Cashier là gì? Chi tiết vị trí làm việc không thể thiếu trong mọi khách sạn

Cashier là gì? Bộ phận nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp tới tình hình tài chính, doanh thu của một khách sạn.

Các hệ thống khách sạn – nhà hàng hiện mọc lên như nấm. Đây là lý do chính khiến cho nhu cầu tuyển dụng các vị trí bộ phận liên quan đến dịch vụ ngày càng tăng. Trong đó có ngành nghề Cashier. Vậy Cashier là gì? Công việc cụ thể và mức lương một Cashier có thể nhận được là bao nhiêu? Hãy cùng ezCloud đi tìm lời giải đáp cho các câu hỏi trên ngay bây giờ nhé.

1. Cashier là gì?

Ngành nhà hàng – khách sạn hiện đang ngày càng phát triển. Kéo theo đó là sự quan tâm của công chúng đối với các vị trí thuộc ngành dịch vụ này cũng tăng lên một cách đáng kể. Nổi bật trong số đó là vị trí Cashier. Cashier là những nhân viên thu ngân thuộc bộ phận lễ tân hay các outlet F&B (nhà hàng, quầy bar). Hoặc tại các bộ phận chuyên về giải trí,… bên trong khách sạn. Nhân viên Cashier đảm nhiệm công việc in hóa đơn và thu phí dịch vụ mà khách hàng phải trả cho khách sạn.

2. Mô tả công việc của Cashier trong khách sạn

Nhiệm vụ chính của nhân viên thu ngân là thu tiền của khách cho chỗ ở của họ. Cũng như mọi khoản phí cho dịch vụ mà khách đã sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn đó. Ngoài ra, Cashier còn phải lưu trữ các hồ sơ liên quan về các giao dịch tài chính diễn ra tại quầy lễ tân. Và giải đáp các thắc mắc của khách về phí dịch vụ.
Dưới đây là những công việc cụ thể của thu ngân trong khách sạn mà ezCloud tìm hiểu được:

2.1. Chuẩn bị công việc đầu ca

• Kiểm tra máy móc, thiết bị, sổ giao ban ở quầy lễ tân.
• Kiểm tra số lượng các biểu mẫu. Nếu không đủ số lượng cho ca làm việc, cần chủ động yêu cầu bổ sung thêm.
• Chủ động đổi tiền lẻ nhằm đảm bảo đủ phục vụ cho ca làm việc.
• Kiểm tra lại hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) của ca trước.

2.2. Thực hiện thanh toán cho khách

• Kiểm tra và in hóa đơn tính tiền. Nếu khách có voucher giảm giá, thẻ thành viên cần tính giảm giá cho khách. Mọi giao dịch thanh toán phải thật chính xác. Hầu hết công đoạn này sẽ được thực hiện bởi phần mềm. Việc của thu ngân là phải nhập chính xác con số vào phần mềm.
• Nhận tiền thanh toán từ khách. Kiểm đếm kỹ càng số tiền để tránh thất thoát, và tránh nhận phải tiền giả. Nếu khách thanh toán bằng thẻ thì thu ngân nhận thẻ của khách rồi quẹt thẻ. Sau đó, nhập số tiền cần thanh toán sau đó in hóa đơn ra. Và đề nghị khách ký vào hai biên lai.
• Phân loại tiền và cất gọn vào ngăn kéo theo từng mệnh giá và sắp xếp vào các ô có sẵn để tránh nhầm lẫn.
  Gửi lại hóa đơn và tiền thừa cho khách. Yêu cầu khách kiểm tra lại hóa đơn để kiểm tra sai sót. Khi trả lại tiền thừa, xếp tiền từ mệnh giá nhỏ nhất. Và xòe theo hình nan quạt để khách dễ kiểm tra cũng như để tiền không bị dính.

2.3. Thực hiện các công việc kết ca

• Kiểm kê lại số tiền thu được sau ca làm việc và bàn giao số tiền đó cho ca sau theo biểu mẫu quy định của khách sạn.
• Lập báo cáo doanh thu theo ca làm việc, điền vào sổ theo dõi hàng ngày của bộ phận thu ngân.
• In các giao dịch thẻ, settlement, báo cáo ca.
• Ghi lại những vấn đề phát sinh, lưu ý vào sổ giao ban để nhân viên ca sau nắm được.
• Sắp xếp lại chứng từ theo trình tự quy định.

