảm bảo khách hàng được phục vụ một cách tốt nhất. Kết hợp với việc giám sát, kiểm tra mọi công tác bảo dưỡng, bảo hành.
• Làm bảng báo cáo và trình bày trực tiếp trước ban giám đốc. Tham gia đầy đủ mọi buổi họp để tiếp nhận công việc theo đúng yêu cầu của cấp trên.
• Phối hợp cùng bộ phận Marketing lên chiến dịch điều tra thị trường, lập kế hoạch, thu nhận ý kiến của khách hàng về những dịch vụ, sản phẩm của khách sạn. Qua đó, điều chỉnh dịch vụ theo như những nhận xét, đánh giá của khách hàng. Để nâng cao chất lượng dịch vụ.

3. Mức lương Duty Manager

Với vị trí này, mức lương của Duty Manager sẽ phụ thuộc vào quy mô của khách sạn. Cũng như từng nhiệm vụ của khách sạn. Đặc biệt là dựa theo kinh nghiệm, năng lực làm việc của chính quản lý tiền sảnh. Để đưa ra mức lương hợp lý. Trung bình một tháng, Duty Manager sẽ nhận được khoảng 10 – 15 triệu.

4. Những yêu cầu cần có đối với một Duty Manager

4.1. Kỹ năng chuyên môn giỏi

Kỹ năng chuyên môn là yếu tố đặc biệt quan trọng để trở thành một Duty Manager. Trước hết, để trở thành quản lý, bạn cần hiểu chính xác những nhiệm vụ, yêu cầu cụ thể của từng vị trí công việc. Khi đó, bạn mới có thể phân công công việc cho nhân viên một cách hợp lý. Ngoài ra, kỹ năng lãnh đạo tốt, khả năng quản lý cũng không thể bỏ qua. Duty Manager phải có tiếng nói với tập thể. Tạo cho mọi người niềm tin vững chắc để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.

4.2. Trình độ ngoại ngữ

Đặc thù công việc của một Duty Manager là thường xuyên phải tiếp xúc với nhiều khách hàng. Không chỉ có khách Việt Nam mà còn cả khách hàng quốc tế. Vậy nên, khả năng ngoại ngữ (đặc biệt là Tiếng Anh) đóng vai trò quan trọng không kém. Nó giúp bạn dễ dàng hơn trong việc giải quyết các thắc mắc và đáp ứng nhu cầu của khách hàng nước ngoài. Hơn thế nữa, tại những khách sạn lớn, bạn sẽ phải đón tiếp khách VIP thường xuyên. Bao gồm cả những đối tác lớn đến từ các quốc gia khác. Do đó, thành thạo ngoại ngữ là điều kiện cần để trở thành quản lý.

4.3. Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục khách hàng

Để có thể phục vụ khách hàng tốt, bạn cần có kỹ năng giao tiếp khéo léo. Biết cách xử lý ngôn từ nhanh nhạy, có sức thuyết phục. Để lôi kéo khách tin tưởng vào chất lượng dịch vụ của khách sạn. Kỹ năng này cũng sẽ giúp bạn giải quyết “êm đẹp” những phàn nàn, khiếu nại của khách hàng. Từ đó, nâng cao uy tín của khách sạn. Và tạo dựng, duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với nhóm khách hàng tiềm năng.

4.4. Khả năng quan sát, nhìn nhận và giải quyết vấn đề

Việc quan sát, nhìn nhận vấn đề một cách kỹ lưỡng sẽ giúp giảm thiểu những rủi ro, những tình huống không may xảy ra trong quá trình làm việc. Cũng như dễ dàng phát hiện những nguy cơ tiềm ẩn. Để nhanh chóng đưa ra biện pháp xử lý. Với những trường hợp xảy đến với khách hàng, Duty Manager cần tìm ra nguyên do, nhìn nhận đúng đắn vấn đề. Sau đó mới đưa ra hướng giải quyết phù hợp.
Thêm vào đó, trong quá trình làm việc, mâu thuẫn giữa nội bộ nhân viên là điều không thể tránh khỏi. Đây là lúc Duty Manager cần phải đứng ra giải quyết các xích mích đó. Kỹ năng trên sẽ giúp người quản lý gắn kết lại mối quan hệ giữa các nhân viên. Và gây dựng lại tinh thần đoàn kết.

Xem thêm:

• Quản trị MICE là gì? Lợi ích MICE trong quản trị ra sao?
• Quản trị khách sạn là gì? Giải đáp chi tiết từ A – Z

4.5. Khả năng làm việc nhóm, kết hợp với các bộ phận liên quan

Công việc chỉ tốt khi các bộ phận biết phối hợp với nhau. Để thúc đẩy quá trình làm việc hiệu quả, tăng năng suất hoạt động của khách sạn, người quản lý cần kết hợp với các bộ phận khác. Kỹ năng làm việc nhóm sẽ được phát huy trong những tình huống đó. Nó không chỉ giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Mà còn giúp Duty Manager mở rộng mối quan hệ với mọi người trong doanh nghiệp. Góp phần nâng cao văn hóa và phát triển khách sạn.

4.6. Khả năng chịu được áp lực trong công việc

Là người đứng đầu, Duty Manager sẽ có những áp lực riêng mà không phải ai cũng hiểu. Vì khối lượng công việc lớn nên kèm theo đó là những stress, áp lực song song. Tuy nhiên, biết sắp xếp thời gian, công việc một cách hợp lý cũng sẽ giúp giảm thiểu tình trạng này. Duty Manager có thể học cách giải quyết vấn đề một cách đơn giản để giảm bớt áp lực cho bản thân. Nhìn chung, một Duty Manager giỏi và quán xuyến được mọi việc sẽ giúp bản thân tránh khỏi những áp lực không đáng có. Đam mê và lòng yêu nghề cũng chính là động lực và là nền tảng vững chắc. Giúp cho Duty Manager trở thành một người quản lý giỏi giang. Có khả năng hoàn thành tốt mọi công việc được giao.

5. Tạm kết

Duty Manager là công việc mơ ước và là mục tiêu mà rất nhiều người hướng tới. Hy vọng những chia sẻ của ezCloud phần nào giúp ích cho công việc của bạn. Và giúp bạn sớm đạt được mục tiêu. Nếu thấy những thông tin trên là bổ ích, hãy tiếp tục đón đọc những bài viết mới của chúng tôi tại chuyên mục Quản lý khách sạn.