Quản trị khách sạn và bài toán về giảm thiểu chi phí

Kiểm soát chi phí hoạt động khách sạn là chìa khóa để quản trị một cơ sở kinh doanh thành công. Chi phí kinh doanh cao và các hoạt động lãng phí làm suy giảm tỷ suất lợi nhuận, đe dọa sức khỏe tài chính và khả năng tồn tại của khách sạn.

Hoạt động quản trị khách sạn được coi là lý tưởng khi chi phí khớp với doanh thu và vẫn sản sinh ra lợi nhuận. Ngoài ra, khách sạn của bạn sẽ vẫn hoạt động một cách trơn tru dựa trên kế hoạch đã đặt ra nhưng vẫn đem lại cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất.

Hai loại chi phí thường thấy trong vận hành khách sạn

1. Chi phí cố định

Đây là loại chi phí phải trả cố định, theo thời điểm mà các khách sạn phải thanh toán:

Mặt bằng (tiền thuê hoặc tiền trả ngân hàng) Đây thường là chi phí cố định lớn nhất của một khách sạn
Thuế tài sản và các chi phí liên quan khác, chẳng hạn như bảo hiểm.
Cố định hóa đơn hàng tháng, như điện, nước, truyền hình và internet.
Nguồn nhân lực: tiền lương của nhân viên và các chi phí khác liên quan đến tiền lương.
Phí nhượng quyền thương mại, nếu có.

2. Chi phí phát sinh

Là dạng chi phí biến động, xuất hiện không theo chu kỳ, nhưng chúng có tác động thường trực lên việc vận hành hàng ngày.

Chi phí nhân sự: Mặc dù tiền lương là một khoản được lên kế hoạch sẵn và hầu như cố định, nhưng lao động theo giờ có thể cắt giảm lợi nhuận của bạn khi bạn sử dụng nhân viên một cách thiếu hiệu quả.
Chi phí tiện ích: Càng nhiều khách, tỷ lệ sử dụng tiện ích càng cao, trung bình khách sạn chi khoảng 3% doanh thu trở lên cho các tiện ích.
Chi phí tiếp thị và phân phối: Bạn sẽ chi nhiều tiền hơn cho tiền hoa hồng khi lượt đặt phòng tăng cao trên các kênh của bên thứ 3 và có thể sẽ chi nhiều hơn cho marketing quảng cáo để thúc đẩy nhu cầu trong những mùa thấp điểm.
Khăn trải giường, đồ vệ sinh cá nhân và các sản phẩm tẩy rửa: Quản lý nguồn cung và vật dụng kém hiệu quả có thể dẫn đến chi tiêu quá mức cần thiết.
Thực phẩm và đồ uống tồn kho: Đặt hàng quá mức có thể gây lãng phí, trong thiếu hàng làm giảm doanh thu của bạn và góp phần tạo ra trải nghiệm tiêu cực cho khách.
Phí quẹt thẻ tín dụng và phí xử lý thanh toán khác.
Chi phí đầu tư công nghệ. Chúng có thể bao gồm phí phần mềm quản lý khách sạn, công nghệ quản lý lưu trú, v.v.

Xem thêm:

Làm sao để giảm thiểu chi phí quản trị khách sạn?

Kiểm soát chi phí nhân sự

Trong hầu hết mọi hoạt động kinh doanh, tiền nhân công chiếm một phần lớn chi phí của bất kỳ khách sạn nào. Một số nguồn tin nói rằng các khách sạn nên duy trì chi phí nhân công từ 20-50% (không bao gồm lương quản lý). Tỷ lệ phần trăm thực tế rất có thể thay đổi theo loại hình kinh doanh, nhưng hầu hết đều đồng ý rằng tỷ lệ này cao.

Xây dựng một lịch trình là cách dễ nhất để quản lý chi phí nhân công hiệu quả. Nếu bạn thừa nhân lực, thì việc này chỉ khiến bạn tốn kém tiền bạc! Nên nhớ, từng thời điểm, nhu cầu về từng vị trí sẽ khác nhau vậy nên hãy tạo một lịch trình hợp lý hơn để tận dụng tối đa nguồn nhân lực sẵn có.