2.4. Các công việc khác

• Vệ sinh khu vực làm việc và các dụng cụ thiết bị, máy móc phục vụ công việc.
• Đổi tiền mặt cho khách khi có yêu cầu nhưng phải đảm bảo đủ định mức.
• Phối hợp với các bộ phận khác giải quyết các vấn đề phát sinh trong ca làm việc như: cháy nổ, mất cắp,…
• Tham dự đầy đủ các cuộc họp của bộ phận.

Nhìn chung, vị trí thu ngân thường không được đào tạo chính thống qua trường lớp. Hầu hết các kinh nghiệm đều được đúc kết từ bài học của những đội ngũ nhân viên đi trước. Nhân viên mới khi đi làm sẽ được quản lý hướng dẫn tận tình, chi tiết những nghiệp vụ cơ bản. Sau đó, tự học qua thực tế.

Xem thêm:

• Những người chăm sóc giấc ngủ cho khách trong khách sạn
• Concierge là gì? Công việc cụ thể của một Concierge

3. Những kỹ năng, yêu cầu cần có của thu ngân khách sạn

3.1. Ngoại hình sáng sủa, ưa nhìn

Là bộ phận thường xuyên phải trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Nên ngoại hình là một trong những yếu tố cần có ở một nhân viên Cashier. Vì chỉ cần khuôn mặt sáng sủa, quần áo gọn gàng sạch sẽ cũng đủ để khách hàng cảm thấy có thiện cảm hơn.

3.2. Trung thực

Tính chất công việc của thu ngân là thường xuyên phải tiếp xúc với tiền. Và là một trong những người nắm quyền giữ tiền và xử lý các giao dịch tài chính của khách sạn. Do đó, nhân viên Cashier cần có đạo đức nghề nghiệp tốt, là người thật thà, chính trực. Chỉ khi đó, khách sạn mới tránh được những tổn thất và thất thoát tài chính có thể xảy ra.

3.3. Nhanh nhẹn

Một ca làm việc của nhân viên Cashier sẽ phải gặp và xử lý công việc với hàng dài khách hàng. Do đó, sự nhanh nhẹn là không thể thiếu ở một nhân viên thu ngân. Rất dễ để có thể tưởng tượng sự khó chịu của khách hàng khi phải trao đổi, giao dịch với một người xử lý công việc chậm chạp.

3.4. Thành thạo quy trình thanh toán bằng tiền mặt, séc, thẻ tín dụng

Công việc chính của nhân viên Cashier là giải quyết các giao dịch thanh toán của khách hàng. Vậy nên họ không thể không thành thạo quy trình thanh toán được. Hơn thế nữa, hiện nay ngoài phương thức thanh toán truyền thống bằng tiền mặt. Còn có rất nhiều hình thức thanh toán khác như: thanh toán qua mã QR code, thanh toán qua thẻ tín dụng, thanh toán qua app thông minh,… Do đó, nhân viên thu ngân cần nhanh chóng bắt kịp công nghệ để có thể giải quyết giao dịch một cách nhanh gọn nhất.

3.5. Khả năng giao tiếp

Vì thường xuyên phải giao tiếp với khách hàng nên nhân viên thu ngân cần có kỹ năng giao tiếp tốt. Luôn thể hiện thái độ niềm nở, thân thiện để gây ấn tượng tốt với quan khách. Có như vậy mới tạo cơ hội khách quay trở lại khách sạn vào lần sau. Khả năng nói tiếng Anh cũng là một trong những điểm mạnh của nhân viên Cashier khi làm việc. Vì đặc thù công việc của nhân viên thu ngân là thường xuyên phải giao tiếp với du khách ngoại quốc. Vậy nên, chỉ khi có tiếng Anh thì việc giao dịch với khách hàng mới trở nên dễ dàng, nhanh chóng được.

3.6. Khả năng học hỏi nhanh, ghi nhớ tốt

Hầu hết giá các sản phẩm, dịch vụ có trong khách sạn đều được ghi rõ trên phần mềm quản lý. Tuy nhiên, để kịp thời tư vấn, giải thích cho khách hàng khi cần, nhân viên thu ngân cần ghi nhớ giá mọi sản phẩm, dịch vụ của khách sạn. Khả năng học hỏi nhanh, ghi nhớ tốt cũng sẽ giúp Cashier nắm rõ các chương trình giảm giá, ưu đãi khuyến mãi giúp việc thanh toán dễ dàng hơn.

