Cách tính khấu hao tài sản cố định trong khách sạn – nhà hàng

Cách tính khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) là nghiệp vụ tài chính quan trọng giúp doanh nghiệp Hospitality xác định chính xác chi phí vận hành và giá trị thực tế còn lại của tài sản qua từng kỳ kế toán. Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC, việc làm chủ các phương pháp tính toán này không chỉ đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế mà còn giúp chủ đầu tư lập kế hoạch dòng tiền thông thái cho việc tái đầu tư cơ sở hạ tầng. Bài viết dưới đây sẽ phân tích sâu các phương thức khấu hao giúp bạn tối ưu hóa lợi nhuận bền vững.

Khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) là gì?

Khấu hao tài sản được hiểu là việc phân bổ có hệ thống giá trị nguyên giá (chi phí đầu tư ban đầu) của tài sản cố định vào chi phí kinh doanh theo thời gian sử dụng hữu ích. Đây không phải là một khoản chi tiền mặt thực tế hàng tháng, mà là cách để doanh nghiệp “thu hồi” dần vốn đầu tư ban đầu nhằm chuẩn bị nguồn lực tài chính cho việc thay thế tài sản khi chúng hết giá trị sử dụng.

Trong lĩnh vực khách sạn – nhà hàng, TSCĐ thường chia thành 4 nhóm chính:

• Nhóm kiến trúc hạ tầng: Tòa nhà khách sạn, biệt thự nghỉ dưỡng, hồ bơi, sân tennis, hệ thống hạ tầng kỹ thuật.
• Nhóm máy móc, thiết bị: Hệ thống thang máy, điều hòa trung tâm, trang thiết bị bếp công nghiệp, máy giặt là, hệ thống PCCC.
• Nhóm phương tiện vận tải: Xe bus đưa đón khách sân bay, xe điện (buggy) trong resort, ô tô phục vụ ban quản lý.
• Nhóm thiết bị quản lý và nội thất: Phần mềm quản lý khách sạn (PMS), tivi, minibar, giường, tủ, tranh ảnh trang trí cao cấp.

Để tính được chuẩn xác, các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh cần làm rõ được hai vần để sau: Tài sản mua mới hay cũ? Sản phẩm có thời gian trích hao mòn là bao lâu?

Các phương pháp tính khấu hao tài sản

Mỗi loại tài sản trong một tổ hợp nghỉ dưỡng có đặc tính sử dụng khác nhau, do đó việc áp dụng duy nhất một phương pháp khấu hao sẽ không phản ánh sát thực tế tài chính. Dưới đây là cách lựa chọn phương pháp tối ưu nhất:

Phương pháp khấu hao đường thẳng

Đây là phương pháp phổ biến nhất, thực hiện chia đều giá trị tài sản trong suốt vòng đời hữu ích của nó. Ví dụ, nếu bạn đầu tư hệ thống giường tủ trị giá 1 tỷ đồng với thời gian khấu hao 10 năm, mỗi năm doanh nghiệp sẽ ghi nhận 100 triệu đồng vào chi phí.

Phương pháp này mang lại tính ổn định cho báo cáo tài chính, giúp nhà quản trị dễ dàng dự báo lợi nhuận hàng năm mà không lo ngại về biến động chi phí lớn giữa các kỳ. Phương pháp này cực kỳ phù hợp cho các tài sản có mức độ hao mòn đều đặn như tòa nhà, nội thất gỗ hoặc vật kiến trúc kiên cố.

Phương pháp khấu hao số dư giảm dần

Ngược lại với đường thẳng, phương pháp này cho phép doanh nghiệp trích khấu hao cao ở những năm đầu và giảm dần về sau. Điều này đặc biệt có lợi cho các loại tài sản công nghệ cao, vốn có tốc độ lỗi thời nhanh chóng và giá trị bán lại sụt giảm mạnh ngay sau khi mua.

Bằng cách trích khấu hao nhanh ở giai đoạn đầu, khách sạn có thể thu hồi vốn đầu tư sớm hơn để tái đầu tư vào các công nghệ mới, giúp duy trì lợi thế cạnh tranh về trang thiết bị nghe nhìn, hệ thống máy chủ hoặc các thiết bị bếp hiện đại.

Phương pháp khấu hao theo sản lượng

Đây là phương thức tính toán dựa trên mức độ khai thác thực tế của tài sản thay vì dựa vào thời gian. Ví dụ, một hệ thống máy giặt công nghiệp trong khách sạn sẽ được trích khấu hao dựa trên số tấn đồ giặt mà nó xử lý.

Phương pháp này phản ánh chính xác nhất mối quan hệ giữa chi phí và doanh thu. Trong những tháng thấp điểm khi công suất phòng thấp và máy móc ít hoạt động, mức khấu hao sẽ giảm xuống, giúp giảm bớt áp lực chi phí cho doanh nghiệp. Ngược lại, vào mùa cao điểm, chi phí khấu hao tăng lên tương ứng với doanh thu ghi nhận được.