Một cách khác để giảm chi phí lao động là đào tạo nhân viên ở nhiều vai trò, đặc biệt là các vai trò liên quan đến nhau. Các nhân viên được đào tạo chéo có thể làm các công việc khác nhau, chuyển đổi khi cần thiết trong suốt ca làm việc. Ví dụ, một quản gia có thể giúp giặt là và nhân viên hành lý (bellman) có thể tham gia vào dịch vụ phòng. Đào tạo chéo hoạt động rất hiệu quả ở các cơ sở nhỏ, nơi các nhân viên có xu hướng hoạt động như một đội nhóm.

Đào tạo chéo tối ưu hóa nguồn nhân sự của bạn để bạn có thể vừa quản lý chi phí lao động trong thời gian bận rộn vừa giữ được tinh thần trong thời kỳ suy thoái, chẳng hạn như mùa thấp điểm, suy thoái kinh tế hoặc khủng hoảng đại dịch. Nó cũng mang lại lợi ích cho nhân viên vì nó có thể giúp họ phát triển các kỹ năng mới và mở ra cơ hội để tiến xa hơn trong sự nghiệp của họ.

Tiết kiệm năng lượng

Giảm sử dụng năng lượng có tác động trực tiếp đến lợi nhuận của bạn. Các khách sạn dành khoảng 6% chi phí hoạt động cho các tiện ích, trong đó 35% chi cho chiếu sáng. Hãy bắt đầu với các sáng kiến bền vững hơn, chẳng hạn như chuyển sang sử dụng bóng đèn tiết kiệm năng lượng và đào tạo nhân viên về cách sử dụng năng lượng thông minh. Ngay cả chiến dịch “tái sử dụng khăn tắm của bạn” cũng có thể có tác động đáng kể đến việc sử dụng điện hoặc nước và giảm đáng kể tỷ lệ chi phí của bạn.

Sau đó, xem xét các nâng cấp có thể làm giảm mức sử dụng năng lượng tổng thể của bạn, chẳng hạn như:

Tự động hóa hệ thống điều hoà.
Máy nước nóng sử dụng nhiệt năng từ hệ thống sưởi, thông gió và điều hòa không khí.
Máy sưởi năng lượng mặt trời cho hồ bơi.
Cửa sổ có lớp phủ cách nhiệt.
Cảm biến tự điều chỉnh độ sáng của đèn (giảm 30% mức sử dụng!).
Bóng đèn LED sử dụng ít điện hơn và tỏa nhiệt ít hơn.
Áp dụng “Mái nhà xanh” sử dụng thực vật để hấp thụ nhiệt

Quản lý doanh thu hiệu quả

Quản lý doanh thu có thể không phải là điều đầu tiên xuất hiện khi bạn nghĩ “chi phí vận hành khách sạn”. Đậy là một dạng công cụ theo dõi dữ liệu thị trường và đối thủ cạnh tranh, nó thường không phải là một công cụ quản lý chi phí. Tuy nhiên, đây lại là một phương thức giúp tối ưu hóa doanh thu vì nó giúp xác định, quản lý những chi phí từ thấp đến cao như hoa hồng đại lý du lịch và các chi phí phân phối khác.

Hệ thống quản lý doanh thu tạo ra các dự báo chi tiết về tổng doanh thu và hoạt động của khách sạn, đặc biệt là xây dựng lịch làm việc cho nhân viên và quản lý kho phòng. Những dự báo này sẽ thể hiện những giai đoạn cao điểm hoặc thấp điểm, điều này có nghĩa bạn sẽ dự trù được lượng nhân sự và chuẩn bị sẵn cơ sở vật chất theo từng khoảng thời gian khác nhau trong năm.

Đánh giá lại hệ thống phần mềm đang sử dụng

Chi phí nhanh chóng tăng lên khi khách sạn sử dụng càng nhiều phần mềm. Đối với các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ, việc mua tất cả các phần mềm cần thiết để vận hành là vô cùng đắt đỏ. Có rất nhiều loại phần mềm để quản trị khách sạn như: dọn phòng, quản lý khách hàng, quản lý doanh thu, đặt phòng trực tuyến, điểm bán hàng…. Nếu bạn sử dụng mười phần mềm từ mười nhà cung cấp khác nhau, thì đó là mười hóa đơn hàng tháng, mười người quản lý tài khoản, mười lần phải học vận hành và mười lần đau đầu để theo dõi tất cả.

