Là một địa điểm kinh doanh F&B thì việc Nhà hàng khách sạn nhận được những lời yêu cầu tổ chức sự kiện là điều hoàn toàn hiển nhiên. Đây cũng là hoạt động đem lại rất nhiều doanh thu và lợi nhuận cho khách sạn. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện trong nhà hàng cần những gì?
Nhận thông tin tổ chức sự kiện từ khách hàng
Mỗi khi khách hàng có nhu cầu hoặc đội ngũ bán hàng, cấp trên tìm được những yêu cầu về tổ chức sự kiện trong nhà hàng. Là người tiếp nhận thông tin bạn cần làm rõ một số vấn đề như sau:
- Loại hình sự kiện khách hàng muốn
- Mục tiêu của sự kiện (tri ân, đám cưới,
- Chủ đề, thông điệp chính của chương trình
- Thời gian tổ chức dự kiến
- Đối tượng, số lượng người tham dự
- Ngân sách khách hàng sẵn sàng chi trả
- Các yêu cầu đặc biệt của đối tác
Lên ý tưởng, phác hoạt sự kiện
Khi đã biết được những thông tin ban đầu, bạn cần họp lại với các bộ phận liên quan để tìm được những ý tưởng, phương án tổ chức. Khi đã có được ý tưởng sơ bộ, cần thống nhất chủ đề cho sự kiện để làm nổi bật chương trình như:
- Màu sắc chủ đạo của sự kiện
- Thiết kế không gian theo như concept đã đề ra
- Định hướng nội dung trong chương trình…
Xây dựng kế hoạch chi tiết
Cùng ezCloud khám phá ngay các bước xây dựng kế hoạch chi tiết.
- Lựa chọn địa điểm, thời gian, không gian tổ chức sự kiện (cần tiền trạm nếu không gian khách yêu cầu nằm ngoài khu vực của khách sạn)
- Xây dựng kịch bản chi tiết: thời lượng, nội dung, văn nghệ,…
- Menu món ăn theo như mong muốn của khách hàng
- Thiết kế sản phẩm nhận diện trong chương trình: Backdrop, standee, màn hình, logo, thư mời, vé mời…
- Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, bộ phận kỹ thuật…
- Trang thiết bị cần sử dụng: Các loại đèn, màn hình led, decor sân khấu, không gian tiệc, bàn ghế, loa…
- Phương thức vận chuyển, cách thực chạy thực phẩm
- Kế hoạch truyền thông (nếu có), sự kiện cưới có thể không cần
- Phương án đề phòng cho những rủi ro, phương án xử lý (trời mưa, mất điện…)
- Công cụ đo lường hiệu quả của sự kiện (feedback, check in…)
- Dự trù kinh phí (với công ty), báo giá sự kiện (cho khách hàng)
Trình bày ý tưởng & kế hoạch
Sau khi có được sự chuẩn bị kĩ càng, bạn cần phải trình bày ý tưởng với cấp trên để nhận được sự phê duyệt, sau đó sẽ đến lượt gặp khách hàng để thuyết phục để họ chấp nhận phương án được đưa ra.
- Triển khai sự kiện
- Phân chia nhiệm vụ công việc cho từng nhóm, cá nhân. Tổng hợp những nhiệm vụ cần làm
- Sắp xếp không gian sự kiện theo như concept được đề ra
- Chuẩn bị kỹ lưỡng các phần như: âm thanh, hình ảnh, ánh sáng, MC,…
- Tra soát lại toàn bộ ấn phẩm thiết kế, theo sát để tránh sai lầm
- Tiến hành truyền thông theo kế hoạch đã đề ra (có thể có)
- Sắp xếp nhân sự phụ trách từng hạng mục khi sự kiện diễn ra
- Lắp đặt trang thiết bị
- Sắp xếp phương án dự phòng
- Tổng duyệt chương trình lần cuối
Đọc thêm: Nhà hàng khách sạn: Những điều không thể bỏ qua
Luôn có deadline cho các hoạt động như trên để quản lý kiểm soát được tiến độ công việc
➤ Trong sự kiện
Trong sự kiện, người điều phối luôn cần phải có cái nhìn bao quát cho toàn bộ những hoạt động diễn ra, theo dõi những nhân sự phụ trách để nắm bắt được tình hình sự kiện, qua đó dễ dàng xử lý nếu có bất cứ sự cố diễn ra, đảm bảo được sự trơn tru của sự kiện.
➤ Sau khi kết thúc sự kiện
– Thu dọn hiện trường, bàn giao địa điểm cho các bên liên quan
– Kiểm tra trang thiết bị, trao trả những vật dụng đã thuê mướn.
Tổng kết đánh giá
- Quyết toán chi phí phát sinh
- Hợp rút kinh nghiệm
- Nghiệm thu hậu sự kiện
Tham khảo
