Trong kỷ nguyên giao tiếp tức thời và dịch vụ cá nhân hóa, phần mềm nhắn tin dành cho khách đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong hệ sinh thái công nghệ khách sạn hiện đại. Không chỉ đơn thuần để trả lời yêu cầu của khách, kênh nhắn tin còn mở ra cơ hội nâng cấp dịch vụ, gia tăng doanh thu và cải thiện trải nghiệm lưu trú.
Bước sang năm 2025, tốc độ đổi mới trong lĩnh vực này ngày càng mạnh mẽ. Từ ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) đến tích hợp bán thêm dịch vụ (upselling), 5 xu hướng dưới đây đang định hình cách khách sạn kết nối và tương tác với khách hàng. Việc nắm bắt kịp thời những thay đổi này sẽ là yếu tố then chốt, giúp khách sạn vượt lên trên các mô hình cũ kỹ và khẳng định vị thế là một thương hiệu thực sự lấy khách hàng làm trung tâm.
1. AI đang thay đổi vai trò quầy lễ tân
Nếu trước đây quầy lễ tân thường là “điểm nghẽn” trong giao tiếp với khách, thì sự bùng nổ của AI đã làm thay đổi điều này. Các nền tảng nhắn tin hiện đại nay tích hợp trợ lý ảo thông minh, có thể xử lý tới 70–90% các câu hỏi thường gặp mà không cần nhân viên trực tiếp tham gia.
Điểm khác biệt nằm ở chỗ: trợ lý AI không chỉ phản hồi tự động, mà còn có khả năng hiểu ngữ cảnh, trả lời tự nhiên và biết khi nào cần chuyển tiếp cho con người để đảm bảo trải nghiệm mượt mà nhất.
Thực tế tại nhiều khách sạn cho thấy, việc ứng dụng AI giúp dịch vụ nhất quán hơn, đồng thời nâng cao năng suất cho đội ngũ vận hành. Tuy vậy, để tận dụng tối đa lợi ích, các khách sạn cần thường xuyên theo dõi báo cáo hiệu suất từ những nguồn uy tín trong ngành, từ đó lựa chọn giải pháp AI tối ưu nhất cho mình.
2. Hợp nhất tin nhắn đa kênh: SMS, WhatsApp và hơn thế nữa
Đến năm 2025, khách hàng mong muốn có thể liên hệ với khách sạn giống như khi trò chuyện với bạn bè — qua bất kỳ nền tảng nào họ thích, từ SMS, WhatsApp đến Facebook Messenger hay Instagram DM.
Các giải pháp nhắn tin hiệu quả hiện nay đều tập trung mọi hội thoại vào một giao diện duy nhất, giúp đội ngũ khách sạn phản hồi nhanh chóng, đảm bảo tính thống nhất và giữ vững phong cách thương hiệu. Chính những nền tảng làm tốt khả năng hợp nhất này thường đạt điểm hài lòng người dùng cao và được đánh giá dẫn đầu trong ngành.
Thực tế cho thấy, ngay cả những cải tiến nhỏ trong cách quản lý đa kênh cũng có thể mang lại tác động lớn đến vận hành. Đây là lý do các nhà quản lý khách sạn dày dạn kinh nghiệm luôn chú trọng theo dõi, đánh giá và lựa chọn giải pháp thông qua các nền tảng uy tín của bên thứ ba.
3. Tự động hóa tin nhắn dựa trên hành vi, không chỉ theo lịch hẹn
Nhắn tin tự động ngày nay không còn dừng ở kiểu “một mẫu cho tất cả”. Các hệ thống tiên tiến năm 2025 có khả năng gửi tin dựa trên hành vi thực tế của khách – chẳng hạn: gợi ý mua thêm bữa sáng khi phát hiện khách chưa đặt, hay tự động gửi lời chào mừng ngay khi PMS cập nhật trạng thái phòng “đã sẵn sàng”.
Một thế hệ tự động hóa mới đang hình thành, được thiết kế linh hoạt theo logic riêng của từng khách sạn và các sự kiện kích hoạt cụ thể. Những quản lý khách sạn theo sát xu hướng này – đặc biệt khi thường xuyên đối chiếu dữ liệu với các đơn vị đồng hạng – sẽ nắm rõ hơn đâu là kịch bản thực sự mang lại hiệu quả.
Nếu khách sạn vẫn chỉ dựa vào các chiến dịch thủ công hoặc tin nhắn mẫu chung, thì đã đến lúc tham khảo báo cáo về tính năng mới và dữ liệu ứng dụng từ nhà cung cấp. Đây là cách để bắt kịp các khách sạn dẫn đầu trong việc khai thác tự động hóa một cách thông minh và cá nhân hóa.
4. Nhắn tin trở thành kênh doanh thu trực tiếp
Nền tảng nhắn tin giờ đây không chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ dịch vụ, mà còn trở thành một kênh tạo doanh thu đáng kể. Các khách sạn đang khai thác mạnh mẽ upsell thông qua tin nhắn được gửi đúng thời điểm, với các đề nghị cá nhân hóa như: trả phòng muộn, nâng cấp phòng, đặt spa hay dịch vụ F&B – tất cả đều gắn kèm liên kết thanh toán và báo cáo theo thời gian thực.
