PMS là gì? Giải pháp công nghệ tối đa hóa hoạt động, doanh thu

PMS là gì? Phần mềm quản lý khách hàng hiện đại, tiện lợi giúp đột phá doanh thu, lợi nhuận và tăng tính cạnh tranh

Sự phát triển của công nghệ số tạo ra các công cụ hữu ích giúp con người dễ dàng quản lý, vận hành và sử dụng. Với ngành công nghiệp khách sạn, việc vận hành và quản lý không hề đơn giản. Nắm bắt được nhu cầu cùng với sự phát triển công nghệ số, các phần mềm quản lý khách sạn PMS ra đời. Đây là giải pháp công nghệ số giúp nhà quản lý vận hành và quản lý khách sạn nhanh, gọn, chính xác và tiết kiệm nhất. Vậy PMS là gì? Lợi ích khi sử dụng PMS trong quản lý khách sạn là gì? Xem ngay bài viết dưới đây.

1. PMS là gì?

PMS (Property Management System) là gì? Đây là phần mềm quản lý thông tin khách sạn. Thông qua hệ thống quản lý, các bộ phận có thể tối ưu hóa hoạt động vận hành và kinh doanh. PMS là giải pháp công nghệ giúp tăng hiệu quả kinh doanh đáng kể. PMS giống như một trung tâm kết nối thông tin, quản lý vận hành khách sạn từ tổng thể đến chi tiết. Chẳng hạn như điều phối đơn đặt phòng, nhận và trả phòng, quản lý thông tin khách lưu trú, quản lý hóa đơn, thanh toán và nhiều hoạt động khác nữa. Hơn nữa, hệ thống PMS có thể tuỳ chỉnh để tương thích với quy mô hoạt động, nhu cầu quản lý của từng khách sạn.

2. Các loại phần mềm quản lý khách sạn

2.1 Một số loại phần mềm PMS

Cùng ezCloud tìm hiểu ngay 3 loại phần mềm quản lý khách sạn dưới đây:

• On-premise PMS hay PMS cục bộ

On-premise PMS là gì? Giải pháp quản lý on-premise hay server-based PMS lưu trữ dữ liệu giới hạn trong cục bộ khách sạn. Để sử dụng, bạn cần đội ngũ IT để vận hành, bảo trì và nâng cấp chức năng. Đồng thời, cần một không gian nhất định để thiết lập máy trạm, trung tâm dữ liệu và thiết bị lưu trữ dự phòng.

• Hybrid cloud hotel PMS – PMS “lai” công nghệ đám mây

Với các phần mềm dạng này, người dùng truy cập vào thông qua trình duyệt web trên các thiết bị. Điều này có nghĩa là dữ liệu được lưu trữ cục bộ trên hệ thống máy chủ hoặc cũng có thể truy cập từ xa. Tuy nhiên, một số tính năng nhất định chỉ có trên nền tảng chính của phần mềm.

• Cloud-based PMS hay PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây

Hệ thống quản lý ứng dụng công nghệ điện toán đám mây được cài đặt tự động, linh hoạt và có thể truy cập trên bất cứ thiết bị nào có kết nối internet. Các tính năng ưu việt của Cloud-based PMS giúp bạn tiết kiệm chi phí đội ngũ IT vận hành. Đồng thời, cho phép quản lý linh hoạt từ xa. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng mở rộng quy mô khách sạn ớ mức chi phí thấp so với hệ thống cục bộ.

Nhìn chung, hiện nay đa số các khách sạn đều chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý khách sạn dựa trên công nghệ điện toán đám mây bởi những ưu điểm vượt trội của nó so với phần mềm quản lý truyền thống.

2.2 Sự khác nhau giữa Local PMS và Cloud-based PMS

3. Tại sao cần phải sử dụng phần mềm quản lý khách sạn – PMS?

Các khách sạn hiện nay không ngừng mở rộng quy mô, số lượng lẫn chất lượng các dịch vụ khách sạn. Nó đòi hỏi các nhà quản lý phải có phương pháp, phương thức để quản lý chúng hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. PMS thường tích hợp nhiều chức năng khác nhau để phục vụ cho công việc của từng bộ phận. Đồng thời, giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, PMS còn giúp khách sạn tránh thất thoát tài sản. Đơn giản hóa, đồng bôn hóa và tối ưu hóa việc quản lý các bộ phận trong khách sạn trên cùng một hệ thống.

