Ngân sách khách sạn: Quy trình lập ngân sách cho khách sạn

1. Ngân sách khách sạn là gì?

Ngân sách khách sạn là một bản kế hoạch chi tiêu của khách sạn trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một năm. Bản kế hoạch này giống như một tấm bản đồ tài chính, chỉ ra khách sạn dự kiến sẽ kiếm được doanh thu bao nhiêu và sẽ chi tiêu bao nhiêu tiền.

Ngân sách khách sạn bao gồm:

• Dự báo thu nhập: Chi tiết hóa các nguồn thu từ hoạt động kinh doanh cốt lõi (doanh thu phòng, dịch vụ ăn uống, dịch vụ bổ sung…) và các nguồn thu khác (cho thuê mặt bằng, tổ chức sự kiện…).
• Dự toán chi phí: Phân loại và ước tính các loại chi phí như chi phí hoạt động (nhân sự, vật tư, điện nước…), chi phí đầu tư (nâng cấp cơ sở vật chất, mua sắm thiết bị…) và chi phí tiếp thị (quảng cáo, khuyến mãi…).

Vai trò của ngân sách khách sạn:

• Công cụ quản lý tài chính: Giúp ban quản lý khách sạn kiểm soát dòng tiền, phân bổ nguồn lực hiệu quả, và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
• Tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả: So sánh kết quả thực tế với ngân sách để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra các điều chỉnh và cải thiện cần thiết.
• Cơ sở để lập kế hoạch kinh doanh: Dựa trên ngân sách, khách sạn có thể xây dựng các kế hoạch kinh doanh dài hạn, xác định mục tiêu phát triển và các chiến lược cụ thể để đạt được mục tiêu đó.
• Công cụ giao tiếp: Ngân sách là công cụ giao tiếp quan trọng giữa ban quản lý và các bộ phận trong khách sạn, giúp mọi người hiểu rõ mục tiêu chung và đóng góp vào sự thành công của khách sạn.

Quá trình lập ngân sách khách sạn đòi hỏi sự phân tích kỹ lưỡng dữ liệu lịch sử, đánh giá xu hướng thị trường và dự báo tình hình kinh doanh trong tương lai. Việc này thường được thực hiện bởi bộ phận tài chính hoặc các chuyên gia tư vấn tài chính.

2. Khi nào cần lập toán ngân sách khách sạn?

Mùa lập ngân sách khách sạn thường bắt đầu từ tháng 10 và kéo dài đến hết tháng 12. Khoảng thời gian ba tháng này là giai đoạn quan trọng đối với các nhà quản lý khách sạn, vì nó đặt ra kế hoạch tài chính và hoạt động cho cả năm tiếp theo. Các quyết định được đưa ra trong giai đoạn này có tác động lâu dài, ảnh hưởng đến mọi mặt hoạt động của khách sạn, từ mức độ nhân sự, đầu tư vốn đến các chiến lược tăng doanh số bán phòng.

3. Tầm quan trọng của lập ngân sách khách sạn

Ngân sách khách sạn không chỉ đơn thuần là bảng kê khai thu nhập và chi phí, mà còn là một công cụ chiến lược đa năng, đóng vai trò quan trọng trong việc:

• Thiết lập các tiêu chuẩn về doanh thu: Giúp xác định rõ các mục tiêu tài chính và theo dõi tiến độ thực hiện.
• Kiểm soát chi phí vận hành: Đảm bảo chi tiêu nằm trong giới hạn cho phép và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.
• Phân bổ nguồn lực hợp lý: Đảm bảo các khoản đầu tư được phân bổ vào những lĩnh vực mang lại hiệu quả cao nhất.
• Chuẩn bị cho các tình huống bất ngờ: Giúp khách sạn đối phó với những biến động kinh tế hoặc các vấn đề phát sinh ngoài dự kiến.

Nói một cách đơn giản, ngân sách khách sạn giống như một kế hoạch chi tiêu của khách sạn, giúp khách sạn quản lý tài chính một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra.

4. Quy trình lập ngân sách khách sạn

Quy trình lập ngân sách khách sạn đòi hỏi một cách tiếp cận hệ thống, với kế hoạch và thực thi chặt chẽ. Dưới đây là các bước chi tiết:

4.1 Thu thập và phân tích dữ liệu

Dữ liệu định lượng: Thu thập dữ liệu chi tiết từ các năm trước, bao gồm:

• Tỷ lệ lấp đầy phòng (Occupancy Rate)
• Giá phòng trung bình (Average Daily Rate – ADR)
• Doanh thu trên mỗi phòng có khách (Revenue Per Available Room – RevPAR)
• Chi phí thu hút khách hàng (Customer Acquisition Cost – CAC)
• Các chỉ số tài chính khác như doanh thu, chi phí, lợi nhuận…

Dữ liệu định tính: Thu thập thông tin về điểm hài lòng của khách hàng, đánh giá trực tuyến, phản hồi từ khách hàng và nhân viên để có cái nhìn toàn diện về tình hình hoạt động của khách sạn.

