Giải thích thuật ngữ Overstay và trình bày chi tiết quy trình xử lý tình huống Overstay tại khách sạn dành cho nhân viên lễ tân.
Overstay dịch từ tiếng anh có nghĩa là lưu lại quá lâu hoặc ở lại quá thời gian giới hạn. Từ ngữ này được sử dụng vô cùng phổ biến trong lĩnh vực khách sạn. Đặc biệt là đối với nhân viên lễ tân. Việc hiểu rõ về thuật ngữ này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả, thuận tiện hơn. Ngay bây giờ, hãy cùng ezCloud đi tìm hiểu về từ ngữ đặc biệt này nhé.
1. Overstay là gì?
Nội dung
Trong lĩnh vực khách sạn, cụm từ Overstay dùng để chỉ trường hợp khách lưu trú ở lâu hơn thời gian check-out đã đặt trước. Điều này có thể xuất phát do những nhu cầu phát sinh mới. Hoặc khách hàng thay đổi kế hoạch lưu trú dài hơn dự kiến thuê ban đầu. Khi nhận được thông báo về tình trạng Overstay, mỗi khách sạn lại có cách xử lý riêng. Nhằm đảm bảo sự hài lòng của khách hàng đối với chất lượng làm việc khách sạn.
2. Overstay xảy ra khi nào?
ezCloud sẽ liệt kê một vài nguyên nhân khiến khách du lịch quyết định gia hạn thêm thời gian lưu trú của họ tại khách sạn ngay sau đây.
- Khách mong muốn được tiếp tục phục vụ vì hài lòng về chất lượng dịch vụ của khách sạn.
- Khách muốn gia hạn thêm thời gian lưu trú để giải quyết nốt công việc đang dang dở.
- Các chuyến công tác, làm việc, kỳ nghỉ dưỡng xảy ra tình huống phát sinh khiến khách phải thay đổi thời gian lưu trú.
- Thực tế cho thấy, có rất nhiều du khách thay đổi thời gian lưu trú dài hơn so với lịch trình đã đặt trước đó.
Xem thêm:
- 7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách
- Nghiệp vụ lễ tân là gì và bí kíp để tạo ấn tượng tốt với khách hàng
3. Khách sạn quy định xử lý Overstay như thế nào?
Khi được thông báo về các trường hợp Overstay, nhân viên lễ tân cần:
- Tiến hành kiểm tra số lượng phòng còn trống của khách sạn.
- Xem xét khả năng có thể đáp ứng được phòng cho khách lưu trú mới.
- Nếu có thể, giữ nguyên phòng lưu trú hiện tại cho khách.
- Nếu không, tiến hành mời khách sang phòng nghỉ tương tức, có cùng mức giá.
4. Quy trình thực hiện Overstay ra sao?
Chi tiết quy trình thực hiện Overstay của khách sạn sẽ được diễn ra như sau:
- Lễ tân tiếp nhận yêu cầu Overstay của khách. Hỏi thêm về nhu cầu, mong muốn phòng lưu trú của khách. Kiểm tra lại hệ thống.
- Sau khi đã nắm chắc tình trạng phòng chống, đối chiếu với yêu cầu của khách. Sau đó, đưa ra khả năng đáp ứng nhu cầu ở lại phòng của họ.
- Trong trường hợp khách sạn đáp ứng được, khách lưu trú có thể tiếp tục ở phòng. Và nhân viên lễ tân cần thêm ngày lưu trú lên trên hệ thống.
- Trong trường hợp khách sạn không thể đáp ứng, lễ tân khách sạn cần thông báo và chuyển khách sang phòng lưu trú khác, tương đồng với phòng trước (nếu có thể).
- Nếu khách muốn chuyển sang phòng nghỉ mới, nhân viên lễ tân cần tiến hành tương tự như các bước trên. Và xử lý yêu cầu của khách dựa trên tình trạng phòng.
- Nếu khách sạn đáp ứng được, lễ tân khách sạn phải thay đổi thông tin và thời gian lưu trú trên hệ thống.
- Trường hợp còn lại, lễ tân phải thông báo và đề nghị thêm khách vào danh sách chờ.
Xem thêm:
- Yêu cầu đối với nhân viên lễ tân khách sạn: 4 tiêu chí cơ bản
- Bí kíp nắm bắt tâm lý khách du lịch quốc tế nhân viên lễ tân cần biết
5. Tạm kết
Đối với những ai đang làm trong lĩnh vực khách sạn, việc hiểu rõ về khái niệm Overstay là gì và những quy định, quy trình xử lý Overstay là vô cùng cần thiết. Hy vọng rằng những chia sẻ trên của ezCloud phần nào giúp bạn nắm chắc về những kiến thức đó. Chúc bạn ngày càng thành công trên con đường sự nghiệp. Và hãy tiếp tục ủng hộ chúng tôi tại chuyên mục Thuật Ngữ Nghề.
