Occupancy rate là gì? Tips gia tăng chỉ số thành công

Occupancy rate là gì? Chỉ số thể hiện hiệu quả kinh doanh mà khách sạn cần tối ưu hóa để nâng cao doanh thu và đảm bảo ưu thế cạnh tranh

Occupancy rate (tỷ lệ lấp đầy phòng) là một thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh lưu trú. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ khái niệm này. Và bài toán tối ưu hóa tỷ lệ lấp đầy phòng cũng là điểm khó nhất mà chủ khách sạn phải đối mặt. Bài viết này sẽ mang đến những bí quyết và kỹ thuật hiệu quả để tăng cường tỷ lệ lấp đầy phòng. Từ đó, đưa doanh nghiệp lưu trú của bạn lên tầm cao mới.

1. Occupancy rate là gì?

Occupancy rate là gì? Đây chính là tỷ lệ sử dụng hay tỷ lệ lấp phòng. Đây là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong ngành kinh doanh và khách sạn. Chỉ số này thể hiện tỷ lệ số phòng đang được sử dụng trong một ngày, hoặc giai đoạn nào đó. Từ đó, phản ánh trực quan tình hình kinh doanh khách sạn. Tức là, việc bán phòng hiệu quả sẽ được thể hiện bởi chỉ số Occupancy cao, và ngược lại.

2. Vai trò của Occupancy rate là gì?

Tỷ lệ lấp đầy thấp có thể gây ra một số điều lo ngại. Chưa kể, đây là thước đo đảm bảo đặt phòng thành công. Điều này cho thấy tỷ lệ lấp đầy (Occupancy Rate) rất quan trọng đối với việc kinh doanh của khách sạn. Cụ thể:

• Có một cái nhìn toàn diện về tỷ lệ lấp đầy trong từng giai đoạn cụ thể. Nó cho phép bạn thường xuyên theo dõi chỉ số này để nhận ra bất kỳ thay đổi cần thiết nào. Từ đó, thay đổi chiến lược phù hợp và cụ thể nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
• Kịp thời thay đổi các chính sách, chiến lược phù hợp. Nếu thường thấy khách sạn mình có ít khách hơn vào tháng 3. Bạn có thể chủ động tăng cường và cải thiện tình hình. Chẳng hạn như gia tăng khuyến mãi, ưu đãi, kích thích khách hàng. Hoặc nếu các tháng 4, 5, 6 là những tháng cao điểm thì cần chuẩn bị thêm nhân sự để đảm bảo vận hành tốt.
• Tỷ lệ lấp đầy giúp khách sạn tìm ra chiến lược phù hợp nhất với khách sạn và thị trường kinh danh. Từ đó đưa ra các điều chỉnh phù hợp hơn. Chẳng hạn như có thể cho bạn biết khi nào cần hành động và tạo ra các sáng kiến ​​mới để tăng tỷ lệ trung bình hàng ngày (ADR). Nếu tỷ lệ lấp đầy là 30% như ví dụ trước đó. Bạn cần điều chỉnh giá và triển khai các chiến lược tiếp thị truyền thông xã hội. Hoặc giảm chi phí vận hành để tăng lợi nhuận.

3. Công thức tỷ lệ lấp đầy: Cách tính và ví dụ cụ thể

3.1 Cách thức tính tỷ lệ lấp đầy

Là một số liệu quan trọng, bạn nên theo dõi tỷ lệ lấp đầy để nắm bắt tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn cần biết cách tính toán và sử dụng tỷ lệ lấp đầy. Dưới đây là công thức tỷ lệ lấp đầy để tính số lượng phòng trống trong một khoảng thời gian nhất định:
Occupancy Rate được tính trên số phòng bán được (theo ngày hoặc theo giai đoạn) chia cho tổng số phòng hoạt động.
Lưu ý: Một số phòng không thể sử dụng do đang bảo trì, hay vì lý do nào đó thì không được tính vào tổng số phòng hoạt động. Tỉ lệ lấp phòng có thể thay đổi tùy thuộc vào giai đoạn cụ thể mà bạn muốn tính.