Với ezFolio và ezCloudhotel, việc thu thập dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Hệ thống tự động lưu trữ và phân tích dữ liệu về tỷ lệ lấp đầy phòng, ADR, RevPAR, và nhiều chỉ số khác cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả kinh doanh của khách sạn.

4.2 Thiết lập mục tiêu SMART

Xác định các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, khả thi, phù hợp và có thời hạn (SMART) cho năm tiếp theo.

Ví dụ:

• Tăng RevPAR thêm 10%.
• Giảm 15% mức tiêu thụ năng lượng.
• Tăng tỷ lệ khách hàng hài lòng lên 95%.
• Đảm bảo các mục tiêu này phù hợp với chiến lược kinh doanh dài hạn của khách sạn.

4.3 Dự báo doanh thu

Dựa trên dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường, các sự kiện đặc biệt, các chương trình khuyến mãi và các yếu tố khác để dự báo doanh thu chi tiết cho từng tháng và từng quý. Sử dụng các phương pháp dự báo phù hợp như phân tích chuỗi thời gian, phân tích hồi quy, hoặc các mô hình dự báo khác.

Tính năng phân tích dữ liệu và dự báo của ezRms có thể là trợ thủ đắc lực trong việc dự báo doanh thu. ezRms phân tích dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường và các yếu tố ảnh hưởng khác để đưa ra dự báo chính xác, hỗ trợ khách sạn đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.

4.4 Phân bổ ngân sách

Xác định các lĩnh vực hoạt động chính cần đầu tư, chẳng hạn như:

• Marketing và bán hàng (SEO, PPC, mạng xã hội, quan hệ công chúng…)
• Cải thiện cơ sở vật chất (nâng cấp phòng ốc, bổ sung tiện nghi)
• Nâng cấp công nghệ (phần mềm quản lý khách sạn, hệ thống đặt phòng trực tuyến…)
• Đào tạo nhân viên
• Các chi phí vận hành khác (tiền lương, điện nước, bảo trì…)
• Phân bổ ngân sách cho từng lĩnh vực dựa trên mục tiêu và dự báo doanh thu.

Khi phân bổ ngân sách cho marketing và bán hàng, khách sạn nên xem xét sử dụng các công cụ như ezBe (Công cụ đặt phòng trực tuyến) để tăng cường hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo và tiếp cận khách hàng tiềm năng.

4.5 Theo dõi và điều chỉnh

• Thường xuyên theo dõi và so sánh kết quả thực tế với ngân sách đã đề ra.
• Điều chỉnh ngân sách nếu cần thiết để phản ánh những thay đổi trong tình hình kinh doanh.
• Đánh giá hiệu quả của các chiến lược và điều chỉnh để tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.

4.6 Hoàn thiện và triển khai

Sau khi đã hoàn thiện ngân sách, trình bày và xin phê duyệt từ ban lãnh đạo khách sạn. Triển khai ngân sách đến các bộ phận liên quan và đảm bảo mọi người hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc thực hiện ngân sách. Bằng cách tuân thủ quy trình này, khách sạn có thể xây dựng một ngân sách hiệu quả, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, kiểm soát chi phí và đạt được các mục tiêu đề ra.

5. Các yếu tố cần có để lên ngân sách khách sạn chính xác

Để chuẩn bị một ngân sách khách sạn toàn diện, bạn cần đi sâu vào cả hai khía cạnh: nguồn thu và chi phí để tạo ra một mẫu ngân sách hoàn chỉnh.

Về phía doanh thu:

• Chia nhỏ các khoản thu: Bạn cần liệt kê tất cả các nguồn thu của khách sạn, chẳng hạn như tiền phòng, tiền ăn uống, tiền dịch vụ spa tiền cho thuê phòng họp, và các dịch vụ khác.
• Dự đoán doanh thu: Dựa vào số liệu của những năm trước, tình hình thị trường hiện tại và các chương trình khuyến mãi sắp tới, bạn hãy dự đoán xem mỗi khoản thu sẽ mang lại bao nhiêu tiền.

Về phía chi phí:

• Liệt kê các khoản chi: Ghi lại tất cả các khoản chi phí mà khách sạn phải trả, bao gồm cả chi phí cố định (không thay đổi theo số lượng khách, ví dụ như tiền lương nhân viên, tiền thuê nhà…) và chi phí biến đổi (thay đổi theo số lượng khách, ví dụ như tiền mua thực phẩm, tiền điện nước…).
• Phân bổ ngân sách: Sau khi đã có danh sách thu chi, bạn cần phân chia số tiền cho từng khoản một cách hợp lý, ưu tiên những khoản quan trọng và mang lại lợi ích lớn nhất cho khách sạn.

Đặc biệt lưu ý với khách sạn theo mùa:

Nếu khách sạn của bạn hoạt động theo mùa, hãy nhớ điều chỉnh ngân sách linh hoạt theo từng thời điểm trong năm. Ví dụ, mùa cao điểm có thể cần chi nhiều hơn để phục vụ khách, còn mùa thấp điểm thì nên tiết kiệm chi phí.

