Cách chia ca làm việc trong khách sạn, nhà hàng hiệu quả

Là một ngành đặc thù dựa theo rất nhiều thời gian của khách hàng, thời gian làm việc của nhân viên Nhà hàng – Khách sạn cũng vì thế mà biến đổi để có thể phù hợp với điều kiện công việc. Biết cách chia làm việc trong khách sạn sẽ giúp đạt hiệu quả cao và tối ưu chi phí nhân sự.

Quy định về thời gian làm việc

Ca làm việc là khoảng thời gian người lao động nhận nhiệm vụ cho đến lúc được phép bàn giao lại cho người khác. Đây cũng là khoảng thời gian người lao động được trả lương theo quy định của công ty và nhà nước, nếu người lao động muốn làm thêm giờ (OT – Over time) thì sẽ phải có sự đồng ý của đơn vị công tác. 

Theo điều 60 Nghị định 145/2020, giới hạn làm việc thêm giờ được quy định như sau:

• Nếu làm thêm vào ngày làm việc bình thường, thì tổng số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 1 ngày.
• Nếu làm việc bình thường theo tuần, thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ/ngày.
• Nếu làm vào ngày nghỉ lễ, tết và ngày nghỉ hàng tuần, thì tổng số giờ làm thêm không quá 12 giờ/ngày.

Tại sao khách sạn nên chia ca làm việc?

Ngành khách sạn là ngành dịch vụ hoạt động liên tục 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần và 365 ngày một năm. Với tính chất vận hành không ngừng nghỉ này, bảng chia ca làm việc không chỉ là một lịch trình đơn thuần mà còn là xương sống của mọi hoạt động. Một bảng ca được lập ra một cách khoa học sẽ quyết định ba yếu tố then chốt:

• Đảm bảo sức khỏe cho nhân viên và hiệu suất công việc: Nếu bạn để nhân viên làm quá sức, thời gian nghỉ ngơi không còn hợp lý sẽ khiến cho tâm lý mệt mỏi, chán nản diễn ra. Đây là điều nguy hiểm trong công việc, khiến hiệu quả công việc bị kém đi rất nhiều
• Đảm bảo tiến độ diễn ra trôi chảy: Nếu không may nhân viên bị ốm, bận việc, thì bạn vẫn có cơ hội điều phối, lấp đầy những vị trí đang trống để đảm bảo tiến độ công việc được diễn ra một cách trôi chảy nhất có thế.
• Tiết kiệm chi phí cho nhân sự: Trong thực tế, thời điểm khách hàng dao động là rất nhiều, có ít có nhiều, nếu điều phối hợp lý thì nhân sự cho thời điểm cao thấp sẽ bù qua lại cho nhau, ngân sách cũng sẽ được tối ưu nhất có thể.  

Cách chia ca làm việc phổ biến trong khách sạn, nhà hàng

Ca hành chính

Thường sẽ là khoảng 8h-18h hoặc sớm và muộn hơn, tùy theo nhu cầu và quy định công ty, nhưng tất cả vẫn đảm bảo 8h làm việc, đúng yêu cầu của pháp luật, kết hợp với nghỉ trưa hợp lý,… Giờ làm việc này thường phù hợp với những nhân viên khối văn phòng như kế toán, hành chính,…

Một phần mềm quản lý chuyên nghiệp là chìa khóa để kinh doanh khách sạn thành công!

Ca làm việc trong khách sạn

Bộ phận Tiền sảnh

Bộ phận Tiền sảnh là “trái tim” của khách sạn, luôn cần duy trì sự hiện diện liên tục. Ca làm việc được chia thành 3 ca chính:

• Ca Sáng (Morning Shift): 6:00 – 14:00. Tập trung vào việc Check out của khách, xử lý các yêu cầu của khách đang lưu trú và chuẩn bị hồ sơ cho khách Check in buổi chiều.
• Ca Chiều (Afternoon Shift): 14:00 – 22:00. Đây là ca quan trọng nhất, tập trung vào việc Check in chính, xử lý đặt phòng phút chót và bàn giao các thông tin quan trọng cho ca đêm.
• Ca Đêm (Graveyard/Night Shift): 22:00 – 6:00. Công việc bao gồm kiểm toán đêm, chuẩn bị báo cáo tài chính hằng ngày, và đảm bảo an ninh, trật tự chung của khách sạn.