4. Những tính năng của PMS trong quản lý khách sạn là gì?

Chính sự mở rộng không ngừng về quy mô và các hình thức lưu trú khác nhau, sự phát triển về số lượng lẫn chất lượng dịch vụ đòi hỏi các khách sạn cần có giải pháp quản lý hiệu quả. Điều này giúp tăng tính cạnh tranh và nâng tầm trải nghiệm khách hàng. Trong đó, sử dụng hệ thống quản lý khách sạn PMS thay thế là bước cải tiến đầu tiên.

4.1 Tích hợp các tính năng

Đa dạng chức năng và phòng ban được tích hợp trong phần mềm quản lý PMS. Qua đó, có thể tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh quan trọng. Cụ thể là: quản lý số lượng phòng đặt, quản lý nhân viên, record yêu cầu/lịch sử/thông tin về khách hàng, kế toán, thu chi,… Tất cả các dữ liệu kể trên sẽ được đồng bộ hóa tại một máy chủ. Qua đó, quản lý sẽ có cái nhìn bao quát và toàn diện hơn về tình hình kinh doanh.

Xem thêm:

• PMS điện toán đám mây: Bí kíp giúp khách sạn giảm phí vận hành
• Tại sao bạn nên sử dụng PMS điện toán đám mây?

4.2 Quản lý từ xa dễ dàng, hiệu quả

Có rất nhiều bộ phận, phòng ban với hàng loạt công việc khác nhau. Do đó, việc quản lý chặt chẽ, sát sao từng khách sạn không hề đơn giản. Bởi vậy, phần mềm quản lý khách sạn ra đời giúp nhà quản lý giải được bài toán khó trên. Nhờ áp dụng công nghệ điện toán đám mây vào quản lý kinh doanh khách sạn, nhà quản lý có thể truy cập phần mềm mọi lúc, mọi nơi. Từ đó, cho phép quản lý từ xa. Chỉ cần có thiết bị có thể truy cập Internet. Ứng dụng sẽ báo về máy nhà quản lý mọi giao dịch tại khách sạn.

4.3 Độ chính xác cao

Hàng ngày có rất nhiều khách lẻ và đoàn khách đến khách sạn. Việc quản lý thủ công bằng sổ sách khiến tình trạng sai sót, nhầm lẫn rất dễ xảy ra. Nó trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận khách sạn. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý khách sạn PMS, nó sẽ giúp bạn tính toán chính xác cụ thể các chỉ số kinh doanh, đặc biệt là lượng khách và thông tin khách sử dụng dịch vụ. Từ đó, bạn sẽ không phải lo nhân viên làm thiếu hụt, tổn thất. Các dữ liệu được xử lý và xuất thành báo cáo trực quan và minh bạch.

4.4 Tiết kiệm thời gian, rút ngắn ngân sách

Tối ưu hóa thông tin nhanh chóng giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả và trơn tru hơn. Nó đảm bảo hoạt động kinh doanh lưu trú từ xa, giảm bớt thời gian quản lý và chi phí vận hành. Việc nhập dữ liệu thủ công trên excel hoặc bằng giấy rất tốn thời gian, công sức và nhân lực. Do đó, PMS sẽ giúp giảm thiểu chi phí và thời gian vận hành. Công việc quản lý và điều phối đến các bộ phận cũng diễn ra nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản. Theo dõi giá, quỹ phòng từ các kênh đặt phòng dễ dàng và nhanh chóng hơn.

