Quản lý dòng tiền: Cải thiện tính bền vững cho khách sạn

1. Quản lý dòng tiền là gì?

Quản lý dòng tiền, sự luân chuyển tiền thực tế hoặc tiền ảo tại khách sạn của bạn là rất quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh trơn tru.

Định nghĩa về quản lý dòng tiền là “quá trình theo dõi và quản lý tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn”. Quản lý dòng tiền một cách thích hợp trong ngành khách sạn cho phép chủ khách sạn dự báo chính xác số tiền mà doanh nghiệp có thể cần có tại bất kỳ thời điểm nào để đáp ứng các trách nhiệm tài chính của mình.

Vấn đề dòng tiền xảy ra khi quản lí thời gian tiền mặt (cash timing) của chi phí và thu nhập của bạn không khớp nhau. Nếu bạn có hóa đơn cần thanh toán, nhưng có độ trễ từ các hóa đơn bạn đã gửi đi, dòng tiền của bạn sẽ bị gián đoạn và bạn bắt đầu gặp phải tình trạng nợ nần.

Để tránh tình trạng này, bạn cần quản lý dòng tiền của mình một cách hiệu quả, vì vậy blog này sẽ đưa ra một số mẹo để giúp bạn kiểm soát tài chính của mình.

2. Tại sao quản lý dòng tiền lại quan trọng?

Các vấn đề về dòng tiền có thể dễ dàng trở nên nghiêm trọng. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp không thể tồn tại do quản lý dòng tiền kém.

Mặt khác, quản lý dòng tiền hiệu quả có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn, phát triển doanh nghiệp và đạt được kết quả tốt nhất cho khách sạn của mình.

Dòng tiền rất quan trọng tại khách sạn của bạn vì bạn luôn cần tiền mặt để:

• Thanh toán cho nhà cung cấp
• Thanh toán hóa đơn
• Thanh toán cho việc sửa chữa
• Thực hiện cải tạo
• Trả lương cho nhân viên
• Chịu trách nhiệm các khoản hoàn tiền và hủy đặt phòng

Nếu bạn không tạo ra doanh thu một cách nhanh chóng hoặc thường xuyên, bạn sẽ nhanh chóng gặp phải vấn đề. Điều quan trọng là bạn có thể đảm bảo tính thanh khoản của khách sạn và xây dựng dự trữ tiền mặt bằng cách luôn theo dõi hiệu suất của mình và sử dụng bất kỳ dữ liệu nào theo ý của bạn, đồng thời đảm bảo thanh toán đúng hạn từ khách hàng và nhà cung cấp. Ví dụ: khi một đại lý du lịch trực tuyến (OTA) nhận thanh toán thay mặt bạn, bạn cần đảm bảo rằng bạn nhận được khoản thanh toán ngay khi có thể.

3. Phân tích và kiểm toán dòng tiền khách sạn

Phân tích rất quan trọng trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp của bạn để xác định tiền đang được chi tiêu ở đâu, tiền đang đến từ đâu và tiền có thể tiết kiệm ở đâu. Phân tích dòng tiền của bạn cho phép bạn đưa ra quyết định về cách bạn sẽ cải thiện nó.

Bạn sẽ:

• Tăng giá phòng của bạn?
• Thực hiện cắt giảm chi phí trên quy mô lớn?
• Nỗ lực cải thiện hiệu quả của nhân viên và vận hành?
• Chuyển đổi hoặc thay đổi các chương trình khuyến mãi của bạn?
• Giới thiệu các gói và / hoặc tiện ích bổ sung mới?
• Tăng hoặc giảm số lượng kênh của bên thứ ba mà bạn kết nối?
• Xoay chiến lược của bạn để thu hút nhiều lượt đặt phòng trực tiếp hơn?

Đây là tất cả những câu hỏi bạn nên cân nhắc và có thể trả lời một cách chắc chắn nếu bạn thực hiện phân tích thường xuyên tại cơ sở lưu trú của mình.

Thực hiện kiểm toán doanh thu

Kiểm toán doanh thu liên quan đến việc xác minh tất cả các giao dịch doanh thu của khách sạn của bạn trong một khoảng thời gian. Ý tưởng là xác định nơi doanh nghiệp của bạn có thể kiếm được nhiều tiền hơn hoặc nơi bạn đang chi tiêu nhiều hơn mức cần thiết. Bạn có thể cần tính đến tính thời vụ – thời gian cao điểm và thấp điểm – khi bạn làm điều này.

Nó sẽ cho phép bạn thu thập thông tin chi tiết, thúc đẩy các quyết định dựa trên dữ liệu và hợp lý hóa dòng tiền của bạn. Tần suất bạn thực hiện kiểm toán là tùy thuộc vào bạn nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đang thực hiện ít nhất vài tháng một lần.

