Trả lời câu hỏi “Coordinator là gì?” và giải đáp chi tiết các nhiệm vụ và yếu tố cần có của một Coordinatpor.
Coordinator là vị trí công việc quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều bộ phận trong nhà hàng, khách hàng. Vậy cụ thể Coordinator là gì? Nhiệm vụ chính của họ gồm có những công việc nào? Cần có những yếu tố ra sao để trở thành một Coordinator giỏi? Cùng ezCloud giải mã tất tần tật thông tin liên quan đến công việc này trong bài viết này.
1. Coordinator là gì?
Nội dung
Coordinator hay còn có nghĩa là điều phối viên. Những người đảm nhận vị trí này có trách nhiệm quản lý và điều phối hòa hợp với các bộ phận khác trong ngành nhà hàng và khách sạn. Từ đó đảm bảo các công việc chung được hoàn thành một cách hiệu quả nhất có thể. Ngày nay, công việc này trong các nhà hàng, khách sạn được phân chia thành nhiều vị trí cụ thể. Trong đó, mỗi vị trí giữ một nhiệm vụ quan trọng khác nhau.
2. Mô tả công việc của Coordinator
Nếu bạn đang có mong muốn trở thành một Coordinator thì nhất định phải nắm rõ bản mô ta công việc sau đây:
2.1 Event Coordinator
Event coordinator đảm nhận vai trò điều phối viên trong việc tổ chức sự kiện. Tất cả sự kiện tại nhà hàng, khách sạn dù lớn hay nhỏ đều phải được thông qua bởi event coordinator. Trong đó, một event coordinator phải thực hiện những nhiệm vụ chính sau:
- Tạo ra ý tưởng và lập plan tổ chức sự kiện cho nhà hàng khách sạn.
- Phụ trách việc triển khai các sự kiện từ phòng sale và marketing.
- Điều hành các hoạt động nội bộ như team building cho nhân viên.
- Đảm nhận việc sản xuất và phân phối các tài liệu quảng cáo như thư mời, tờ rơi, poster, banner,…
- Chuẩn bị, tổ chức và triển khai sự kiện. Đồng thời chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh trong khi diễn ra sự kiện.
2.2 Sales Coordinator
Thuộc bộ phận sale & marketing, Sale Coordinator có những nhiệm vụ chính như sau:
- Khảo sát nhu cầu thị trường và tiếp cận các khách hàng tiềm năng.
- Xây dựng và phát triển mối quan hệ kinh doanh.
- Hỗ trợ và giải quyết các vấn đề của khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ.
- Tiếp nhận quản lý hồ sơ và tài liệu liên quan đến khách hàng.
- Trực tiếp phản hồi điện thoại, email, fax… của phòng sale & marketing.
- Lên lịch các cuộc họp và sắp xếp lịch trình cuộc hẹn hàng ngày của trưởng bộ phận sale & marketing.
- Hỗ trợ trong việc đưa ra ý tưởng cho các hoạt động bán hàng.
2.3 F&B Coordinator
Vị trí F&B coordinator là trợ lý cho giám đốc bộ phận ẩm thực (F&B). Người đảm nhận công việc này cần phải có kinh nghiệm và kỹ năng tốt để có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ sau:
- Hỗ trợ giám đốc F&B trong việc tạo và duy trì hệ thống hồ sơ. Cũng như vận hành các hoạt động của bộ phận khác.
- Theo dõi và quản lý kế hoạch của bộ phận F&B. Đồng thời xử lý các vấn đề liên quan đến đơn hàng, chương trình khuyến mãi. Cũng như các phản hồi qua điện thoại và email.
- Báo cáo lại các thông tin chính xác từ các bộ phận quản lý cho giám đốc F&B và ngược lại.
- Điều hành toàn bộ quá trình cung cấp dịch vụ. Cũng như xử lý phản hồi từ khách hàng.
- Hợp tác với bộ phận tài chính để thực hiện báo cáo về ngân sách. Đồng thời dự báo ngân sách theo năm, quý và tháng.