Bảng thời gian trích cách tính khấu hao tài sản cố định

Việc áp dụng sai khung thời gian trích khấu hao không chỉ ảnh hưởng đến báo lãi lỗ thực tế mà còn dễ dẫn đến các rủi ro về pháp lý và thuế. Dưới đây là khung thời gian tiêu chuẩn được quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC dành cho các nhóm tài sản phổ biến nhất trong khách sạn và nhà hàng:

Xem thêm:

• Chi phí kinh doanh nhà hàng khách sạn trong bao gồm những gì?
• 9 bí kíp “vàng” giúp bạn kinh doanh nhà hàng đạt hiệu quả cao

Cách tính khấu hao tài sản cố định trong Hospitality

Do tính đơn giản và sự công nhận rộng rãi của cơ quan Thuế, phương pháp đường thẳng hiện được áp dụng cho hơn 80% tài sản cố định trong ngành khách sạn. Để tính toán chính xác, bạn cần thực hiện theo hai bước:

• Xác định mức khấu hao năm: Bạn lấy Nguyên giá TSCĐ (bao gồm giá mua và các chi phí liên quan đến việc đưa tài sản vào sử dụng) chia cho Thời gian trích khấu hao. Thời gian này phải tuân thủ khung quy định mà chúng tôi đã liệt kê ở trên.
• Phân bổ theo tháng: Để quản trị báo cáo lãi lỗ (P&L) hàng tháng, mức khấu hao tháng sẽ bằng mức khấu hao năm chia cho 12. Việc phân bổ hàng tháng giúp khách sạn nhìn nhận đúng giá trị lợi nhuận ròng sau khi đã trừ đi các chi phí hao mòn định kỳ.

Trong đó: Số ngày sử dụng trong tháng = Tổng số ngày của tháng P/S – Ngày bắt đầu sử dụng + 1

Ví dụ: Ngày 01/03/2022, Khách sạn Sojo mua 01 Lò nướng Toshiba trị giá 40.000.000 đồng, chưa thuế VAT. Lò được mua về và sử dụng ngay ngày hôm đó. Cách tính khấu hao theo đường thẳng cụ thể như sau: 

Xác định thời gian trích khấu hao: Lò nướng Toshiba có thời gian sử dụng từ 7 – 15 năm. Vậy, ta sẽ lấy trích khấu hao trong vòng 10 năm.

Nguyên giá : 40.000.000 = 40.000.000 đồng.

Mức khấu hao hàng năm: 40.000.000/10 = 4.000.000 đồng/năm.

Mức khấu hao hàng tháng: 4.000.000/12 = 333.000 đồng/tháng.

Mức khấu hao trong tháng 3: (300.000/31ngày ) x 22 ngày = 227.000 đồng.

Như vậy trong tháng 7 được trích 227.000 đồng vào chi phí, từ T3/2022 được trích 333.000 đồng và hàng năm được trích 4.000.000 đồng.

Những lưu ý khi hạch toán khấu hao cho khách sạn

Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế từ các kế toán trưởng lâu năm trong ngành Hospitality:

Xử lý khi nâng cấp, đại tu khách sạn

Ngành khách sạn thường xuyên phải sửa chữa lớn sau mỗi 5-7 năm để giữ chuẩn sao.

*Lưu ý: Các chi phí này nếu làm tăng lợi ích kinh tế lâu dài thì phải được vốn hóa (cộng vào nguyên giá) và trích khấu hao lại, thay vì hạch toán toàn bộ vào chi phí trong kỳ.

Khấu hao tài sản cũ mua lại

Nhiều khách sạn mua lại trang thiết bị cũ từ các đơn vị khác.

Cách tính: Thời gian trích khấu hao = (Giá trị hợp lý / Giá bán tài sản mới cùng loại) x Thời gian trích khấu hao của tài sản mới

Quản lý thẻ tài sản tại từng bộ phận

Do tài sản khách sạn phân tán ở hàng trăm phòng, việc gắn mã QR và theo dõi khấu hao theo “vị trí tài sản” là bắt buộc để tránh thất thoát khi kiểm kê hằng năm.

Việc quản lý tài sản bằng các bảng tính Excel thủ công thường dẫn đến các sai sót như trùng lặp, bỏ sót tài sản hoặc nhầm lẫn trong việc tính toán thời gian khấu hao của các loại tài sản khác nhau. Các giải pháp từ ezCloud giúp số hóa toàn bộ vòng đời của tài sản. Chủ đầu tư có thể xem báo cáo từ xa để biết chính xác giá trị còn lại của toàn bộ tài sản trong khách sạn, từ đó có căn cứ đưa ra các quyết định đầu tư hoặc thay mới trang thiết bị một cách chính xác nhất.

Hiểu và áp dụng đúng cách tính khấu hao tài sản không chỉ giúp khách sạn minh bạch số liệu tài chính mà còn là công cụ đắc lực để tối ưu chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. Hãy đảm bảo bạn luôn cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất để vận hành doanh nghiệp một cách an toàn và hiệu quả. Hy vọng bài viết này của ezCloud đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về nghiệp vụ khấu hao trong khách sạn.