3.2 Ví dụ về tỷ lệ lấp đầy

Khách sạn của bạn có 50 phòng và bạn đã đặt 15 phòng trong số đó tối qua. Vậy tỷ lệ lấp đầy khách sạn (Occupancy Rate) là gì?
Tỷ lệ lấp đầy= 15/50 x 100 = 30%
Trong trường hợp này, tỷ lệ lấp đầy cho khách sạn của bạn là 30%. Tức là bạn cần cải thiện chỉ số này. Vì bạn có nhiều phòng trống hơn so với phòng đã có người ở. Tuy nhiên, không nên nhầm lẫn tỷ lệ lấp đầy với tỷ lệ trống.
Theo như ví dụ trên, tỷ lệ trống là: 3500/50 = 70
Vậy tỷ lệ trống là 70%, còn tỷ lệ lấp đầy là 30%.

Xem thêm:

• RevPAR là gì? Chỉ số hiệu suất quan trọng trong kinh doanh khách sạn
• PMS là gì? Giải pháp công nghệ tối đa hóa hoạt động, doanh thu

4. Tips tăng chỉ số Occupancy trong kinh doanh lưu trú

Occupancy Rate phản ánh trực tiếp và rõ ràng nhất hiệu suất kinh doanh của bạn. Tăng số lượng phòng được lấp đầy là mối quan tâm chính của các nhà quản lý doanh thu khách sạn. Để làm được điều đó, cần tiến hành nhiều chiến lược, phương pháp khác nhau. Cùng ezCloud khám phá ngay chìa khóa giúp cải thiện hoạt động kinh doanh khách sạn.

4.1 Đẩy bán phòng trên các kênh OTA

Để tăng hiệu suất lấp phòng và tiết kiệm khoản chi phí lớn từ marketing mà vẫn dễ dàng tiếp cận được thị trường khách hàng tiềm năng. Khách sạn có thể tăng cường bán phòng trên các kênh OTA. Kênh bán phòng hiệu quả cho bất kỳ nhà kinh doanh lưu trú nào. Chi phí chạy quảng cáo hay truyền thông tốn một khoản khá lớn. Trong khi, chi phí cho các kênh OTA thường rất nhỏ. Nếu kinh doanh lưu trú với mô hình homestay hay căn hộ dịch vụ thì Airbnb là kênh bán phòng phù hợp nhất. Còn Booking.com hay Agoda sẽ là sự lựa chọn thông minh nhất cho khách sạn. Tuy nhiên, bạn cần lựa chọn một vài kênh phù hợp để thành công tăng tỷ lệ Occupancy.

4.2 Tạo ra nhiều promotions, chương trình khuyến mãi để kích cầu

Một trong những đặc trưng khi kinh doanh mô hình lưu trú là tính mùa vụ (seasonal). Cụ thể sẽ có thời điểm, bạn phải quay cuồng với số lượng lớn booking. Tuy nhiên, lại có lúc không có một booking nào. Bởi vậy, doanh thu thấp còn hơn là không có doanh thu. Mặc dù không có lợi nhuận nhiều nhưng chủ khách sạn vẫn phải triển khai các chương trình ưu đãi và khuyến mãi hấp dẫn mùa thấp điểm. Từ đó, kích thích nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên cũng cần đảm bảo rằng giá phòng đủ cao để khách sạn có doanh thu.
Khách sạn có thể cung cấp nhiều dịch vụ hấp dẫn đi kèm như tour tham quan, miễn phí bữa sáng,… Hoặc combo bữa ăn tại nhà hàng của khách sạn, trị liệu spa, xe đưa đón, chuyến tham quan hoặc trải nghiệm,… Vì giá phòng được ẩn trong gói. Vậy nên khách có cảm giác rằng họ đang tiết kiệm tiền bằng cách đặt phòng và trải nghiệm với mức giá độc đáo. Hãy luôn nhớ rằng mọi booking trong giai đoạn thấp điểm đều quý giá. Do đó, đẩy mạnh các chương trình xúc tiến tại thời điểm này sẽ giúp bạn cải thiện được tỷ lệ Occupancy Rate đáng kể.

