Xây dựng văn hoá "Vận hành dữ liệu" vào quản trị Khách sạn

Kinh doanh trong bất kỳ lĩnh vực nào thì việc quan trọng nhất đó chính là doanh số, đôi khi biểu đồ sẽ bị trồi sụt tùy theo tình hình, chính sách, thời điểm. Những lúc này, người làm kinh doanh cần phải có những quyết định đúng đắn để đưa doanh nghiệp đi lên. Tuy nhiên, làm sao có thể đạt được điều đó, đây cũng là lúc khái niệm “Vận hành dữ liệu” (Data-driven) được đưa ra. Việc sử dụng dữ liệu vào quản lý kinh doanh luôn được coi trọng vì giúp đưa ra những quyết định tối ưu cho doanh nghiệp của mình và nghề Khách sạn, Du lịch không nằm ngoài điều đó

Vậy nên mỗi người làm Du lịch, Khách sạn cần phải tự xây dựng được văn hoá vận hành dựa trên số liệu để có được cái nhìn chi tiết nhất về bản thân cơ sở kinh doanh của mình.

Lợi ích của văn hoá Dữ liệu vận hành

Việc lưu trữ thông tin khách hàng không có nghĩa là khách sạn của bạn đang hoạt động theo văn hoá data-driven, câu chuyện việc bạn sử dụng dữ liệu đó như thế nào đóng vai trò quan trọng trong câu chuyện doanh số. Để trả lời cho việc tại sao phải sử dụng những dữ liệu đó, hãy cùng tìm hiểu những lợi ích của việc ứng dụng dữ liệu trong vận hành khách sạn.

Có cái nhìn sâu hơn về hoạt động kinh doanh: dữ liệu thu được qua việc kinh doanh sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi về khả năng bán hàng, đặt phòng, doanh thu trên từng phòng trống. Điều đó giúp bạn hiểu rõ hơn về sự kiện, biến cố đã xảy ra, qua đó sẽ giúp bạn rút được kinh nghiệm trong việc điều hành và dễ dàng đạt mục tiêu.
Củng cố các quyết định quan trọng trong tương lai: Bất cứ một việc gì, để làm nó tốt bạn phải hiểu rõ ngọn ngành và bản chất vấn đề, việc kinh doanh cũng vậy. Khi nắm được dữ liệu kinh doanh, bạn có thể hiểu được điểm mạnh, yếu, những sự cố đã xảy ra. Hậu quả từ những sai lầm cũng có thể giúp bạn. Từ những thông tin đã đó, người làm chủ sẽ nhìn ra được những lỗ hổng cần phải vá, điểm yếu cần phải.
Tăng cường sự kết nối giữa các nhân viên và đội nhóm: Việc thông tin được chia sẻ liên tục với dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực sẽ khiến các thành viên trong doanh nghiệp, khách sạn sẽ phải tương tác với nhau thường xuyên hơn từ đó tăng được sự kết nối, hợp tác trong nội bộ.

Xem thêm:

Cụm từ data-driven tuy mới nhưng thực chất đã xuất hiện từ rất lâu kể từ khi con người bắt đầu ghi chép thông tin của mình, đây không phải là một xu hướng đơn thuần của việc ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực kinh doanh Du lịch. Nó không chỉ dùng để thu thập thông tin tức thời để sau đó bỏ ngỏ không có tác động gì đến. Việc này là cả một quá trình dài, đòi hỏi tính kiên nhẫn, tìm tòi và khả năng phân tích tốt. Ứng dụng được khái niệm “Data-driven” vào kinh doanh ngành nghề Du lịch khách sạn nói riêng và kinh doanh nói chung sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc đưa ra các quyết sách, đường lối kinh doanh cho mình.

Hãy tinh giản quá trình thu thập thông tin

Thử suy nghĩ nhé, nếu bạn yêu cầu nhân viên thu thập thông tin cho bạn, nhưng có hàng loạt những rào cản như mạng kém, không đồng bộ thiết bị – công nghệ rồi hàng loạt những thuật toán rối rắm thì sẽ như thế nào? Đó chính là những cản trở thường thấy trong việc tiếp cận công nghệ thông tin và ứng dụng trong quản trị khách sạn, nhà hàng. Vì đội ngũ nhân sự của bạn không phải ai cũng đủ kiến thức công nghệ để tìm hiểu và khắc phục những vấn đề đó.

Để ứng dụng được thành công vận hành dữ liệu vào Khách sạn của bạn, chúng tôi khuyên bạn nên đảm bảo thông tin luôn đảm bảo được truy cập 1 cách dễ dàng. Khởi đầu bằng một Hệ thống quản lý tài nguyên (PMS) chẳng hạn, hãy luôn giữ cho PMS dễ sử dụng, các dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, liên tục đến từng tích tắc. Để làm được điều đó, bạn có thể tham khảo hai hệ thống quản trị khách sạn như ezFolio hay ezCloudhotel được nghiên cứu và tối ưu cho đại đa số người sử dụng, dễ dàng tiếp nhận.

Bất cứ việc trễ trong quá trình truyền thông tin, dù chỉ là một giây cũng đủ khiến việc thu thập, tiếp nhận thông tin bị ảnh hưởng. Vậy nên hãy đảm bảo cho dữ liệu của bạn dễ tiếp cận, hạn chế những rào cản vô hình về công nghệ có thể gặp phải.