4.5 Dữ liệu đồng bộ

Với phần mềm quản lý khách sạn PMS, tất cả các thông tin đều được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống phần mềm. Bất cứ khi nào có nhu cầu xuất dữ liệu, PMS sẽ hỗ trwoj xuất và trình bày trực quan báo cáo. Thông tin được bảo mật và cập nhật theo thời gian thực đến tất cả các bộ phận liên quan. Đây là nền tảng để khách sạn thấu hiểu khách hàng, đáp ứng và mang đến trải nghiệm tuyệt vời nhất. Phần mềm quản lý PMS cung cấp cơ chế đồng bộ lịch đặt phòng (Multi-Channel Calendar) hỗ trợ xử lý overbooking hiệu quả.
Các doanh nghiệp còn không ngừng cạnh tranh trên các nền tảng OTAs (Agoda, Booking, Luxstay, Airbnb,…) hay kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram, LinkedIn,… Do đó, sử dụng PMS càng cấp thiết hơn. Bởi nó sẽ giúp bạn tiếp nhận thông tin đặt phòng của toàn bộ khách hàng từ các kênh trên. Sau đó, phần mềm sẽ sắp xếp, tổng hợp dữ liệu để thuận tiện theo dõi. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ giải đáp thắc mắc của khách hàng kịp thời và nhanh chóng. Đảm bảo khiến khách hàng hài lòng.

4.6 Giao diện bắt mắt, dễ dàng sử dụng

Giao diện PMS được thiết kế bắt mắt. Các tính năng ưu việt, dễ dàng thao tác trên các thiết bị điện tử thông minh chỉ cần kết nối internet. Các chức năng được sắp xếp khoa học giúp người dùng dễ dàng sử dụng.

5. Những chức năng cơ bản của phần mềm quản lý khách sạn – PMS

5.1 Bộ phận Front Desk – Lễ Tân

• Quản lý đặt phòng
• Đăng ký
• Tình trạng phòng
• Giao dịch tiền phòng và tiền dịch vụ
• Thanh toán
• Kiểm toán đêm
• Báo cáo

5.2 Bộ phận bán hàng và marketing – Sales và Marketing

• Quản lý đặt phòng cho khách lẻ và khách đoàn
• Hệ thống thông tin – dữ liệu khách lưu trú
• Lịch sử khách lưu trú
• Quản lý công suất – năng suất
• Thông tin công ty lữ hành
• Báo cáo liên quan chiến lược bán hàng – giá bình quân và thị trường

5.3 Bộ phận buồng phòng – Housekeeping

• Xử lý đồ thất lạc
• Tình trạng buồng phòng
• Charge dịch vụ giặt là, mini-bar

5.4 Bộ phận ăn uống – Food and Beverage

• Điểm bán hàng
• Quản lý kho
• Báo cáo bán hàng
• Hóa đơn

5.5 Bộ phận nhân sự – HRM Department :

• Lưu trữ thông tin về ca làm việc, chấm công và đánh giá công tác

5.6 Bộ phận kế toán – Accounts

• Quản lý doanh thu và công nợ
• Tiền lương

5.7 Chức năng khác

• Tích hợp phần cứng như tổng đài điện thoại, khóa từ và hệ thống điện
• Tích hợp booking engine trên website của khách sạn

6. Những điều cần lưu ý khi lựa chọn PMS là gì?

Với sự tiện dụng, chi phí hợp lý, phần mềm quản lý khách sạn hiện nay được sử dụng phổ biến hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, mỗi phần mềm được tích hợp những tính năng nâng cao, ngoài tính năng cơ bản. Việc lựa chọn phần mềm PMS phù hợp với tiêu chí, nhu cầu, yêu cầu của mỗi khách sạn trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Bởi vậy, để đảm bảo sử dụng hiệu quả và tiết kiệm chi phí, cần chú ý một số yếu tố sau. Nó sẽ giúp bạn lựa chọn được PMS ưng ý nhất.

6.1 Chi phí

Các phần mềm quản lý khách sạn có đủ mọi phân khúc giá khác nhau. Tùy thuộc vào các tính năng mà mức giá có sự chênh lệch rõ rệt. Do đó, khi lựa chọn, nhà quản lý cần dựa vào quy mô, nhu cầu tính năng để lựa chọn phần mềm có mức giá phù hợp. Đồng thời, vẫn đảm bảo hiệu quả sử dụng. Tuy nhiên, đừng vì “ham rẻ” mà lựa chọn phần mềm ít chức năng, kém linh hoạt. Điều này khiến chi phí nâng cấp haowcj sử dụng mới còn tốn kém hơn. Ngoài ra, cùng đừng ưu tiên những phần mềm quá đắt mà lựa chọn PMS không phù hợp với nhu cầu và ngân sách.