4.3 Sử dụng các hệ thống quản lý lưu trú PMS

Các hoạt động vận hành không ảnh hưởng trực tiếp đến chỉ số lấp phòng. Thế nhưng, nó vẫn là nguyên nhân gián tiếp khiến chỉ số Occupancy Rate đi xuống. Chẳng hạn như trả lời tin nhắn truyền thống mất nhiều thời gian khiến hiệu suất công việc giảm. Và nền tảng quản lý PMS là giải pháp tối ưu hóa các hoạt động vận hành khách sạn. Cụ thể, bạn có thể: trả lời tin nhắn tự động, đồng bộ tin nhắn đa kênh trên một ứng dụng duy nhất, đóng mở phòng tự động, đồng bộ booking trên các kênh OTA khác nhau,… Các sản phẩm của ezCloud như ezCloudhotel, ezFolio,… tích hợp mọi tính năng trên. 

4.4 Thay đổi chiến lược giá

Mức giá hấp dẫn là yếu tố khách hàng quan tâm hàng đầu khi lựa chọn khách sạn. Ngoài việc đảm bảo đặt phòng dễ dàng và nhanh chóng. Bạn có thể cân nhắc thêm các dịch vụ đi kèm. Tuy nhiên, việc định giá vẫn là yếu tố quan trọng giúp cải thiện tỷ lệ lấp đầy tổng thể.

• Định giá động

Chiến lược định giá động liên quan đến việc điều chỉnh giá phòng theo một số điều kiện. Đó là tình hình thị trường địa phương và các đối thủ khách sạn cạnh tranh trong khu vực. Chẳng hạn nếu có một sự kiện địa phương thu hút nhiều người đến thành phố, bạn có thể tăng giá khi biết rằng phòng vẫn sẽ lấp đầy.

• Định giá theo giá trị gia tăng

Với định giá theo giá trị gia tăng, khách sạn có thể tăng giá do các dịch vụ bổ sung. Càng hiệu quả hơn nếu đối thủ cạnh tranh của bạn không có những dịch vụ đó. Ví dụ: giá phòng khách sạn của bạn tăng lên 50 đô la. Bởi bạn cung cấp bữa sáng miễn phí, đồ vệ sinh cá nhân và các tiện ích bổ sung khác mà phòng khách sạn 30 đô la của đối thủ cạnh tranh không có.

• Định giá theo phân khúc

Để khuyến khích khách đặt phòng, bạn có thể đưa ra mức giá thấp hơn cho thời gian lưu trú cụ thể hoặc số lượng phòng đã đặt.

4.5 Điều chỉnh hạn chế lưu trú của bạn

Thời gian lưu trú trung bình trong khách sạn có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ lấp đầy tổng thể. Nếu bạn có chỗ trống trong chỗ ở của mình, bạn có thể áp dụng các hạn chế về thời gian lưu trú. Chẳng hạn như nếu bạn dự đoán có nhiều khách lưu trú tại khách sạn của bạn trong kỳ nghỉ cuối tuần. Bạn có thể áp đặt thời gian lưu trú tối thiểu là ba đêm. Điều này đảm bảo ưu tiên cho những khách qua đêm Chủ nhật thay vì chỉ định đặt phòng 1-2 đêm.

4.6 Tránh bán quá nhiều

Bán quá nhiều hoặc đặt trước quá nhiều là một chiến thuật tăng công suất phòng hiệu quả. Nó được triển khai dựa trên giả định rằng sẽ có hủy hoặc vắng mặt. Tuy nhiên, đây có thể là phương án mạo hiểm. Vì khách sạn có thể “mất khách” nếu khách hàng không có chỗ hay phải chờ đợi lâu. Họ sẽ không hài lòng và không trở lại vào những lần sau. Để triển khai chiến lược overbooking hiệu quả, bạn phải đảm bảo và chuẩn bị các phương án giải quyết sự cố có thể xảy ra.