Để đảm bảo rằng bạn đang sử dụng hết tiềm năng của tất cả phần mềm, hãy kiểm tra công nghệ để xác định phần mềm đã được sử dụng ít hoặc không còn cần thiết nữa. Bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách giảm tổng số nhà cung cấp và chọn một phần mềm ngành khách sạn gói các chức năng vào một bảng điều khiển duy nhất.

Đọc thêm: Quản lý khách sạn 3-5* một cách chuyên nghiệp, hiệu quả với ezFolio

Các phần mềm hoạt động điện toán đám mây (cloud-based) có thể cung cấp giải pháp thay thế với chi phí thấp hơn cho dịch vụ lưu trú. Triple C Hotels & Resorts, một hệ thống khách sạn đã cắt giảm 60% ngân sách phần mềm khách sạn khi chuyển sang một hệ thống quản lý điện toán đám mây duy nhất. Hơn thế nữa, việc chuyển đổi đã tăng lượng đặt phòng trực tiếp lên 12% nhờ vào một hệ thống tích hợp giúp đồng bộ giá giữa các hệ thống và được tối ưu hóa theo nhu cầu trong thời gian thực.

Đọc thêm: ezCloudhotel – Giải pháp phần mềm quản lý tối ưu cho khách sạn 0-2*

Bạn cũng sẽ thấy các lợi ích khác đối với phần mềm khách sạn cloud-based: không có chi phí cài đặt trả trước, không có chi phí bảo trì liên tục, đồng bộ hóa liền mạch giữa các hệ thống và không phải đau đầu về CNTT hoặc nâng cấp trong tương lai. Chưa kể, bạn sẽ có thể truy cập hệ thống quản lý tài sản của mình từ mọi nơi trên thế giới bằng Internet, giúp bạn luôn được kết nối với doanh nghiệp của mình.

Tối ưu hoá giai đoạn marketing

Tiếp thị là một trong những chi phí có độ biến thiên lớn nhất trong quản trị khách sạn, hầu hết trong số đó cộng dồn vào chi phí mua lại khách hàng (CAC). Các chủ khách sạn cố gắng khiến các lượt đặt phòng ở mức CAC thấp nhất có thể, điều này thường rất khó. Trước tiên, bạn cần hiểu CAC của mình cho từng kênh, tận dụng các kênh OTA thường tạo ra CAC cao hơn so với đặt phòng trực tiếp. Tuy nhiên, đặt phòng trực tiếp là kênh không tốn hoa hồng, nhưng phải có được với chi phí quảng cáo từ Google, Facebook hoặc metasearch.

Xem thêm:

Mỗi khách sạn nên đa dạng hóa chiến lược tiếp thị của mình, sử dụng đồng thời inbound và outbound marketing, phân phối kho phòng theo một chiến lược trên một số OTA và thị trường trực tuyến. Sự kết hợp lành mạnh giữa danh sách OTA, quảng cáo tìm kiếm thông qua mạng xã hội, quảng cáo trên mạng xã hội, chiến dịch email, quan hệ đối tác với các doanh nghiệp địa phương, v.v. tạo nên một cách tiếp cận tốt.

Để tối ưu hóa chi phí tiếp thị, hãy cài đặt Facebook Pixel và mã phân tích hợp (chẳng hạn như Google Analytics) vào website để bạn có thể theo dõi hiệu suất từ lúc khách hàng nhấp chuột đến khi đặt phòng. Khi được tích hợp đúng cách vào hệ thống quản lý khách sạn, bạn sẽ có cái nhìn đầy đủ chiến lược hoạt động ra sao, kết quả và những điểm cần cải thiện. Nếu bạn đang thuê các agency marketing cho khách sạn, hãy nhớ thường xuyên xem xét báo cáo kết quả hàng tháng để có những thay đổi phù hợp.

Khi phát triển các chiến lược để giảm chi phí của khách sạn, đừng quên cân nhắc các tác động đến trải nghiệm khách hàng. Bạn có thể dễ dàng cắt giảm tất cả những chỉ số kém hiệu quả nhưng lại không lường hết tác động tiêu cực đến khách hàng.

Với việc lập kế hoạch hiệu quả và thực hiện nhất quán, bạn có thể giảm chi phí trong quản trị khách sạn mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Đó là đôi bên cùng có lợi khi lợi nhuận đáp ứng với nhu cầu của khách hàng.

Nguồn