Upstay đã cung cấp bốn bước dễ dàng để thực hiện kiểm toán doanh thu:

3.1 Phân đoạn

Việc phân đoạn làm cho dữ liệu của bạn trải rộng hơn, dễ tiếp cận hơn và dễ làm việc hơn. Sau khi bạn đã phân đoạn, bạn có thể có được cái nhìn tổng quan tốt về khách hàng của bạn là ai, họ đang làm gì và họ mang lại giá trị gì cho khách sạn của bạn.

3.2 So sánh

So sánh bản thân với đối thủ cạnh tranh của bạn. Chọn một khách sạn có quy mô và loại hình tương tự sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tốt về cách bạn thiết lập so với những gì khác trên thị trường dành cho khách. Sử dụng những gì bạn có thể thu thập được trên các khách sạn khác để xem bạn có thể cải thiện hoặc giành được lợi thế ở đâu.

3.3 Phân tích

Điều này liên quan đến việc xem xét các hoạt động nội bộ của bạn. Bao gồm tất cả các công nghệ hiện đang được sử dụng, nhân viên và bảng lương tổng thể. Kiểm toán doanh thu sẽ làm nổi bật nơi tiền đang đi và cách nó đang được sử dụng – chỉ sau đó bạn mới có thể quản lý doanh thu hiệu quả hơn.

Bạn có đang tối đa hóa doanh thu tiềm năng của mình từ tất cả các kênh có thể như phân phối, dịch vụ ăn uống và các dịch vụ phụ trợ không? Đảm bảo bạn biết khi nào bạn đạt được các chỉ số hiệu suất chính của mình.

Nếu bạn không đáp ứng chúng, liệu có phải vì chúng cần được đánh giá lại hay vì điều gì đó không hoạt động như bình thường?

3.4 Tổng quan

Bước cuối cùng của quy trình là tổng quan về giá cả, doanh thu và tài chính của bạn. Tổng quan về các chiến lược giá hiện có của bạn sẽ cho phép bạn thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào dựa trên kiểm toán của bạn.

4. Ví dụ về quản lý dòng tiền

Quản lý tiền tệ trong khách sạn là một chủ đề có thể cảm thấy phức tạp, khó hiểu và nói chung là khó xác định, vì vậy một ví dụ về dòng tiền trong khách sạn có thể giúp làm rõ hơn một chút.

Một ví dụ về báo cáo lưu chuyển tiền tệ trong khách sạn tốt có thể được tìm thấy ở đây. Đây là một ví dụ về báo cáo lưu chuyển tiền tệ hàng tháng theo xu hướng, được các CFO và các nhà quản lý tài chính nội bộ khác sử dụng để theo dõi và phân tích xu hướng lưu chuyển tiền tệ hàng tháng. Các con số đặc biệt cao hoặc thấp được tô sáng để giúp thông tin dễ hiểu hơn, giúp kiểm soát viên tài chính đảm bảo rằng tiền được chuyển đến bất cứ nơi nào và bất cứ khi nào cần thiết.

Ví dụ về dòng tiền khách sạn

Bảng sau đây được cung cấp dưới dạng mẫu dòng tiền chỉ nhằm mục đích minh họa — nó không nhằm mục đích sử dụng thực tế. Dữ liệu và mô tả là hư cấu và không đại diện cho các hoạt động tài chính của bất kỳ thực thể cụ thể nào.

Các kỹ thuật quản lý dòng tiền

Tầm quan trọng của dòng tiền khách sạn không thể xem nhẹ – vậy làm thế nào một chủ khách sạn có thể cải thiện quản lý tài sản và quản lý dòng tiền của họ? Các chiến lược sau đây có thể giúp đảm bảo bạn luôn có đủ tiền mặt cần thiết.

Chiến lược định giá linh hoạt

Cách hiệu quả nhất để quản lý dòng tiền? Thu hút thêm dòng tiền vào. Chiến lược định giá linh hoạt là một cách để đảm bảo bạn tạo ra doanh thu tối đa cho mỗi phòng, bằng cách theo dõi các yếu tố như nhu cầu và giá của đối thủ cạnh tranh để đặt giá phòng hấp dẫn đối với khách hàng tiềm năng đồng thời giúp bạn kiếm được nhiều tiền hơn.

Đa dạng hóa nguồn thu

Bỏ qua vấn đề phòng ốc sang một bên, còn những cách nào khác để khách sạn của bạn có thể mang lại tiền mặt? Đa dạng hóa các nguồn doanh thu của bạn thông qua các dịch vụ như quầy bar, nhà hàng, spa ban ngày hoặc cung cấp các tour du lịch có thể làm tăng dòng tiền và giúp khách sạn của bạn có khả năng phục hồi tài chính tốt hơn.

