Check-in là gì? Quy trình check-in tại khách sạn diễn ra như thế nào?

Check-in là thủ tục không thể thiếu tại mỗi khách sạn từ cao cấp đến bình dân. Vậy check-in là gì? Quy trình diễn ra như thế nào là đúng chuẩn dành cho nhân viên lễ tân? Hãy cùng ezCloud tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Check-in là gì?

Check-in là cụm từ dùng để chỉ quy trình thực hiện việc đăng ký, xác nhận khách lưu trú tại khách sạn. Công việc này thường được thực hiện tại khu vực tiền sảnh và do quầy lễ tân khách sạn đảm nhiệm.

Check-in là gì?

Thủ tục check-in tại khách sạn

Thời gian check-in tại khách sạn vào mấy giờ?

Đa phần các cơ sở lưu trú hiện nay thường áp dụng thời gian nhận phòng là 14h chiều. Thời gian lưu trú 1 ngày của khách thuê phòng sẽ được tính từ 14 giờ chiều hôm nay đến 12 giờ trưa hôm sau.

Tại sao thời gian check-in lại vào lúc 14 giờ?

Có thể thấy, có sự chênh lệch 2 tiếng giữa thời điểm quy định check-in và check-out. Bạn có bao giờ thắc mắc, tại sao lại phát sinh khoảng thời gian check-out và check-in không?

Câu trả lời là vào khung giờ từ 12h – 14h, 2 tiếng đó được khách sạn sử dụng cho hoạt động dọn dẹp, setup phòng để kịp đón khách lưu trú mới. Vào mùa cao điểm, tỷ lệ kín phòng cao, số lượng nhân viên ít so với khối lượng công việc, không đảm bảo tiến độ dọn phòng. Do đó, các khách sạn thường có nhu cầu tuyển dụng nhân viên buồng thời vụ 3 tháng, 6 tháng.

Những điều cần lưu ý khi nhân viên check-in tại khách sạn

– Lịch sự, niềm nở chào đón khách

– Đối xử bình đẳng đối với tất cả đối tượng khách hàng

– Cố gắng ghi nhớ số phòng, tên khách, luôn sử dụng tên khách trong quá trình phục vụ

– Tôn trọng khách, tuyệt đối không tranh cãi hay có thái độ thờ ơ

– Có lời xin lỗi nếu khách phải chờ đợi

– Tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình giúp đỡ khách

– Trang phục, đầu tóc gọn gàng, sạch sẽ, nhằm tạo ấn tượng tốt với khách

Quy trình check-in tại khách sạn được thực hiện như thế nào?

Quy trình check-in

Quy trình check-in tại khách sạn 

Khi khách bước vào khách sạn, lễ tân sẽ thực hiện quy trình check-in như sau:

Bước 1: Chào khách bằng nụ cười thân thiện, tiếp nhận thông tin từ khách.

Bước 2: Nhân viên hỏi xem khách đã đặt phòng trước chưa. Nếu chưa, cần hỏi nhu cầu, tư vấn khách dựa vào tình trạng phòng thực tế tại khách sạn để sắp xếp phù hợp.

Bước 3: Thông báo về loại phòng khách ở, giá, khuyến mãi, phương thức thanh toán và các dịch vụ kèm theo.

Bước 4: Khi khách đồng ý, thông báo cho bộ phận liên quan để chuẩn bị phòng đón khách.

Bước 5: Xin thông tin cá nhân, mượn giấy tờ tùy thân để làm thủ tục nhận phòng. Yêu cầu khách ký xác nhận đặt phòng.

Bước 6: Giới thiệu sơ lược về địa điểm du lịch, dịch vụ xung quanh nếu khách yêu cầu.

Bước 7: Lễ tân cần hỏi khách có yêu cầu gì đặc biệt không?

Bước 8: Giao chìa khóa phòng cho khách

Bước 9: Chào tạm biệt khách, chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ. Thông báo cho bellman mang hành lý và dẫn khách lên nhận phòng.

Bước 10: Cập nhật hồ sơ của khách lưu trú vào hệ thống khách sạn theo quy định.

