Hiện nay, hóa đơn điện tử đã không còn xa lạ đối với nhiều doanh nghiệp Việt Nam, trong đó có các khách sạn. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ mang lại những lợi ích ưu việt so với hóa đơn giấy.
Nếu bạn đang kinh doanh khách sạn mà vẫn chưa sử dụng hóa đơn điện tử, bài viết dưới đây của ezFolio sẽ giúp bạn hiểu những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn tích hợp hóa đơn điện tử:
1. Tiết kiệm thời gian
Lợi ích đầu tiên của hóa đơn điện tử là tiết kiệm thời gian cho khách sạn và khách hàng. Thông thường, để có thể sử dụng hóa đơn giấy, khách sạn cần phải chờ 1 – 2 tuần để được phê duyệt mẫu và in hóa đơn.
Ngoài ra, một tờ hóa đơn giấy phải tốn khoảng 15 – 30 phút để viết hóa đơn, xin chữ ký, đóng dấu, vào hồ sơ… trong khi với hóa đơn điện tử, tất cả công việc này sẽ được thực hiện nhanh chóng chỉ với vài click chuột trên phần mềm quản lý khách sạn.
2. Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn
Với hóa đơn giấy, khách sạn sẽ phải tốn một chi phí không nhỏ dành cho việc in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn. Trong khi đó, nếu sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn có thể tiết kiệm đến 75% chi phí cho những công việc này.
Do hóa đơn điện tử đã được số hóa nên khách sạn sẽ không cần phải lo việc lưu kho và bảo quản. Ngoài ra, khi cần thiết, việc tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý khách sạn cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều so với việc tra cứu hóa đơn giấy một cách thủ công.
3. Ngăn chặn hóa đơn giả
Hóa đơn giả là một vấn nạn nhức nhối không chỉ đối với các cơ quan chức năng mà còn với các doanh nghiệp làm ăn chân chính. Hiện nay, do hóa đơn giấy vẫn chiếm phần lớn nên các đối tượng buôn bán hóa đơn giả vẫn đang nhắm vào thị trường béo bở này. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ tránh được rủi ro này. Ví dụ, phần mềm quản lý khách sạn ezFolio sử dụng công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.
4. Giảm thiểu các thủ tục hành chính cho khách sạn
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ đơn giản hóa được những thủ tục hành chính như: thông báo phát hành, nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể:
– Khách sạn có thể phê duyệt, gửi nhiều hóa đơn đi xác thực theo lô cùng một lúc.
– Tạo lập và phát hành hóa đơn một cách nhanh chóng. Việc lập mới, chỉnh sửa, thay thế, xóa bỏ hóa đơn điện tử cũng rất dễ dàng.
– Gửi hóa đơn cho khách hàng một cách nhanh chóng nhờ hệ thống tự động của ezInvoice.
– Báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế…
5. Giảm thiểu các rủi ro khác
Hóa đơn điện tử đã được số hóa nên không cần phải lưu kho hay vận chuyển. Do đó, khách sạn sẽ tránh được một số rủi ro không mong muốn như hóa đơn bị cháy hay thất lạc… và phải giải trình với các cơ quan chức năng.
Trên đây là những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn tích hợp hóa đơn điện tử. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm như vậy, hãy dùng thử ezFolio – phần mềm quản lý khách sạn 3 – 5 sao, được tin dùng bởi 2.000+ khách sạn trên 5+ quốc gia Đông Nam Á.
Với việc tích hợp hóa đơn điện tử (ezInvoice) trong phần mềm ezFolio, khách sạn có thể:
– Lựa chọn hoặc tự thiết kế hóa đơn theo yêu cầu từ 20+ mẫu hóa đơn điện tử có sẵn.
– Gửi thông tin, quản lý gửi và xác nhận hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email, SMS.
– Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại khách sạn.
Bạn còn chần chừ gì nữa mà không nhanh tay đăng ký dùng thử?
Một phần mềm quản lý khách sạn tích hợp hóa đơn điện tử sẽ giúp khách sạn hoạt động chuyên nghiệp hơn!