Theo dõi chi phí

Thường xuyên xem xét các khoản chi tiêu của bạn để tránh lãng phí tài chính không cần thiết. Quá trình này có thể giúp bạn xác định các khoản tiết kiệm đáng kể, ví dụ: thay thế các vật dụng dùng một lần bằng các vật dụng có thể giặt được, để tăng mức tiền mặt khả dụng của bạn.

Dự báo dòng tiền khách sạn

Có thể dự báo nhu cầu một cách chính xác và đưa ra các dự báo về doanh thu và chi phí sẽ có tác động lớn đến việc làm cho dòng tiền của khách sạn bạn ổn định hơn.

Việc sử dụng các hệ thống quản lý doanh thu, công cụ thông tin kinh doanh (business intelligence) hoặc các phần mềm khách sạn khác như trình quản lý kênh phân phối (channel manager) và công cụ đặt phòng cho phép bạn theo dõi chính xác một số điểm dữ liệu để xây dựng chiến lược, chẳng hạn như:

• Gói hoặc chương trình khuyến mãi nào của bạn mang lại lợi nhuận tốt nhất
• Những tiện ích bổ sung nào được khách ưa chuộng
• Kênh đặt phòng nào hoạt động tối ưu nhất
• So sánh giá thị trường
• Đối thủ cạnh tranh đang đặt giá như thế nào
• Cần bao nhiêu lao động và nhân sự

Bạn càng có nhiều thông tin, bạn càng có thể đặt giá chính xác hơn vào các thời điểm khác nhau trong ngày, tháng hoặc năm. Bạn cũng sẽ biết loại ưu đãi nào cần đưa ra thị trường và khi nào nên sử dụng các chương trình khuyến mãi cụ thể để thúc đẩy thêm hoạt động kinh doanh.

Có những hiểu biết quan trọng đặc biệt cần thiết trong thời kỳ COVID-19, khi nhu cầu có thể bị gián đoạn bất cứ lúc nào hoặc nhìn chung giảm, bởi vì bạn sẽ có thể phản ứng và thích ứng nhanh hơn nhiều.

Một chiến lược quan trọng là tối ưu hóa kết hợp kinh doanh của bạn. Trong năm 2021, có thể bạn sẽ bị cám dỗ coi bất kỳ hoạt động kinh doanh nào đến cũng là hoạt động kinh doanh tuyệt vời, do tình trạng không thể đoán trước của thế giới. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề hơn. Nếu những khách có giá trị thấp làm giảm doanh thu phụ trợ, lợi nhuận của khách sạn có thể lại bị ảnh hưởng.

5. Chiến lược quản lý dòng tiền

Một điều bạn có thể làm để duy trì dòng tiền lành mạnh là luôn ghi nhớ một số kiểm tra chung về sức khỏe và nhiệm vụ.

Dưới đây là danh sách các mẹo và thủ thuật cần sử dụng khi suy nghĩ về cách ngăn dòng tiền của bạn bị đình trệ:

• Đặt các điều khoản thanh toán rõ ràng trên hóa đơn được gửi cho khách
• Gửi hóa đơn nhanh chóng và theo dõi chúng ngay khi quá hạn
• Luôn luôn tính đến giá cả theo mùa và cạnh tranh
• Dự báo càng chính xác càng tốt
• Xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp để thương lượng các điều khoản thanh toán mở rộng
• Lưu ý các dấu hiệu cảnh báo như chậm trễ trong việc thanh toán hoặc được thanh toán và thiếu tiền mặt thanh khoản giữa các giao dịch
• Thường xuyên đánh giá hiệu suất để nắm được sự cố xảy ra ở đâu
• Thiết lập quy trình thanh toán tự động nếu có thể
• Hợp nhất các nhà cung cấp để có sự luân chuyển tiền tối thiểu và dễ dàng đối chiếu các khoản thanh toán hơn ở một nơi
• Rõ ràng về chi phí nào là cố định và chi phí nào là biến đổi
• Đảm bảo rằng tất cả các giao dịch bán thêm và tiện ích bổ sung đã được tính phí để ngăn chặn rò rỉ doanh thu

Hãy nhớ rằng nhiều mảnh ghép tạo nên một hoạt động khách sạn nhỏ thành công. Có một cái nhìn tổng quan rõ ràng là cách tốt nhất để phát hiện và khắc phục sớm các vấn đề về dòng tiền.

6. Công cụ Thanh toán & Tự động hóa

Tạo ra hiệu quả và rõ ràng trong cách bạn chấp nhận và xử lý các khoản thanh toán từ khách chắc chắn có thể giúp làm cho dòng tiền của bạn trôi chảy hơn. Như đã nêu, điều quan trọng là bạn có thể được thanh toán càng nhanh càng tốt và bạn có thể truy cập số tiền đó càng sớm càng tốt, để đảm bảo bạn có tiền mặt trong tay.