Bằng cách phân tích kỹ càng cả doanh thu và chi phí, bạn sẽ có một kế hoạch chi tiêu rõ ràng, giúp khách sạn hoạt động hiệu quả và đạt được những mục tiêu đã đề ra.

6. Checklist lập ngân sách khách sạn

Để có một cách tiếp cận ngân sách có cấu trúc, hãy cân nhắc những hạng mục sau đây:

Doanh thu phòng:

• Dự báo chi tiết tỷ lệ lấp đầy phòng, ADR và RevPAR.
• Tính toán các điều chỉnh giá phòng, chương trình khuyến mãi hoặc chương trình khách hàng thân thiết đã lên kế hoạch.
• Doanh thu ăn uống:
• Tính toán thu nhập dự kiến dựa trên chi tiêu trung bình trên mỗi khách, lượng khách dự kiến, và bất kỳ chương trình khuyến mãi hoặc sự kiện theo mùa nào.

Chi phí hoạt động: Phân chia chi phí hoạt động thành các hạng mục chi tiết như:

• Tiện ích (điện, nước, gas…)
• Bảo trì (bảo dưỡng tài sản, sửa chữa…)
• Dọn phòng
• Lễ tân
• An ninh
• Chi phí đầu tư:
• Phân bổ ngân sách cho các dự án đầu tư lớn như:
• Cải tạo cơ sở vật chất
• Mua sắm nội thất mới
• Nâng cấp công nghệ
• Bao gồm mốc thời gian và ROI dự kiến cho từng dự án.

Sales và Marketing: Phân bổ ngân sách cụ thể cho từng kênh tiếp thị:

• Quảng cáo PPC
• Chiến dịch truyền thông xã hội
• Email marketing
• Hợp tác với người nổi tiếng
• Chi phí xây dựng hoặc cập nhật trang web của khách sạn.

Dịch vụ khách hàng: Chi phí cho các tiện nghi của khách như:

• Bữa sáng miễn phí
• Giải trí trong phòng
• Chương trình khách hàng thân thiết
• Nâng cấp dịch vụ
• Thanh toán nợ và nghĩa vụ tài chính:
• Tính toán các khoản trả nợ hàng tháng hoặc hàng quý (gốc và lãi), hợp đồng thuê, hợp đồng với nhà cung cấp.

Đầu tư công nghệ: Phân bổ ngân sách cho các công nghệ thiết yếu:

• PMS (hệ thống quản lý khách sạn)
• CRM (quản lý quan hệ khách hàng)
• Hệ thống quản lý doanh thu (revenue management system)

Các giải pháp công nghệ của ezCloud như ezFolio, ezCloudhotel, ezRms, ezCrs (Hệ thống đặt phòng tập trung), ezBe, và ezBi (Hệ thống báo cáo kinh doanh) có thể tối ưu hóa quy trình quản lý, vận hành và kinh doanh của khách sạn.

Đào tạo và phát triển nhân viên: Dành ngân sách cho các chương trình đào tạo nhân viên tập trung vào:

• Dịch vụ khách hàng
• Áp dụng công nghệ
• Tuân thủ các quy định của ngành
• Phát triển bền vững:
• Phân bổ ngân sách cho các hoạt động thân thiện với môi trường:
• Sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng
• Hệ thống quản lý chất thải

Quỹ dự phòng: Dự trù một khoản ngân sách dự phòng cho các tình huống bất ngờ:

• Bảo trì khẩn cấp
• Suy thoái kinh tế
• Các tình huống không lường trước khác

7. Chia sẻ của các chủ khách sạn về phân bổ doanh thu

Nhiều chủ khách sạn cho biết họ muốn tập trung đầu tư vào việc cải thiện hoạt động marketing và tăng nhận diện trực tuyến của mình. Họ nhận thức được tầm quan trọng của việc đầu tư vào các hoạt động này để đạt được mục tiêu tài chính.

Kết quả khảo sát cho thấy:

• Quản lý chiến lược: 50% các chủ khách sạn cho biết sẽ ưu tiên phân bổ ngân sách cho việc quản lý chiến lược, bao gồm cả việc phân tích dữ liệu, tối ưu hóa quy trình và phát triển sản phẩm.
• Marketing: được xếp hạng thứ hai với tỷ lệ gần 50%. Các hoạt động như SEO, quảng cáo trả phí (PPC), mạng xã hội và email marketing được xem là những kênh quan trọng để thu hút khách hàng và tăng doanh thu.
• Đào tạo và tuyển dụng nhân viên: Chỉ có 28% chủ khách sạn cho biết sẽ phân bổ ngân sách cho hoạt động này. Điều này cho thấy xu hướng đầu tư vào các kỹ năng mới như SEO đang được ưu tiên hơn.

Kết quả này cho thấy các chủ khách sạn đang ngày càng chú trọng vào việc sử dụng công nghệ và marketing để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Việc đầu tư vào các lĩnh vực này không chỉ giúp tăng doanh thu mà còn giúp khách sạn thích ứng với xu hướng mới của thị trường và duy trì tính cạnh tranh.