Bộ phận Buồng phòng (Housekeeping)

Bộ phận Buồng phòng hoạt động chủ yếu vào ban ngày:

• Ca Sáng/Trưa: 8:00 – 17:00. Đây là ca chính, tập trung dọn phòng Check out và vệ sinh các khu vực công cộng.
• Ca Chiều: 17:00 – 21:00. Dịch vụ dọn giường buổi tối (chuẩn bị phòng cho khách ngủ) chỉ áp dụng tại các khách sạn 4-5 sao nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Ca làm việc trong nhà hàng, bộ phận ẩm thực

Tuỳ thuộc vào thời gian hoạt động, thời gian mở cửa,… các nhà hàng có thể có những giờ hoạt động khác nhau, sau đây là một số mốc thời gian tham khảo:

• Ca sáng: 6 giờ – 14 giờ. Yêu cầu số lượng nhân viên cao nhất trong khoảng 7:00 – 9:30 để phục vụ khách, sau đó giảm dần để dọn dẹp và chuẩn bị cho ca trưa.
• Ca tối: 14 giờ – 22 giờ. Thường áp dụng cho nhân viên quầy Bar hoặc phục vụ tiệc, sự kiện liên tục.
• Ca gãy: 10 giờ – 14 giờ (phục vụ ăn trưa) và 17 giờ – 22 giờ (phục vụ ăn tối). Ca này giúp tiết kiệm chi phí nhân công vào giữa buổi chiều.

*Ca gãy, ca xoay nghĩa là nhân sự không làm liên tục 8 tiếng mà chia ra thành hai ca nhỏ hơn, mỗi ca 4 tiếng (10h – 14h, sau đó nghỉ, rồi vào làm tiếp từ 17h – 21h); còn ca xoay là tuần này nếu nhân sự làm full sáng thì tuần sau làm full chiều, hoặc có thể xoay ca kiểu 2 – 4 – 6 ca chiều và 3 – 5 – 7 ca sáng.

Nguyên tắc khi lập bảng chia ca làm việc trong khách sạn

Việc chia ca làm việc không thể dựa trên cảm tính mà cần tuân thủ các nguyên tắc vận hành đã được chuẩn hóa:

Linh hoạt theo công suất phòng

Quy tắc: Số lượng nhân viên phải được điều chỉnh linh hoạt dựa trên dự báo công suất phòng và nhu cầu dịch vụ thực tế.

Nếu công suất phòng dưới 50%, quản lý nên cắt giảm nhân sự ở các bộ phận phụ trợ như nhân viên phục vụ tiệc, bellman hoặc yêu cầu nhân viên nghỉ bù. Ngược lại, vào dịp lễ Tết hoặc mùa cao điểm (trên 90% công suất), cần tăng cường nhân sự, cân nhắc cho làm thêm giờ (OT) hoặc thuê nhân viên Part-Time.

Phân bổ vị trí, kỹ năng

Quy tắc: Mỗi ca làm việc, đặc biệt là các ca đêm và cuối tuần, phải đảm bảo có đủ nhân viên chủ chốt: Trưởng ca, người có kỹ năng ngoại ngữ tốt, và người có kinh nghiệm xử lý khủng hoảng/phàn nàn.

Ví dụ: Tránh để hai nhân viên mới hoặc thiếu kinh nghiệm trực ca cùng lúc. Điều này đảm bảo tính Thẩm quyền trong việc ra quyết định.

► Xem thêm: Shift Leader là gì? Mô tả công việc của shift leader chuyên nghiệp

Tuân thủ Luật Lao động

Đây là nguyên tắc bắt buộc để bảo vệ cả nhân viên và khách sạn.

Thời gian nghỉ: Đảm bảo thời gian nghỉ giữa ca cho nhân viên (thường ít nhất 8 tiếng) và các quy định về thời gian nghỉ trưa/nghỉ giải lao.

Giờ làm việc tối đa: Tuân thủ số giờ làm việc tối đa/tuần theo luật định và chính sách làm thêm giờ (OT) rõ ràng.

Công bằng, minh bạch

Sự công bằng là yếu tố then chốt giúp duy trì tinh thần nhân viên.

Chia đều ca khó: Phải chia đều các ca không phổ biến (như ca đêm, ca cuối tuần, ca lễ) giữa tất cả nhân viên.

Hỗ trợ: Ghi nhận và tôn trọng các yêu cầu nghỉ phép cá nhân hoặc hoán đổi ca hợp lý của nhân viên, tạo môi trường làm việc cởi mở.

Trùng lặp ca

Quy tắc: Tạo ra một khoảng thời gian trùng lặp ngắn (thường từ 15 – 30 phút) giữa ca cũ và ca mới. Khoảng thời gian này được sử dụng để bàn giao công việc, trao đổi thông tin khách hàng, và đảm bảo mọi sự cố đều được thông báo kịp thời.

Lợi ích: Giảm thiểu sai sót, tăng tính liên tục của dịch vụ và tạo cơ hội cho nhân viên mới học hỏi.

Bảng chia ca làm việc trong khách sạn không chỉ là một công cụ hành chính mà là một công cụ quản lý chiến lược. Sự thành công trong vận hành khách sạn nằm ở sự cân bằng tinh tế giữa việc duy trì chất lượng dịch vụ ở mức cao nhất, đảm bảo sự hài lòng của đội ngũ nhân viên và tối ưu hóa chi phí một cách khoa học.