Khách hàng và các quốc gia trên toàn thế giới đang ngày càng không sử dụng tiền mặt. Năm quốc gia hàng đầu theo tỷ lệ thanh toán không dùng tiền mặt là:

• Bỉ (93%)
• Pháp (92%)
• Canada (90%)
• Vương quốc Anh (89%)
• Thụy Điển (89%).

Các quốc gia châu Á cũng được thiết lập để bùng nổ trong lĩnh vực này. Hàn Quốc đã lọt vào top 10 và đang nhanh chóng trở nên gần như hoàn toàn không dùng tiền mặt. Ở Trung Quốc, việc mua hàng đang chuyển từ cách tiếp cận ưu tiên thiết bị di động sang “chỉ dành cho thiết bị di động”.

Bạn không chỉ cần chuẩn bị cho điều này từ quan điểm trải nghiệm của khách mà còn từ quan điểm hoạt động. Bước đầu tiên là tự động hóa các khoản thanh toán trực tuyến của bạn.

Bằng cách áp dụng giải pháp xử lý thanh toán khách sạn, bạn có thể tự động hóa các giao dịch, chấp nhận thanh toán và gửi tiền hoàn lại chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Tích hợp cổng thanh toán với công cụ đặt phòng của bạn cho phép bạn nhận tiền đặt cọc qua thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ tại thời điểm đặt phòng, giúp bạn đảm bảo dòng tiền, ngăn chặn việc sử dụng thẻ tín dụng gian lận và đảm bảo đặt phòng (ngăn chặn trường hợp khách không đến).

Ý tưởng về tự động hóa là một ý tưởng nên được áp dụng trên toàn bộ doanh nghiệp của bạn nếu bạn muốn tăng hiệu quả, giúp khách sạn của bạn dễ vận hành hơn, có được thông tin chi tiết hơn và cuối cùng là cải thiện dòng tiền. Sử dụng công nghệ khách sạn để quản lý phân phối, đặt phòng, thanh toán và dự báo đảm bảo bạn luôn có dữ liệu tức thời, chính xác và tích hợp để làm việc. Điều này sẽ cho bạn biết tình hình tài chính của bạn tại bất kỳ thời điểm nào.

Tuyển dụng và Quản lý Nhân sự

Tất nhiên, số lượng nhân viên bạn tuyển dụng, mức lương bạn trả cho họ và số giờ họ làm việc là những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến lượng tiền mặt bạn có để sử dụng.

Chi phí lao động, phúc lợi, bảo hiểm và thuế chỉ tiếp tục tăng nên việc tuyển dụng và quản lý nhân sự hiệu quả có thể tạo ra sự khác biệt lớn đối với lợi nhuận của bạn.

Không chủ khách sạn nào muốn nhân viên ngồi không vì không có đủ việc để làm, nhưng bạn cũng không muốn nhân viên của mình làm việc quá sức và căng thẳng vì không có đủ người. Dự báo nhu cầu chính xác đóng một vai trò quan trọng trong việc biết cách lên lịch cho nhân viên và các nhiệm vụ như dọn phòng.

Tự động hóa và công nghệ lại đi vào quá trình suy nghĩ ở đây. Lao động của bạn so với công nghệ mới như thế nào? Ví dụ: các tác vụ thủ công tại quầy lễ tân có thể được tự động hóa bằng hệ thống quản lý khách sạn và trình quản lý kênh không? Hỗ trợ ảo và nhận phòng trực tuyến đang trở nên nổi bật hơn nhiều hiện nay.

Thuê so với Mua

Việc bạn đã mua hay đang thuê bất động sản khách sạn thương mại của mình cũng có thể có tác động đến dòng tiền.

Có ưu và nhược điểm cho cả hai trường hợp. Ví dụ: nếu bạn mua bất động sản, bạn có những lợi ích sau:

• Bạn có thể bán nó – điều hiển nhiên nhưng khả năng thanh lý có thể có giá trị
• Bạn có quyền kiểm soát các thay đổi – nếu bạn cần thực hiện các thay đổi để tăng hiệu suất, bạn có quyền tự do làm như vậy
• Khoản trả nợ của bạn là một chi phí cố định mà bạn có thể tính vào mỗi tháng

Tuy nhiên, một số nhược điểm bao gồm chi phí trả trước lớn, tính linh hoạt hạn chế và chi phí liên tục mà bạn phải chịu.

Thuê cho bạn rất nhiều vốn được giải phóng, nhưng chi phí có thể thay đổi và có sự không chắc chắn lớn hơn.

Hãy chắc chắn rằng bạn đang cân nhắc tất cả các lựa chọn bất cứ khi nào suy nghĩ về những gì là động thái tài chính tốt nhất.