3.7. Khả năng nhận biết tiền thật, tiền giả

Nếu bạn không muốn bỏ tiền túi ra để đền cho khách sạn chỉ vì một vài phút không cẩn thận. Hãy tìm hiểu cách nhận biết tiền thật, tiền giả thật kỹ càng và chính xác. Không chỉ với tiền Việt mà ngay cả với những loại tiền ngoại tệ như: Bảng Anh, USD,… Chúng sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có.

3.8. Chính xác, tỉ mỉ

Nhân viên thu ngân thường xuyên phải tiếp xúc với những con số, hóa đơn liên quan đến lợi nhuận và doanh thu của khách sạn. Nếu không chính xác và tỉ mỉ tính toán từng con số. Hoàn toàn có thể gây ra tổn thất lớn cho khách sạn. Dẫn đến việc nhân viên Cashier phải bồi thường, bị phạt hay thậm chí là đuổi việc. Do đó, hãy tính toán thật cẩn thận, kỹ lưỡng và ghi lại mọi giao dịch mà bản thân đã thực hiện vào báo cáo.

3.9. Khả năng tính toán linh hoạt

Nhiều người cho rằng việc tính toán hiện nay đã có máy tính và phần mềm lo. Tuy nhiên, khả năng tính toán nhanh vẫn là kỹ năng cần có ở một người thu ngân. Giúp họ nhanh chóng phát hiện lỗi sai trên hóa đơn để kịp thời sửa chữa.

3.10. Kiến thức tin học cơ bản

Khách sạn là môi trường làm việc hiện đại. Nơi mà nhân viên sẽ phải thường xuyên làm việc với những thiết bị, máy móc tân tiến. Điển hình là máy tính. Và nhân viên thu ngân cũng không phải là ngoại lệ. Yêu cầu đầu tiên đối với nhân viên thu ngân là phải biết sử dụng máy tính với trình độ tin học cơ bản.

Ngoài ra, do hiện nay hầu hết các khách sạn đã chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý khách sạn nên nhân viên thu ngân cũng cần học cách sử dụng các phần mềm này. Dù giai đoạn đầu sử dụng có thể sẽ khiến Cashier gặp khó khăn nhưng phần mềm này sẽ giúp đơn giản hóa quy trình thanh toán. Và giúp nhân viên thu ngân thực hiện việc thanh toán cho khách được nhanh chóng và chính xác hơn.

3.11. Khả năng chịu áp lực

Vào những mùa cao điểm, nhân viên thu ngân có thể phải chịu áp lực rất lớn. Với khối lượng công việc gấp 10 – 20 lần bình thường. Nếu không có khả năng chịu áp lực, Cashier có thể bị stress hay mệt mỏi, kiệt sức sau ca làm việc.

Xem thêm:

• Housekeeping là gì? Giải mã toàn bộ thông tin chi tiết từ A – Z
• Những công việc mà Housekeeping khách sạn phải làm

4. Mức lương/ Đãi ngộ

Nhu cầu tuyển dụng thu ngân ngày càng tăng cao do sự xuất hiện của các khách sạn ngày càng nhiều. Theo thống kê, nhân viên Cashier có thể nhận được mức lương trung bình dao động khoảng 5 triệu đồng/tháng. Tại các khách sạn cao cấp, con số này có thể tăng lên thành 7 – 10 triệu đồng.

5. Rủi ro khi làm nghề Cashier

Một vài rủi ro dễ gặp nhất trong quá trình làm nghề Cashier là: tiền không trùng khớp do thối nhầm, tiền giả, lỗi giao dịch,… Nếu không may những trường hợp này xảy ra, nhân viên Cashier có thể sẽ phải đền bù thiệt hại, bị phạt hay thậm chí là bị đuổi việc.

