Lợi ích của phần mềm quản lý khách sạn – Yếu tố thu hút các nhà quản lý ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn của mình.
Ngày nay, kinh doanh khách sạn đang phát triển mạnh mẽ. Hệ thống các khách sạn không ngừng được mở ra. Đặc biệt là tại các thành phố lớn. Sự mở rộng quy mô, số lượng khách sạn đòi hỏi các nhà quản lý phải thay đổi phương pháp, cách thức quản lý hoạt động của khách sạn sao cho hiệu quả nhất. Cũng như tiết kiệm chi phí và nhân công nhất. Trước tình hình đó, sử dụng phần mềm quản lý khách sạn là giải pháp được nhiều khách sạn áp dụng. Vậy lợi ích của phần mềm quản lý khách sạn là gì? Thắc mắc này sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.
1. Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Nội dung
Phần mềm quản lý khách sạn là phần mềm ứng dụng công nghệ vào quản lý và kinh doanh khách sạn. Cụ thể như: quản lý lễ tân, quản lý buồng phòng, quản lý báo cáo, quản lý kênh phân phối, kết nối khóa từ, quản lý từ xa… Qua đó giúp nhà quản trị kiểm soát được hoạt động kinh doanh của khách sạn một cách tối ưu nhất.
2. Những lợi ích của phần mềm quản lý khách sạn
Trong thời đại 4.0, việc ứng dụng công nghệ vào kinh doanh đã trở thành xu hướng tất yếu. Ứng dụng phần mềm quản lý vào hoạt động kinh doanh khách sạn cũng không ngoại lệ. Sau đây là những lợi ích của phần mềm quản lý khách sạn mà các nhà quản lý nên biết:
2.1 Tiết kiệm thời gian, nhân công
Trước đây, hình thức quản lý được nhiều người áp dụng đó là sổ sách ghi chép bằng tay. Kết hợp cùng với phần mềm Excel để tính toán. Cách làm này đòi hỏi phải có nhiều nhân sự. Không những vậy, nó còn tốn rất nhiều thời gian để tính toán, ghi chép. Với phần mềm quản lý khách sạn, mọi thuật toán đều có máy móc thực hiện. Quan đó, giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và công sức.
Ngày nay, không chỉ các khách sạn lớn ứng dụng PMS. Mà các khách sạn vừa và nhỏ cũng có thể sử dụng những phần mềm quản lý khách sạn. Như vậy sẽ giúp hoạt động quản lý vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm.
Xem thêm:
- Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?
- 5 tính năng quan trọng của một phần mềm quản lý khách sạn
2.2 Độ chính xác cao
Việc tính toán thủ công rất dễ gây ra những nhầm lẫn, sai sót. Từ đó, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận của khách sạn. Người quản lý sẽ không thể nắm bắt được chính xác đã có bao nhiêu lượt khách. Cũng như hoạt động của nhân viên như thế nào.
Phần mềm quản lý khách sạn giúp việc tính toán chuẩn xác đến từng con số. Đồng thời, cho phép bạn nắm rõ tình hình kinh doanh của khách sạn. Cũng như tiến độ thực hiện công việc của nhân viên.
2.3 Cơ sở dữ liệu đồng bộ lưu trữ trực tiếp trên phần mềm
Tất cả thông tin về khách sạn, nhân viên. Hay khách hàng, đối tác đều được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống phần mềm. Bạn có thể nhập xuất dữ liệu bất cứ khi nào, mọi lúc, mọi nơi tùy vào quyền hạn của mình.
2.4 Có thể điều khiển từ xa
Với những người quản lý thường xuyên phải đi công tác, không thể trực tiếp đến khách sạn, PMS quả thực là “trợ thủ đắc lực”. Bởi khi sử dụng phần mềm quản lý, bạn có thể truy cập và điều khiển từ xa. Từ đó, nắm được tình hình kinh doanh của khách sạn. Và kịp thời giải quyết những vấn đề phát sinh bất ngờ.
2.5 Giao diện dễ sử dụng
Hiện nay, các hệ thống phần mềm quản lý khách sạn đều được thiết kế giao diện khá thân thiện, dễ dàng sử dụng. Khi đó, người quản lý cũng như nhân viên có thể thao tác nhanh chóng. Một số phần mềm còn hỗ trợ sử dụng offline trên máy tính. Vì vậy dù không có wifi, 3G, bạn vẫn có thể sử dụng được.
3. Hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp nhất
Dưới đây là một số tiêu chí giúp bạn lựa chọn được một phần mềm quản lý phù hợp khách sạn của mình:
3.1 Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn phù hợp với mục đích sử dụng
Một phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả cần phải đáp ứng được đúng mục đích sử dụng của chủ khách sạn. Khi đó, bạn sẽ căn cứ vào quy mô, chi phí đầu tư,… Để có thể lựa chọn được một phần mềm quản lý phù hợp. Trên thị trường hiện nay cung cấp rất nhiều phần mềm như: phần mềm quản lý khách sạn, phần mềm quản lý homestay, phần mềm quản lý nhà nghỉ,… Vậy nên hãy xác đích chính xác mục đích sử dụng của mình để tránh mất tiền oan khi lựa chọn phần mềm.
Xem thêm:
- Quản lý khách sạn hiệu quả và đơn giản hơn với phần mềm quản lý
- Phần mềm quản lý khách sạn là gì? Tất cả những điều bạn cần biết
3.2 Chọn phần mềm quản lý khách sạn có giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng sẽ là điểm cộng lớn đối với một phần mềm quản lý khách sạn. Bởi khi đó người dùng sẽ dễ dàng thao tác các lệnh. Đồng thời không tốn thời gian và công sức trong quá trình sử dụng phần mềm. Đặc biệt, mục đích của việc sử dụng phần mềm quản lý chính là giúp đơn giản hóa quy trình. Vậy nên, hãy đảm bảo phần mềm quản lý khách sạn của bạn có giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
3.3 Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn có tính năng lưu trữ và bảo mật
Thông tin khách hàng, dữ liệu doanh thu,… đều là những thông tin quan trọng của khách sạn cần phải đảm bảo an toàn. Việc mất hoặc bị đánh cắp những dữ liệu này sẽ khiến bạn gặp rất nhiều rắc rối trong việc quản lý khách sạn. Vậy nên tuyệt đối đừng bỏ qua tiêu chí lưu trữ và bảo mật khi lựa chọn PMS. Đây cũng chính là một trong những lợi ích của phần mềm quản lý khách sạn nổi bật nhất mà bạn cần nắm rõ.
Hy vọng qua những thông tin vừa chia sẻ, bạn đã hiểu rõ được những lợi ích của phần mềm quản lý khách sạn mang lại. Qua đó lựa chọn được phần mềm phù hợp với mục đích sử dụng của khách sạn. Nếu thấy những thông tin trên hữu ích, hãy tiếp tục theo dõi những bài đọc mới của chúng tôi tại chuyên mục Quản lý khách sạn.
