Sức mạnh tiềm ẩn của Phần mềm khách sạn (PMS) mà bạn chưa biết!

Một hệ thống quản lý khách sạn (PMS) có thể tiết kiệm tiền chi phí cho bạn bằng nhiều cách hơn bạn nghĩ. Với PMS phù hợp, bạn có thể thu được nhiều doanh thu hơn mà không cần tăng giá trên mỗi phòng có sẵn hoặc tăng giá dịch vụ đi kèm.
Một PMS cho phép bạn tổ chức khách sạn và tạo ra các quy trình mới giúp xác định doanh thu bị mất do đâu và xác định các vấn đề tiềm ẩn xung quan việc quản lý nhân sự, khách sạn, hàng hoá. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn những lợi ích mà một hệ thống quản lý khách sạn đem lại cho khách sạn của bạn.

1. Tránh xảy ra Over Booking cho khách sạn

Over Booking là một trong những lỗi lớn mà mỗi khách sạn rất dễ gặp phải khi bán phòng khách sạn trên nhiều kênh OTA. Tại sao nó lại dễ gặp phải?
Khi khách sạn nhận được ít booking từ kênh đặt phòng online hoặc trực tiếp, lễ tân hoặc người quản lý phòng có thể dễ dàng sắp xếp phòng cho khách đặt phòng mà không bị nhầm hoặc không lo thiếu phòng. Tuy nhiên nếu số lượng này tăng lên rất cao trong mùa du lịch, và lúc này nhân viên của bạn không thể nhớ chính xác được còn lại bao nhiêu phòng trống, thì việc mắc sai lầm trong việc sắp xếp phòng khách sạn là cực kỳ cao. Và thật là khó khăn khi phải nói với khách du lịch “Anh/chị ơi, bên em hiện đang overbooking, anh/chị có thể vui lòng tách đoàn ra ở khách sạn bên cạnh giúp em”.
Lúc này, hệ thống quản lý khách sạn sẽ giải nguy cho bạn!

Một hệ thống quản lý khách sạn sẽ giúp bạn lưu giữ tất cả thông tin đặt phòng trước đó và mỗi lần nhân viên lễ tân nhận được 1 đặt phòng, phần mềm sẽ hiển thị danh sách phòng đặt, ngày đặt và giờ đặt. Bạn sẽ không thể nhầm lẫn, hoặc bỏ sót thông tin phòng trống từng ngày vì màn hình hiển thị tổng quan nhất tất cả thông tin đó. Vì vậy việc Overbooking khó có thể xảy ra khi bạn dùng một phần mềm quản lý khách sạn.

2. Tính toán chính xác hoa hồng cho kênh OTA

Khi khách sạn của bạn nhận được hóa đơn hoa hồng hàng tháng từ các kênh OTA, bạn có thể không biết ngay bao nhiêu đặt phòng đã được book thông qua OTA và tỷ lệ hoa hồng của họ. Nếu như bạn không ghi chú lại tất cả thông tin đặt phòng đó, rất có thể bạn sẽ phải trả thêm tiền đặt cọc hơn bạn nhiều so với booking bạn nhận được. Hệ thống PMS tốt sẽ có báo cáo chi tiết booking nào trong tháng của OTA, nếu bạn sử dụng ezCloudhotel, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào một vài nút để xem có bao nhiêu tiền bạn cần thanh toán cho OTA.
Bằng cách theo dõi báo cáo đơn giản này, bạn có thể theo dõi các khoản hoa hồng đến và đi. Bạn có thể tiết kiệm tiền mà bạn thậm chí không biết là bạn bị mất do phí quá nhiều.

3. Theo dõi tài chính hiệu quả

Trung bình mỗi khách sạn mất $ 1,000 / năm do quản lý tài chính. Thậm chí tệ hơn nếu hầu hết các khách sạn hoàn toàn không ý thức về mức độ quan trọng của nó. Một PMS tốt giúp bạn quản lý các vấn đề tiền mặt, giúp bạn biết các khoản thu và chi chi tiết, cụ thể từng ngày từng giờ. Cho dù là do lỗi của con người hay thiết bị, chức năng quản lý tài chính trong PMS sẽ giúp bạn dễ dàng phát hiện ra sự khác biệt trong tiền mặt nếu có và cung cấp một lớp bảo mật cho cả khách sạn và nhân viên của bạn.

Tính năng theo dõi tài chính trong phần mềm này giúp phát hiện bất kỳ sai lệch nào trong số tiền bắt đầu giao dịch và kết thúc; Cảnh báo những sai lệch này đối với các nhà quản lý và nhân viên khác. Với quá trình này, bạn sẽ ngăn cản được nhân viên của bạn có ý đồ gian lận.

4. Nhắc nhở tự động khi bạn di chuyển đặt phòng

Thực tế phổ biến cho khách để yêu cầu thay đổi loại phòng hoặc thay đổi ngày đặt phòng. Khi điều này xảy ra, nhân viên lễ tân của bạn phải nhận thức sâu sắc về bất kỳ thay đổi tỷ lệ nào liên quan đến việc thay đổi loại phòng hoặc ngày tháng. Với tính năng kéo và thả của ezCloudhotel, một cửa sổ bật lên tự động thông báo cho nhân viên của khách sạn về bất kỳ thay đổi phòng nào liên quan phòng khác đã đặt.
Trong nhiều trường hợp, sự thay đổi tỷ lệ sẽ chỉ là một khoản tiền nhỏ, nhưng trong một năm nó thực sự có thể làm tăng lên. Các thông báo này giúp hợp lý hóa hoạt động của  công việc và cho phép nhân viên của bạn biết rằng họ đang tính đúng số tiền cho sự thay đổi.

5. Bắt lỗi điều chỉnh giá

Một hệ thống PMS tốt cho phép bạn xác định xem liệu nhân viên của bạn có thay đổi mức giá phòng trong khi giá phòng rẻ hơn như thế. Báo cáo điều chỉnh giá của chúng tôi giúp bắt lỗi như khi nhân viên điều chỉnh một cách tình cờ và bị tính sai giá. Báo cáo này giúp bạn theo dõi mọi loại tiền mà khách sạn của bạn nhận được, sau đó xác định các vấn đề trong quá trình thu chi của nhân viên khách sạn.

ezCloudhotel – Phần mềm quản lý dành cho hostel, homestay và khách sạn nhỏ!