Business Center là gì? Một trong những loại hình dịch vụ được quan tâm nhất tại các khách sạn có quy mô lớn.
Nhu cầu về dịch vụ văn phòng ngày càng tăng cao. Nắm bắt được xu hướng này, nhiều khách sạn bổ sung thêm bộ phận Business Center. Để nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp. Từ đó, giúp doanh thu tăng cao một cách đáng kể. Nhưng thực sự Business Center là gì? Hãy cùng ezCloud khám phá sâu hơn về thuật ngữ này.
1. Business Center là gì?
Nội dung
Trong khách sạn, Business Center là nơi chịu trách nhiệm xử lý các công việc văn phòng như sao chép tài liệu, fax, đặt phòng hội nghị. Và cung cấp dịch vụ phiên dịch cho khách hàng lưu trú.
Thường thường, chỉ các khách sạn cao cấp 4 – 5 sao mới có phòng Business Center riêng biệt. Tại những khách sạn có quy mô nhỏ hơn, nhiệm vụ của bộ phận này thường được tích hợp với bộ phận tiền sảnh (Front Office – FO).
Nhìn chung, Business Center có nhiệm vụ hỗ trợ liên kết hoạt động giữa các phòng ban và bộ phận khác trong khách sạn. Đồng thời, họ cũng tiếp nhận và xử lý các phản hồi từ khách hàng kịp thời. Nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người lưu trú.
2. Công việc của nhân viên Business Center là gì?
Nhân viên Business Center trong khách sạn chịu trách nhiệm nhiều khía cạnh trong hoạt động tổng thể của khách sạn. Cụ thể, nhân viên Business Center phải thực hiện các công việc mà ezCloud liệt kê sau đây:
- Cung cấp các dịch vụ văn phòng cho khách: Gửi fax, đánh máy, sao chép, xử lý văn bản và các yêu cầu khác từ khách hàng.
- Đảm bảo các thiết bị và máy móc trong khu vực quản lý hoạt động ổn định và luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng.
- Kiểm tra và duy trì kho dự trữ vật tư văn phòng. Đảm bảo có đủ nguyên vật liệu để phục vụ khách hàng mọi lúc.
- Giữ thái độ phục vụ thân thiện, luôn nhiệt tình giúp đỡ và tư vấn cho khách hàng một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng.
- Xử lý mọi sự cố và yêu cầu của khách hàng, báo cáo và giải quyết chúng. Hoặc chuyển giao cho cấp trên nếu nằm ngoài tầm kiểm soát.
- Giữ gìn vệ sinh khu vực và tuân thủ đúng các tiêu chuẩn về vệ sinh cá nhân và lịch sự trong giao tiếp.
- Tham gia các cuộc họp được điều phối bởi cấp trên. Tích cực đóng góp ý kiến để cải thiện hoạt động của bộ phận và chất lượng khách sạn.
- Hợp tác chặt chẽ với nhân viên cũng như các bộ phận khác để nâng cao hiệu suất làm việc.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của khách sạn hoặc người giám sát trực tiếp.
Xem thêm:
- Du lịch MICE là gì? Tiềm năng du lịch MICE tại Việt Nam
- Sales Executive là gì? Yếu tố nào để trở thành Sales Executive giỏi
3. Quy trình làm việc của Business Center
- Khi tiếp nhận yêu cầu, nhân viên cần ghi lại thông tin liên hệ cụ thể của khách. Như số fax, email, số điện thoại và số lượng tài liệu cần gửi. Sau đó, nhân viên xác nhận lại với khách hàng trước khi thực hiện.
- Trong trường hợp tài liệu cần gửi đến nhiều địa chỉ. Hoặc có yêu cầu gộp tài liệu mới từ địa chỉ thứ hai trở đi, nhân viên phải xác nhận bằng văn bản chi tiết theo yêu cầu của khách.
- Business Center thông báo về giá vận chuyển và hỏi lựa chọn của khách về hình thức thanh toán trước khi gửi tài liệu.
- Để hạn chế thất lạc hoặc lỗi trong quá trình vận chuyển, nhân viên thường yêu cầu sao chụp trước khi gửi đi.
- Ghi chính xác, đầy đủ họ tên khách hàng, số phòng đang ở, địa chỉ/số fax cần gửi, ngày giờ, số trang của tài liệu vào sổ gửi.
- Khi nhận được thông tin tài liệu không chuyển được, nhân viên sẽ gửi lại và thông báo cho khách kiểm tra lại thông tin.
- Khi gửi tài liệu xong, nhân viên thông báo và gửi kèm tài liệu trả lại khách. Nếu khách không thể nhận vào lúc đó thì cho tài liệu vào phong bì niêm phong. Rồi ghi thông tin họ tên khách, số trang tài liệu, số buồng đang lưu trú,… rồi gửi cho Bellman để gửi trả vào phòng khách ở.
- Ghi chép vào sổ giao nhận của Concierge.
- Nhân viên Business Center ghi hóa đơn thanh toán, xin chữ ký của khách hàng. Sau đó, chuyển qua quầy thu ngân tại tiền sảnh.
4. Các tiêu chí để trở thành Business Center
Nếu đáp ứng đủ các tiêu chí sau đây, bạn có thể ứng tuyển trở thành một nhân viên Business Center:
- Có bằng cấp hoặc chứng chỉ về nghiệp vụ khách sạn, cũng như các chuyên ngành liên quan.
- Là người có tính cách hòa đồng, thân thiện, nhiệt tình, tích cực, chịu được áp lực. Đặt tinh thần phục vụ khách hàng làm ưu tiên hàng đầu.
- Thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng: Excel, Word, PowerPoint.
- Thành thạo sử dụng các công cụ: máy in, máy fax, photocopy,…
- Thành thạo 1 – 2 ngôn ngữ. Ưu tiên đối tượng có khả năng nói tiếng Anh trôi chảy. Để thuận tiện trao đổi với du khách nước ngoài.
Xem thêm:
- Casual là gì? Giải mã về vị trí casual trong nhà hàng – khách sạn
- Operator là gì? ‘Giọng nói đại diện’ cho khách sạn cao cấp
5. Cơ hội việc làm và mức thu nhập của Business Center
Du lịch công vụ (MICE), một hình thức du lịch kết hợp hội thảo, hội nghị. Và tổ chức sự kiện do các công ty, tổ chức cho đối tác và nhân viên. Đang trở thành một phần không thể thiếu trong ngành du lịch của nhiều địa phương trên toàn quốc. Các khách sạn có quy mô lớn đã nhận thấy nhu cầu này. Do đó, họ đầu tư vào khu vực dịch vụ văn phòng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vậy nên, nhu cầu tuyển dụng nhân viên Business Center đã tăng lên đáng kể.
Công việc này mang tính chất văn phòng, phù hợp với các bạn trẻ muốn có một công việc nhẹ nhàng với mức lương ổn định. Thu nhập của nhân viên Business Center tại khách sạn thường dao động từ 5 – 8 triệu đồng/tháng. Tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu công việc cụ thể của từng cá nhân.
6. Tạm kết
Tóm lại, Business Center là một phần của khách sạn. Dịch vụ văn phòng này hỗ trợ các khách hàng, đối tác hoặc nhân viên của doanh nghiệp. Chính dịch vụ tiện ích này giúp nâng cao chất lượng của khách sạn một cách đáng kể. Hy vọng rằng bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về thuật ngữ “Business Center là gì?”. Hãy tiếp tục cập nhật và theo dõi chuyên mục Thuật ngữ khách sạn của chúng tôi để đón đọc những bài viết bổ ích khác.