2.4 Marketing Coordinator
Nhân viên Marketing Coordinator đảm nhận những công việc cụ thể sau:
- Tổ chức và sắp xếp công việc hợp lý. Đồng thời theo sát các dự án nhằm đảm bảo quy trình và nguồn lực được duy trì một cách liền mạch.
- Hỗ trợ việc lập kế hoạch thời gian cho các dự án, sắp xếp công việc, theo dõi tiến độ và lịch trình.
- Tương tác và hỗ trợ các bộ phận khác để thúc đẩy tiến trình các dự án.
- Đánh giá và đảm bảo chất lượng của các sản phẩm. Bao gồm cả ấn phẩm và ấn bản điện tử.
- Làm việc và đàm phán với nhà cung cấp để đảm bảo có được giá cạnh tranh, và kiểm tra các đơn hàng.
3. Làm thế nào để trở thành Coordinator trong nhà hàng, khách sạn?
Lưu ý một số yếu tố quan trọng sau nếu bạn có đang có ý định trở thành một Coordinator xuất sắc:
3.1 Bằng cấp, kinh nghiệm thực tế
Yêu cầu về bằng cấp, chứng chỉ thuộc các lĩnh vực như quản trị nhà hàng khách sạn, ẩm thực và sự kiện là điều tiên quyết nếu muốn trở thành một điều phối viên. Bên cạnh đó, người đảm nhận vị trí này còn phải có kinh nghiệm thực tế. Để từ đó có thể tổ chức, điều hành và quản lý mọi hoạt động của nhà hàng, khách sạn.
3.2 Kỹ năng tin học và ngoại ngữ
Ngoại ngữ đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với một Coordinator. Bởi công việc này thường liên quan đến giao tiếp với khách hàng. Đặc biệt là người nước ngoài. Điều này đòi hỏi coordinator không chỉ thành thạo tiếng Anh mà còn cần kiến thức vững về các ngôn ngữ khác. Phổ biến như tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật,…
Ngoài khả năng giao tiếp đa ngôn ngữ, Coordinator cần phải thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng. Điều này giúp họ có thể xử lý hồ sơ và tài liệu liên quan đến khách hàng và doanh thu.
3.3 Khả năng điều phối công việc
Điều phối công việc là yếu tố cần thiết đối với một coordinator trong ngành nhà hàng và khách sạn. Kỹ năng này giúp điều hành mọi bộ phận mà họ phụ trách. Để hoàn thành tốt được mục tiêu chung, Coordinator cần có khả năng tổ chức và điều phối công việc một cách trơn tru và hiệu quả nhất. Nhằm đảm bảo sự liên kết và hợp tác ăn ý giữa các phòng ban.
3.4 Khả năng thích ứng linh hoạt
Một Coordinator giỏi chắc chắn không thể không có tố chất nhanh nhạy, linh hoạt và khả năng bắt kịp được các xu hướng. Đặc biệt là việc cập nhật các đổi mới trong lĩnh vực công nghệ. Bởi đây sẽ là yếu tố quan trọng để áp dụng vào quá trình điều phối. Từ đó tạo ra những chương trình mới, thú vị và mang tính sáng tạo cao.
3.5 Có kỹ năng teamwork
Công việc của một Coordinator đòi hỏi sự tương tác với nhiều người. Do vậy, họ cần có kỹ năng làm việc nhóm tốt để hòa nhập cùng đồng nghiệp và các bộ phận khác. Từ đó góp phần tạo ra những hoạt động, chương trình hấp dẫn, ấn tượng. Cũng như nâng tầm uy tín cho nhà hàng, khách sạn của bạn.
4. Lời kết
Hy vọng với những thông tin trên, các bạn đã có câu trả lời ưng ý cho thắc mắc “Coordinator là gì?”. Đồng thời hiểu rõ hơn về thuật ngữ này trong ngành nhà hàng, khách sạn. Hãy tiếp tục đón đọc các bài viết bổ ích tiếp theo tại chuyên mục Thuật Ngữ Nhà Hàng.