4.7 Nhắm vào các đối tượng mục tiêu

Để tăng tỷ lệ lấp đầy những ngày giữa tuần, khách hàng doanh nghiệp – Khách MICE là đối tượng khách sạn thường xuyên hướng đến. Nếu tiếp cận tốt, tỷ lệ lấp đầy cho khách sạn sẽ tăng cao. Đặc biệt khách doanh nghiệp còn có xu hướng quay lại nhiều lần nếu hài lòng với chất lượng dịch vụ với ưu đãi hợp lý. Ngoài ra, khách sạn cũng có thể hướng đến khách lớn tuổi, những người đã về hưu. Họ sẽ không bị hạn chế đi du lịch vào cuối tuần. Thậm chí, họ thường chọn đi du lịch trái mùa. Tìm đúng mục tiêu trong khoảng thời gian phù hợp là chìa khóa để tăng công suất thuê.

4.8 Nắm bắt tốt các sự kiện đặc biệt

Tại địa phương đang có một số sự kiện đặc biệt như lễ hội văn hóa, âm nhạc,… Khi đó, bạn cần tận dụng tốt cơ hội để khách sạn tăng công suất phòng. Việc cần làm là liên hệ với nhà tổ chức sự kiện để cung cấp chỗ ở cho những người tham gia và tổ chức sự kiện. Đừng quên đưa ra các ưu đãi hay gói dịch vụ hợp lý để có thể cạnh tranh với các khách sạn khác.

Xem thêm:

• CMS – Hệ thống quản lý kênh bán là gì? tại sao khách sạn phải có CMS
• ROI là gì? Chi tiết chỉ số đo lường hiệu quả kinh doanh

5. Tỷ lệ lấp đầy và các KPI khách sạn khác

Tỷ lệ lấp đầy là một chỉ số quan trọng. Tuy nhiên, nếu chỉ đặt riêng nó thì sẽ không tối ưu hóa được hiệu suất của khách sạn. Bởi chỉ số này không tiết lộ mọi thứ về hiệu suất khách sạn của bạn. Vì vậy việc kết hợp nó cùng với KPI khách sạn khác như ADR và RevPar mang lại giá trị lớn cho việc quản lý và kinh doanh khách sạn.

5.1 Occupancy rate và ADR là gì?

Tỷ lệ trung bình hàng ngày (ADR) là số tiền bạn mang về trung bình trên mỗi phòng có sẵn. Tỷ lệ lấp đầy và ADR sẽ giúp bạn ý tưởng xác định được những gì cần thay đổi. Nếu tỷ lệ lấp đầy là 40%, nhưng vẫn là tỷ lệ trung bình hàng ngày tốt. Thì tỷ lệ lấp đầy không quá lo ngại. Mặt khác, nếu tỷ lệ lấp đầy cao nhưng ADR thấp. Đây sẽ là vấn đề mà khách sạn cần giải quyết dù đang bán rất nhiều phòng.
Công thức tính ADR: Tổng doanh thu từ các phòng chia cho tổng số phòng đã bán.

5.2 Tỷ lệ lấp đầy và RevPar

Doanh thu trên mỗi phòng có sẵn (RevPAR) nói lên số tiền thu nhập trung bình được tạo ra từ mỗi phòng. Do đó, RevPAR rất quan trọng để tính toán tình trạng tài chính của doanh nghiệp.
Công thức tính RevPar: ADR nhân với tỷ lệ lấp đầy

6. Tạm kết

Trên đây là toàn bộ thông tin nhất định phải biết về “Occupancy rate (tỷ lệ lấp đầy phòng) là gì”. Hãy sẵn sàng chinh phục “đỉnh cao” với các kỹ thuật tối ưu hóa tỷ lệ lấp đầy phòng nêu trên. Nắm vững những chiến lược mới nhất và áp dụng ngay để đạt được sự thịnh vượng và thành công vượt bậc cho doanh nghiệp lưu trú của bạn. Tham khảo ngay những bài viết hữu ích về thuật ngữ nghề của ezCloud để kinh doanh thành công.