6.2 Giao diện

Sự tương thích về giao diện là một trong những yếu tố quan trọng giúp chủ khách sạn quyết định việc lựa chọn phần mềm. Sự tương thích trong giao diện ở đây đó chính là phần mềm quản lý khách sạn khi cài đặt phải tương thích với trình duyệt, nó phải được thiết kế trên cùng một nền tảng hoặc đó là một nền tảng ứng dụng độc lập.

Xem thêm:

• Sức mạnh tiềm ẩn khi ứng dụng phần mềm khách sạn (PMS)
• Phần mềm PMS đám mây giúp khách sạn kinh doanh bền vững

6.3 Ngôn ngữ

Với xu hướng lên ngôi đặt phòng trực tuyến trên website khách sạn, phần mềm quản lý khách sạn phải có tối đa 2 ngôn ngữ. Nó mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp, dễ dàng và hiện đại cho khách hàng ở nước ngoài.

6.4 Dễ sử dụng

Không phải ai cũng am hiểu và có thể sử dụng thành thạo các phần mềm công nghệ. Đặc biệt là phần mềm PMS tích hợp rất nhiều tính năng. Do đó, khi lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, cần ưu tiên phần mềm dễ dàng cài đặt, dễ hoạt động và sử dụng. Điều này đảm bảo hiệu quả công việc và năng suất làm việc cao nhất.

6.5 Tính năng

Khi bạn đã tìm đến công cụ hỗ trợ là phần mềm quản lý khách sạn tức là bạn mong muốn vận hành và quản lý khách sạn của mình một cách bài bản và quy mô nhất. Vì vậy, việc tìm hiểu lựa chọn những phần mềm có nhiều tính năng: kế toán, nhà hàng, lễ tân,… sẽ giúp quản lý, vận hành trở nên dễ dàng và đạt hiệu quả cao.

6.6 Nhà cung cấp

Một trong những yếu tố không thể bỏ qua là uy tín của nhà cung cấp. Việc tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp PMS sẽ đảm bảo an toàn, tránh “tiền mất tật mang”. Do đó, nên tham khảo và lựa chọn nhà cung cấp có tên tuổi, vị trí cao trên thị trường. Trong đó, được nhiều khách sạn sử dụng sẽ là một phần mềm tốt. Ngoài ra, cần tích hợp nhiều tính năng để khách sạn hoạt động hiệu quả và tối đa hóa doanh thu nhất.

Nhắc đến đơn vị cung cấp phần mềm uy tín trên thị trường, ezCloud là cái tên không thể bỏ qua. ezCloud cho ra mắt ezCloudhotel thích hợp với mô hình khách sạn từ 0 – 2*. Và ezFolio với mô hình khách sạn 3 – 5*. Nhờ sự vượt trội, đa dạng về mô hình khách sạn cùng đa dạng tính năng được tích hợp nhằm quản lý khách sạn toàn diện nhất. ezCloudhotel, ezFolio chắc chắn sẽ làm hài lòng những vị khách khó tính nhất. Phần mềm cho phép bạn quản lý các hoạt động của khách sạn ở bất cứ đâu, kể cả khi không có internet. Mọi tính năng và ưu điểm cần có của một phần mềm quản lý khách sạn toàn diện, hiệu quả đều được tích hợp trong các sản phẩm của ezCloud. 

7. Tạm kết

ezCloud hy vọng rằng những chia sẻ trong bài viết trên sẽ giúp cho những nhà quản lý, người chủ khách sạn có cái nhìn trực diện và rõ nét nhất về PMS là gì. Để từ đó, lựa chọn được cho khách sạn của mình phần mềm quản lý khách sạn phù hợp, giúp tối đa hóa doanh thu và hiệu quả kinh doanh. Tham khảo ngay những bài viết hữu ích về quản lý khách sạn của ezCloud để kinh doanh thành công.