Lưu ý về những quy định của khách sạn về check-in sớm

Quy định về check-in sớm

Những quy định về check-in sớm tại khách sạn

Tại mỗi khách sạn sẽ có những quy định, nội quy riêng cho khách lưu trú. Dưới đây là những điều khách lưu trú cũng như lễ tân cần tìm hiểu, tư vấn cho khách khi đặt phòng, hạn chế những phát sinh không đáng có.

Trong trường hợp khách muốn nhận phòng sớm, nếu có phòng trống sẵn, lễ tân có thể tiến hành thủ tục check-in sớm cho khách. Tùy từng khách sạn mà việc check-in sớm có tính phí hay miễn phí. Thông thường, mức tính phí check-in sớm như sau:

Từ 5h – 9h: 50% giá phòng

Từ 9h – 14h: 30% giá phòng

Qua bài viết, bạn sẽ thấy quá trình check-in là gì sẽ trở nên đơn giản và rõ ràng hơn. Đây là những thông tin, vấn đề nhất định nhân viên khách sạn cần phải biết và lưu tâm khi làm thủ tục check-in tại khách sạn. Mọi sự tìm hiểu và chuẩn bị chu đáo sẽ giúp bạn có được sự tự tin, hiệu quả làm việc cũng cao hơn.

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

Marketing hiệu quả cho mô hình lưu trú nhỏ và vừa

Việc xuất hiện của các kênh OTA đã khiến cuộc đua đặt phòng trực tuyến trở nên gay gắt hơn bao giờ hết, và việc tận dụng các kênh OTA như là một giải pháp Marketing hiệu quả cho các mô hình lưu trú nhỏ và vừa đang được nhiều …

Tăng doanh thu bán phòng trực tiếp bằng hiệu ứng Billboard

Hiệu ứng Billboard trong ngành Hospitality là công cụ đắc lực giúp chủ khách sạn, homestay giảm áp lực phụ thuộc nguồn khách đặt phòng vào các kênh OTA (Online Travel Agency – như Booking, Agoda, Expedia…) bằng việc tận dụng hiệu quả marketing khi xuất hiện trên các kênh …

Kết hợp giải pháp ezFolio – ezTicket trong việc vận hành Yoko Onsen Quang Hanh

Đảm bảo công suất 9000 lượt khách trong một thời điểm đón tiếp là hiệu quả đến từ gói giải pháp quản lí mà ezCloud mang đến cho Yoko Onsen Quang Hanh, Quảng Ninh – tổ hợp nghỉ dưỡng suối nước nóng đầu tiên tại Việt Nam. Để xúc tiến …

Chương trình khuyến mại Pre order

ezCloud triển khai chương trình “Pre-order: Đặt sớm giảm sâu”

Quý khách hàng thân mến, Nhằm giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc mua sản phẩm phần mềm quản lý khách sạn của ezCloud, từ 01/04 – 30/04/2020, ezCloud triển khai chương trình ưu đãi hấp dẫn: “Pre-order – Đặt sớm giảm sâu”.  Theo đó, khách hàng chỉ cần …

ezCloud ra mắt ezPayment

ezCloud ra mắt ezPayment – trung tâm kết nối thanh toán tích hợp trên phần mềm quản lý khách sạn

Quý khách hàng thân mến, Hiện nay, việc thanh toán online đang ngày càng trở nên phổ biến trong mọi lĩnh vực, và du lịch – khách sạn cũng không phải là ngoại lệ. Hiểu được điều đó, ezCloud ra mắt ezPayment – trung tâm kết nối thanh toán giữa …

ezCloud triển khai chương trình Đồng hành cùng khách sạn mùa đại dịch Corona

Quý khách hàng thân mến, Như quý khách đã biết, đại dịch Corona đã khiến cho các doanh nghiệp trong ngành du lịch khách sạn ở nước ta vô cùng điêu đứng. Và để đồng hành cùng quý khách trong thời gian khó khăn này, từ 01/03 – 31/03/2020, ezCloud …

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud