CRS - Hệ thống đặt phòng trung tâm tối ưu doanh thu từ mọi kênh

CRS, công cụ quan trọng trong chiến lược phân phối đa dạng, giúp tăng doanh thu và đảm bảo hiệu quả hoạt động và chất lượng trải nghiệm

Nội dung

CRS, công cụ quan trọng trong chiến lược phân phối đa dạng, giúp tăng doanh thu và đảm bảo hiệu quả hoạt động và chất lượng trải nghiệm

Các khách sạn không ngừng gia tăng độ phủ bằng kết nối với hàng trăm kênh phân phối phòng. Tuy nhiên, để tối ưu hoá việc quản lý đặt phòng và doanh thu từ các nguồn kênh đặt phòng khác nhau không hề dễ dàng. Từ đại lý bán phòng online OTA đến website, kênh phân phối bán phòng channel manager,… Câu trả lời có ngay tại bài viết dưới đây với hệ thống đặt phòng trung tâm CRS (Central Reservation System).

1. CRS là gì?

CRS (Central Reservation System) còn được gọi là hệ thống đặt phòng trung tâm dựa trên nền tảng máy tính. Hệ thống này giúp quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến đặt phòng từ mọi nguồn và kênh bán phòng. Bao gồm tình trạng phòng, giá,… CRS có khả năng kết nối và tích hợp đa nhiều với một số hệ thống khác. Điển hình là:

GDS – hệ thống phân phối toàn cầu
PMS – hệ thống quản lý khách sạn
CM – Channel Manager – Kênh phân phối bán phòng online
RRM – hệ thống quản lý giá & quỹ phòng, Booking Engine, Website Hotel,…
Trang web đặt phòng (Hotel Booking Engine)
Công cụ đặt chỗ trực tiếp
Trang web bán vé máy bay
Trang web trực tiếp của các công ty lữ hành…

Tính năng liên kết toàn diện giúp đảm bảo đồng bộ và tổng hợp dữ liệu booking từ nhiều nguồn khác nhau. Từ đó, dễ dàng lưu trữ, truy xuất thông tin và xử lý giao dịch mọi dịch vụ.
CRS mang đến cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của khách sạn. Bao gồm tổng hợp, báo cáo doanh thu chi tiết từ từng kênh và mã đặt phòng. Khách sạn có thể nắm bắt dễ dàng thông tin khách hàng, nguồn khách, thị trường,… Tuy không được phổ biến rộng rãi như GDS nhưng nhờ tính linh động và thích ứng, nó vẫn là hệ thống quan trọng.

2. CRS hoạt động như thế nào?

Giai đoạn đầu, CRS chủ yếu phục vụ cho lữ hành hàng không. Việc đặt vé trực tiếp hay qua điện thoại vẫn còn nhiều bất cập trong thống kê. Do đó, CRS ra đời hỗ trợ đặt và điều phối vé máy bay an toàn và thuận tiện. Tuy nhiên sau đó, CRS được tích hợp với GSD giúp nâng tầm hiệu quả và vai trò quan trọng. CRS hoạt động hoàn toàn tự động với khả năng lưu trữ và truy xuất chính xác. Khách hàng có thể xem một số thông tin liên quan đến đặt phòng, các dịch vụ và tiến hành thanh toán nhanh chóng. Nó được đánh giá là ưu việt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

CRS sẽ tổng hợp dữ liệu từ tất cả các kênh trên 1 phần mềm duy nhất. Sau đó, sẽ chuyển các lượt booking này đến nhà cung cấp vé máy bay, nhà hàng, khách sạn. Điều này giúp khách có được sự điều phối và mang đến trải nghiệm chất lượng nhất cho khách hàng. CRS tập trung dữ liệu từ các kênh được sử dụng trên một hoặc nhiều thuộc tính. Việc phân phối trong thời gian thực giúp khách sạn tiếp cận khách hàng trên đa dạng kênh là một phần trong chiến lược phân phối phòng. Do đó, chuỗi khách sạn có thể quản lý phòng hiệu quả chỉ từ một nguồn duy nhất. Việc điều chỉnh và đồng bộ các thay đổi diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hỗ trợ gia tăng hiệu quả doanh thu và chiến lược phân phối đa dạng.

3. Một số tính năng chính của hệ thống CRS

Tính năng chính giúp CRS quản lý chặt chẽ đặt phòng của khách sạn trên mọi kênh phân phối:

Tổng hợp, lưu trữ và báo cáo doanh thu trực quan đến từ các kênh phân phối của tất cả cơ sở khách sạn cùng chuỗi
Cho phép lọc hiển thị dựa trên kênh phân phối, khách sạn, loại hình lưu trú, ngày đặt…
Kiểm soát chính xác số lượng và thông tin đặt phòng
Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực
Kết nối và tích hợp đa chiều với nhiều hệ thống quản lý khách sạn
Cho phép thanh toán dễ dàng và nhanh chóng

Xem thêm:

4. Tầm quan trọng của hệ thống quản lý phòng tập trung

Cùng ezCloud khám phá ngay vai trò quan trọng của hệ thống quản lý phòng tập trung.

Tăng cơ hội bán hàng

Hệ thống CRS hỗ trợ kết nối khách sạn với hàng trăm kênh đặt phòng. Từ đó, gia tăng khả năng hiển thị và mở rộng tiếp cận với hàng triệu khách hàng ở tất cả các kênh OTA toàn cầu hiệu quả. Việc quản lý và vận hành cũng đơn giản và dễ dàng hơn nhiều.

Tăng doanh thu qua đặt phòng trực tiếp

Tăng lượt đặt phòng trực tiếp là xu hướng kinh doanh mà nhiều khách sạn hướng đến. Nó giúp tối ưu doanh thu do hạn chế tối đa được mức chi phí hoa hồng. Tích hợp hệ thống CRS còn cho phép vận hành kênh bán hàng trực tiếp hiệu quả với trải nghiệm đặt phòng không thua kém các kênh OTA.

Hạn chế lỗi đặt phòng

Việc đồng bộ toàn bộ thông tin đặt phòng trên các kênh nhờ CRS giúp giảm thiểu được một số lỗi hay xảy ra. Cụ thể là đặt trùng, nhầm phòng, sai thông tin khách hay overbooking.

Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành

Với sự hỗ trợ của CRS, hệ thống tự động nhận, gửi và đồng bộ thông tin đặt phòng từ các hệ thống kênh phân phối sang quản lý khách sạn. Việc này giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu và hạn chế tối đa sai sót có thể xảy ra.

Quản lý doanh thu hiệu quả

Toàn bộ dữ liệu, báo cáo liên quan đến doanh thu, tình trạng phòng đều được cập nhật theo thời gian thực. Do đó, bạn có thể nhanh chóng theo dõi và trích xuất bất cứ lúc nào. Tính năng này đặc biệt quan trọng với mô hình kinh doanh chuỗi khách sạn. Bạn có thể quản lý doanh thu của tất cả các cơ sở bất kể vị trí địa lý.

5. Ý nghĩa của CRS trong kinh doanh

Hệ thống CRS có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với cả doanh nghiệp và khách hàng. Cụ thể:

5.1 Với khách hàng

Trước đây, khách hàng phải gọi hoặc đến tận nơi để đặt chỗ. Tuy nhiên, điều này khiến rất nhiều khách hàng gặp phải tình trạng không còn phòng hoặc phòng không như mong muốn. Từ đó, ảnh hưởng đến trải nghiệm nghỉ dưỡng, du lịch hoặc công tác. Tuy nhiên, với CRS, bạn có thể dễ dàng đặt phòng khách sạn, đặt vé máy bay ở mọi lúc, mọi nơi. Ngoài ra, với mọi thông tin được lưu trữ trên CRS, khách hàng có có thể nắm bắt dễ dàng theo dõi và so sánh giá giữa các khách sạn. Từ đó, đảm bảo sở hữu dịch vụ có chất lượng và mức giá tốt nhất.

5.2 Với doanh nghiệp

Với công cụ này, khách sạn có thể tiếp cận lượng lớn khách hàng tiềm năng. Nhờ đó, có thể tăng doanh thu dễ dàng mà không cần bỏ ra quá nhiều chi phí quảng cáo. Việc mang đến trải nghiệm đặt phòng thuận tiện giúp khách sạn sở hữu thu nhập online lớn. Không những vậy, CRS còn là trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp trong kiểm soát và phân phối vé tồn, phòng trống. Từ đó, có những chiến lược và định hướng kinh doanh phù hợp. Có thể nói, sự phát triển bùng nổ của CRS giúp đảm bảo mức tăng trưởng vượt trội. Đặc biệt, CRS còn giúp nâng tầm giá trị và sức ảnh hưởng của thương hiệu trên thị trường. Đây là ưu thế lý tưởng cho doanh nghiệp.

6. Có cần tích hợp CRS khi đã có PMS?

PMS (property management system) là hệ thống giúp quản lý mọi vận hành toàn diện từ lễ tân đến buồng phòng. Sự khác biệt chính giữa CRS và PMS chính là cách phân bổ, lưu trữ dữ liệu. PMS quản lý các hoạt động nhận và trả phòng, hồ sơ khách hàng, thông tin phòng và công việc của nhân viên. Còn CRS kết nối thông tin đặt phòng từ các kênh phân phối đến hệ thống PMS và đưa ra báo cáo doanh thu chi tiết.
Do đó, ngay cả khi có PMS, CRS cũng là hệ thống không thể bỏ qua. Sự kết hợp giữa hai hệ thống này. Việc kết hợp hai hệ thống này giúp tối ưu quy trình vận hành từ lúc nhận đến khi khách trả phòng. Đây sẽ là công cụ đắc lực cho hoạt động mở rộng mô hình và quản lý hiệu quả.

Xem thêm:

7. CRS và ý nghĩa với du lịch trong thời đại 4.0

Trong thời đại công nghệ số 4.0 hiện đại, kinh doanh du lịch cũng không nằm ngoài xu hướng này. Nó yêu cầu quy trình quản lý và vận hành tự động, đồng bộ và từ xa. Nhờ có CRS, khách hàng có thể tìm hiểu và lựa chọn sử dụng dịch vụ của các khách sạn trên khắp thế giới mà không cần phải trực tiếp liên hệ. Mặt khác, chính nhờ CRS, khách sạn có thể quảng bá hình ảnh và thành công tiếp cận khách hàng ở bất cứ đâu.
Nếu như GDS phù hợp với các doanh nghiệp, tập đoàn lớn thì CRS lại hướng tới các nhóm khách hàng cá nhân. Bởi vậy, các doanh nghiệp nhỏ và vừa ưu tiên lựa chọn giải pháp này hơn. Với tinh linh hoạt và đơn giản, các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và vận hành. Ngoài ra, chi phí dành cho phần mềm cũng thấp hơn rất nhiều so với GDS. Nhờ đó, khách sạn có thể tiết kiệm được mức phí không hề nhỏ.
Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, hầu như tất cả hệ thống CRS đều đã được tích hợp với GDS. Từ đó, nâng cao chất lượng quản lý và đảm bảo trải nghiệm thuận tiện nhất cho khách hàng. Qua đó, khách sạn có thể tăng cường hiệu quả cạnh tranh trên thị trường.

8. Tạm kết

Global Distribution System (GDS) là một hệ thống quan trọng trong ngành du lịch, kết nối nhà cung cấp dịch vụ với các đại lý và công ty điều hành du lịch. GDS cung cấp thông tin và giá cả cập nhật, giúp quản lý đặt phòng và vé máy bay hiệu quả. Tuy nhiên, GDS đối diện với cạnh tranh gay gắt và áp lực giữ giá cả cạnh tranh. Công nghệ mới đang bắt đầu thay đổi cách thức hoạt động của GDS. Tóm lại, GDS là một yếu tố không thể thiếu trong ngành du lịch và hàng không, nhưng cần linh hoạt và sẵn sàng thích ứng với sự tiến bộ công nghệ. Tham khảo ngay những bài viết hữu ích về thuật ngữ nghề của ezCloud để kinh doanh thành công.

3/5 - (2 bình chọn)