Xây dựng một văn hoá của sự minh bạch và hợp tác

Việc ứng dụng văn hoá vận hành doanh nghiệp dựa trên dữ liệu sẽ giúp nâng cao sự minh bạch và hợp tác giữa nội bộ doanh nghiệp lên một mức độ cao hơn. Những con số luôn phản ánh sự thật, thuật toán sẽ giúp bạn hiểu rõ khách sạn hoạt động ra sao mà không bị làm khống số liệu như cách thủ công.

“Nếu mọi người cùng quan sát lẫn nhau trong khi làm việc thì những cái tốt nhất sẽ được tôn vinh, cái xấu sẽ bị đẩy lùi” – Rob Casper, Giám đốc dữ liệu của ngân hàng JP Morgan chia sẻ. Trong môi trường khách sạn, việc áp dụng dữ liệu sẽ khiến mọi nhân viên cảm thấy công bằng hơn trong công việc và đánh giá.

Vậy làm thế nào để có được một môi trường như vậy? Đầu tiên hãy đảm bảo số liệu phải được dễ dàng tìm thấy, người quản lý doanh số phải biết được tiền chạy quảng cáo, người làm marketing phải hiểu được quy trình đặt phòng của khách sạn. Tiếp đó, mọi cách đo thông số phải đúng, đảm bảo số liệu đưa ra chân thực nhất để người đứng đầu và các nhân viên thấy được tình hình kinh doanh xấu hay tốt, ế hay đắt. Như vậy mọi người sẽ có được sự chuẩn bị sẵn cho mọi tình huống xảy a.

Đảm bảo mọi nhân viên phải biết cách đọc hiểu và phân tích dữ liệu.

Khách sạn có nhiều cấp bậc nhân viên với nhiều mức độ nhận biết và chuyên môn khác nhau, tuy người đứng đầu phải nắm bắt được khả năng để có thể hướng dẫn họ cách đọc và hiểu dữ liệu đang nói gì. Việc hiểu dữ liệu phản ánh sẽ khiến các nhân sự phụ trách nhìn được ra vấn đề gặp phải, giúp họ lên kế hoạch, chủ động đưa các vấn đề cần khắc phục và hướng giải quyết.

Đảm bảo dữ liệu có đủ 4 DỄ (DỄ TÌM, DỄ TIẾP CẬN, DỄ TƯƠNG TÁC, DỄ TÁI SỬ DỤNG)

Đến hiện tại, bạn đã hiểu được phần nào những lợi ích của việc ứng dụng văn hoá “Vận hành dữ liệu” vào khách sạn của mình, để dễ dàng đạt được điều đó tại khách sạn, cơ sở kinh doanh lưu trú của mình, bạn hãy thử áp dụng công thư 4 DỄ:

DỄ TÌM: Mọi dữ liệu phải rõ ràng, đồng bộ thông tin. Việc đặt tên cũng cần được thông nhất để khi bạn cần kiểm tra, tìm kiếm thì chỉ cần gõ là ra những thông tin cần thiết.
DỄ TIẾP CẬN: Dữ liệu cần phải được tiếp cận dễ dàng bởi mọi thành viên, bất cứ lúc nào, việc xác minh, uỷ quyền truy cập thì chỉ đảm bảo ở mức tương đối, không nên quá dài dòng, rắc rối.
DẾ TƯƠNG TÁC: Mọi dữ liệu cần được kết nối với nhau phù hợp, ví dụ: cơ sở dữ liệu email khách hàng cần đồng bộ với thông tin đặt phòng, POS tại nhà hàng, lễ tân. Từ đó bạn có thể từ email tìm ra được ngày đặt phòng/chỗ, loại phòng, số ngày thuê,…..
DỄ TÁI SỬ DỤNG: Dữ liệu có thể dễ dàng được nhân bản và kết hợp tại nhiều trường hợp khác nhau. Nếu bạn làm hai báo cáo về email khách hàng về hai lĩnh vực khác nhau thì đảm bảo không phải tốn thêm 1 lần để tìm thông tin về email.

Xem thêm:

Giải pháp của ezCloud trong việc giúp khách hàng xây dựng văn hoá “Vận hành dữ liệu” trong quản lý và kinh doanh khách sạn.

Hiện tại, ezCloud là Nền tảng quản trị và kinh doanh Du lịch có thị phần số 1 Việt Nam với đa dạng các phần mềm, giải pháp chuyển đổi số vào doanh nghiệp kinh doanh các dịch vụ du lịch, vui chơi, khách sạn. Đã gần 10 năm hoạt động, ezCloud đã giúp hàng ngàn đối tác thành công trong việc ứng dụng văn “Vận hành dữ liệu” vào kinh doanh và quản trị khách sạn.

Đối với khách sạn, chúng tôi có các phần mềm quản lý khách sạn đã được tối ưu để phù hợp với hoạt động khách sạn dựa trên tiêu chuẩn quốc tế. Sản phẩm được ra đời với sự dày công nghiên cứu, thử nghiệm để đưa ra phiên bản tốt nhất tới tay khách hàng. Mọi dữ liệu đều được cập nhật theo thời gian thực, dễ hiểu, mọi nhân viên phụ trách đều dễ dàng đọc hiểu và phân tích các chỉ số từ đó tăng hiệu quả kinh doanh, kịp thời giải quyết các vấn đề tồn đọng hoặc biến cố lớn.

4.8/5 - (6 bình chọn)