6. Những tình huống thường gặp phải của một nhân viên Cashier

Bất kỳ ngành nghề nào cũng dễ dàng gặp phải những tình huống khó giải quyết trong quá trình làm việc. Vị trí Cashier cũng vậy, sau đây là một vài tình huống cụ thể chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn:

• Khách hàng dùng thêm dịch vụ: Cashier cần ghi tiếp số tiền khách hàng cần thanh toán cho dịch vụ gọi thêm. Để tổng tiền thanh toán được chính xác. Hoặc xuất một hóa đơn hoàn toàn mới để khách lưu trú thanh toán dịch vụ đó.
• Khách hàng đổi trả lại món ăn vì không đúng món gọi: Trong trường hợp này, Cashier cần phối hợp với nhân viên phục vụ và đầu bếp. Nếu khách hàng đồng ý thanh toán tiền cho món nhầm thì chỉ cần đổi tên món ăn rồi kèm giá tương ứng. Nếu khách không đồng ý thì phải yêu cầu bếp làm món mới. Và tiền đền sẽ được chi trả bởi nhân viên làm sai món.
• Khách hàng đổi trả món vì không đúng vị, vì quá ít so với định lượng được ghi trong thực đơn: Cashier cần yêu cầu nhân viên bếp đến làm việc và báo cáo với Quản lý để xử lý.
• Khách hàng tách, gộp bill: Cashier cần nhanh chóng thực hiện thao tác trên phần mềm quản lý bán hàng. Nhằm đảm bảo sự nhanh chóng, chính xác cũng như giúp nhân viên thu ngân dễ dàng hơn trong việc làm báo cáo.
• Máy tính tiền bị hư hỏng: Báo cáo ngay với bộ phận quản lý để được hỗ trợ.
• Không đủ tiền lẻ để thối lại khách hàng: Cashier cần linh hoạt đổi tiền với nhân viên hay các tiệm cà phê gần đó để thối tiền cho khách hàng.

7. Xử lý 3 tình huống mà nhân viên thu ngân khách sạn thường xuyên gặp phải

7.1. Khách sử dụng thêm dịch vụ

Trong suốt khoảng thời gian lưu trú, khách hàng có thể sẽ sử dụng các dịch vụ gọi thêm khác. Ví dụ như minibar. Lúc này, nhân viên thu ngân cần phối hợp với các bộ phận khác. Nhằm kiểm tra kỹ lưỡng để tránh thất thoát doanh thu của khách sạn. Đồng thời xác nhận lại khoản thu với khách khi thanh toán.
Nếu các dịch vụ phát sinh đó chưa có trong phần thanh toán, thu ngân cần xử lý như sau:

• Nhập số tiền khách cần thanh toán cho các dịch vụ phát sinh thêm.
• Tổng hợp lại số tiền khách hàng cần thanh toán.
• Xuất hóa đơn giá trị gia tăng theo tổng số tiền thanh toán mới.

7.2. Hóa đơn có sai sót

Khi có khách hàng phàn nàn rằng hóa đơn có sai sót. Và không đồng ý thanh toán. Cashier cần xử lý như sau:

• Kiểm tra lại hóa đơn xem thực sự có sai sót không.
• Giải thích cho khách hiểu rõ số tiền của từng mục trong hóa đơn.
• Để khách kiểm tra lại các hóa đơn có chữ ký xác nhận của khách.
• Nếu khách vẫn không đồng ý, liên hệ với Quản lý bộ phận để giải quyết.

7.3. Phát hiện tiền của khách đưa là tiền giả

Đây là vấn đề nhạy cảm nhất. Liên quan đến cả mặt đạo đức lẫn pháp luật. Khi gặp phải trường hợp này, nhân viên thu ngân cần thực hiện đủ các bước:

• Lịch sự mời khách ra chỗ khác nói chuyện. Tránh sự chú ý của những khách hàng khác.
• Thông báo lại sự việc với khách, yêu cầu khách đổi tiền hoặc chuyển sang hình thức thanh toán khác. Ví dụ như thẻ tín dụng chẳng hạn.
• Nếu khách vẫn khẳng định đó là tiền thật thì bạn cần thông báo cho bên ngân hàng để kiểm tra.

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến thuật ngữ Cashier là gì. Hy vọng rằng những kiến thức trên giúp bạn có cách nhìn rõ nét hơn về ngành nghề này. Nếu cảm thấy bản thân có đầy đủ tố chất để trở thành một Cashier chuyên nghiệp. Hãy đừng ngần ngại thử ứng tuyển vào vị trí này nhé. Và đừng quên đón đọc bài viết mới của chúng tôi tại chuyên mục Nghiệp vụ khách sạn.