Thực tế cho thấy, những khách sạn áp dụng upsell qua tin nhắn thường ghi nhận doanh thu phụ trợ tăng trung bình 10–15%. Dù con số có thể khác nhau tùy phân khúc, việc theo dõi ROI theo khu vực hoặc chuẩn ngành sẽ giúp quản lý đặt kỳ vọng chính xác và ưu tiên tính năng phù hợp.
Các khách sạn nắm bắt kịp xu hướng này – và biết so sánh thường xuyên với chuẩn ngành – sẽ dễ dàng khai thác nguồn doanh thu tiềm ẩn vốn thường bị bỏ lỡ.
5.Tích hợp hệ thống sâu – lợi thế cạnh tranh mới
Kỷ nguyên của những công cụ nhắn tin hoạt động độc lập đã kết thúc. Đến năm 2025, việc tích hợp sâu với PMS, CRM và hệ thống quản lý công việc trở thành yếu tố bắt buộc nếu khách sạn muốn tối ưu vận hành.
Những nền tảng mạnh mẽ nhất hiện nay có khả năng đồng bộ tự động hồ sơ, trạng thái và sở thích của khách, từ đó giúp tin nhắn luôn phản ánh chính xác ngữ cảnh theo thời gian thực. Chẳng hạn: hệ thống có thể nhận biết khách là VIP, đã check-in hay chưa, hoặc đi cùng trẻ nhỏ — và điều này ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức, nội dung và thời điểm khách sạn giao tiếp.
Mỗi năm, danh mục tích hợp lại được mở rộng với nhiều giải pháp mới, đồng thời các kết nối hiện có cũng ngày càng nâng cấp. Vì vậy, việc theo dõi thông tin từ những thư mục uy tín để kiểm chứng khả năng tương thích là điều cần thiết, nhằm giảm thiểu rủi ro khi triển khai hoặc mở rộng hệ thống.
Những khách sạn thành công trong việc lựa chọn công nghệ không chỉ chú ý đến tính năng đơn lẻ, mà còn đánh giá toàn diện hệ sinh thái – từ động lực phát triển sản phẩm cho đến mức độ phù hợp dựa trên dữ liệu thị trường được cập nhật liên tục.
Kết luận
Khi kỳ vọng của khách ngày càng thay đổi, việc ứng dụng hệ thống nhắn tin chuyên biệt cho khách sạn không còn là lựa chọn, mà đã trở thành yếu tố thiết yếu trong vận hành hiện đại. Dù là quản lý check-in, phản hồi yêu cầu hay triển khai các gói nâng cấp dịch vụ, phần mềm nhắn tin thông minh giúp khách sạn tối ưu mọi điểm chạm trong hành trình trải nghiệm của khách.
Các nền tảng nhắn tin ngày nay đã vượt xa chức năng gửi SMS đơn thuần. Chúng hoạt động như một kênh giao tiếp “tất cả trong một”, hỗ trợ phản hồi tức thì cho các câu hỏi thường gặp, tự động gửi lời chào mừng, quản lý thông báo trước – sau lưu trú, và triển khai chiến dịch upsell cho dịch vụ phòng, spa hay F&B. Với kho mẫu tin nhắn sẵn có, tích hợp trực tiếp với PMS và hỗ trợ đa kênh như WhatsApp, hệ thống này giúp đơn giản hóa cả quy trình front-of-house lẫn back-of-house.
Từ việc giảm tải lượng cuộc gọi tại lễ tân đến việc cung cấp câu trả lời ngay lập tức cho FAQ, giải pháp nhắn tin khách mang lại khả năng giao tiếp cá nhân hóa, kịp thời, góp phần nâng cao sự hài lòng và thúc đẩy nhiều đặt phòng trực tiếp hơn. Khách sạn hoàn toàn có thể tự động hóa từ dịch vụ concierge đến chiến dịch SMS marketing – đảm bảo khách luôn nhận đúng thông điệp, vào đúng thời điểm.
Quan trọng hơn, tỷ lệ mở tin nhắn SMS vượt trội so với email, đồng thời công cụ này cũng đảm bảo tính bảo mật dữ liệu và đem lại hiệu quả đo lường rõ rệt. Lựa chọn đúng nhà cung cấp giải pháp nhắn tin – hỗ trợ đầy đủ từ giai đoạn chào đón đến chăm sóc sau lưu trú – chính là chìa khóa để nâng tầm trải nghiệm khách hàng.
Đừng phụ thuộc vào những hệ thống lỗi thời hay công cụ nhắn tin chung chung. Hãy đầu tư vào một giải pháp chuyên biệt cho ngành khách sạn, được thiết kế để đồng hành cùng bạn trong việc tối ưu trải nghiệm khách – từ khi nhập số điện thoại cho tới những phản hồi cuối cùng sau kỳ nghỉ.
Luôn cập nhật xu hướng mới, tham khảo đánh giá thực tế và dữ liệu thị trường từ các nền tảng uy tín sẽ giúp khách sạn của bạn sở hữu những công cụ tối ưu nhất, đáp ứng trọn vẹn kỳ vọng của khách hiện đại – và giữ vững lợi thế cạnh tranh.
Nguồn:Jordan Hollander, Đồng sáng lập HotelTechReport – 21/07/2025
