Cách để quản lý tài chính trong kinh doanh khách sạn

Quản lý tài chính là yếu tố cốt lõi của bất kỳ doanh nghiệp thành công nào. Tất nhiên, việc sở hữu một sản phẩm hay dịch vụ có nhu cầu cao, giá cả hấp dẫn cho thị trường mục tiêu và cơ chế giao hàng nhanh gọn cũng đóng vai trò quan trọng. Nhưng với tất cả yếu tố đó, tôi vẫn chưa tin chắc vào sự thành công của bạn. Thay vào đó, tôi tin rằng bạn sẽ tìm thấy những khách sạn thành công nhất, giống như bất kỳ doanh nghiệp khác, dựa trên các nguyên tắc quản lý tài chính cơ bản để giúp họ quản lý tài sản hiệu quả và sinh lãi.
Bằng cách làm theo các nguyên tắc kế toán cơ bản, chủ khách sạn hay người quản lý có được những thông tin mà họ cần để xác định xu hướng của khách hàng. Họ có thể cắt giảm chi phí, dễ dàng thích ứng với những thời điểm kinh doanh cao điểm và trở lại duy trì trong những mùa thấp điểm. Thay vì dựa vào trực giác và phản ứng với môi trường xung quanh, những thứ được coi là cảm tính, một chủ sở hữu khách sạn thành công cần dựa vào những cơ sở tài chính xác để chủ động thực hiện các quyết định đúng đắn vào đúng thời điểm.

Xem thêm:

Xây dựng nguồn ngân sách hàng năm
Ngân sách hàng năm sẽ cung cấp cho bạn một bức tranh tài chính hoàn chỉnh và chứa đựng các thông tin cần thiết để đo lường tình trạng tài chính tại bất kỳ thời gian nào trong năm. Dựa trên hiệu suất trước và sau khi đặt ra mục tiêu theo từng năm, ngân sách chi phí và doanh thu dự kiến thường trong 12 tháng. Ngân sách bao gồm mọi lĩnh vực hoạt động: hành chính, chi phí tài sản, thuế, chi phí năng lượng, thiết bị, viễn thông, bảo trì, vật tư, các tiện ích và tiếp thị. Ngân sách cũng dựa vào số khách hàng mà chủ khách sạn mong đợi phục vụ. Một khi số liệu được thu thập và ghi chép đầy đủ, ngân sách sẽ chỉ cho bạn thấy những mục tiêu tài chính có thể đạt được và ở đâu hay làm thế nào để điều chỉnh nó và đạt được mục tiêu lợi nhuận.
Xây dựng những bảng theo dõi chi tiết nhất
Với ngân sách trong tay, các nhà quản lý cần phải xây dựng một cơ chế để dễ dàng nắm bắt và theo dõi chi phí và doanh thu. Mô hình tài chính có thể đơn giản như một bảng tính cơ bản nhưng bao quát mọi lĩnh vực hoạt động của khách sạn. Các bảng tính phức tạp hơn sẽ liệt kê các chi phí chi tiết hơn. Ví dụ, bảng tính lương sẽ theo dõi giờ và tốc độ làm việc của các giám sát viên, quầy lễ tân, kiểm toán đêm, dịch vụ chuông, dịch vụ dọn dẹp, nhân viên phòng, nhân viên giặt đồ, bán hàng và tiếp thị hay những công việc hỗ trợ nhân viên khác.
Một bảng tính bảo trì tài sản theo dõi kỹ thuật và thời gian bảo trì cũng như các chi phí khác có liên quan từ các vật liệu, cảnh quam. Hay một số theo dõi về tiền điện, nước và các tiện ích hằng tháng. Các bảng tính doanh thu bán hàng theo dõi giá phòng hàng ngày. Mô hình tài chính toàn diện này cung cấp cho các nhà quản lý một bức tranh hoàn chỉnh về chi phí và doanh thu, lợi nhuận và những mất mát hằng hằng kỳ.
So sánh thực tế chi tiêu với ngân sách định sẵn
Các phần tiếp theo của mô hình tài chính là theo dõi chi tiêu trong từng lĩnh vực hoạt động so với ngân sách. Các nhà quản lý doanh nghiệp có thông tin họ cần để xác định những mục mà họ đang chi tiêu quá ngân sách. Về cơ bản, họ có một sự hiểu biết sâu sắc về tình hình tài chính của khách sạn tại bất kỳ thời điểm nào. Ví dụ, chi tiêu thực phẩm có thể không khớp theo khung thời gian nhất định, mỗi ngày mỗi lượng khác nhau. Doanh thu có thể không khớp với lượt đặt phòng. Tất cả những vấn đề này có thể tác động tiêu cực đến lợi nhuận. Vì vậy bạn nên theo dõi mỗi nhân viên với hạn ngạch của họ dựa trên mức ngân sách định sẵn từng tuần, tháng hay năm.
Tạo và sử dụng báo cáo
Từ các bảng tính ngân sách và các hoạt động, báo cáo tiêu chuẩn có thể được tạo ra để cung cấp cho các nhà quản lý một cái nhìn tổng quan về từng lĩnh vực hoạt động hàng ngày. Nó được xem như những công cụ quản lý hữu dụng mà họ cần để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Họ có thể nhanh chóng phát hiện những bất thường hàng ngày, xác định xu hướng ngắn hạn và dự đoán các vấn đề tiềm năng dài hạn. Các báo cáo cũng cung cấp các công cụ để xác định xem mục tiêu lợi nhuận sẽ đạt được. Trong hầu hết các trường hợp, các nhà quản lý có thể tạo ra báo cáo cụ thể của mình tùy chỉnh để đạt được mục tiêu họ đã đề ra. Một số chủ sở hữu khôn ngoan khi liên kết với một công ty chuyên về kế toán để tạo ra những báo cáo này. Trong bất cứ trường hợp nào, các nhà quản lý phải được đào tạo để hiểu cách đọc và sử dụng các báo cáo của họ.

Xem thêm:

Giải trình trách nhiệm
Quản lý cần phải cho nhân viên của họ làm quen với việc giải trình những kết quả tài chính, công suất làm việc, giá phòng trung bình, lệnh đặt phòng và chi phí hoạt động. Mọi thứ cần được rõ ràng, mạch lạc qua mỗi kỳ, tránh tình trạng bỏ sót, lấp liếm bất cứ hạng mục nào mà nhà quản lý khó mà phát hiện được sau thời gian dài. Công tác kiểm toán cần được thực hiện hàng quý và những lệch lạc trong lỗ lãi, báo cáo tài chính hàng ngày cần phải được giải trình một cách nhanh chóng nhất có thể. Nhân viên mới nên nắm rõ điều này.
Sử dụng các công thức tài chính để thành công
Thực hiện các nguyên tắc kế toán cơ bản có thể làm cho mọi tài sản công ty hoạt động một cách tối ưu nhất. Mỗi đô la bạn sử dụng có thể giúp bạn mang về những đồng lợi nhuận kỳ vọng. Điều này có thể dự đoán trước và điểu chính theo mục tiêu của bạn. Đừng thực hiện những quyết định tài chính dựa vào cảm giác hay trực giác, điều này thực sự tệ hại. Mọi thứ đều cần tuân theo công thức tài chính rõ ràng. Hãy thuê một người quản lý có kinh nghiệm kế toán để họ có thể giải quyết những vấn đề tài chính khi cần hoặc hợp tác với một công ty kế toán và họ có thể giúp bạn để tâm đến những vấn đề tài chính tại mỗi bộ phận trong công ty.