Giải thích thuật ngữ: “Front Desk là gì?” Những tiêu chuẩn thiết kế Front Desk giúp bạn nâng tầm khách sạn.
Front Desk không chỉ là trung tâm hoạt động mà còn lại bộ mặt đại diện của mỗi khách sạn. Để khách có trải nghiệm tốt nhất, Front Desk ngoài thiết kế bắt mắt còn cần có không gian rộng rãi để trang bị đầy đủ vật dụng hỗ trợ cho công việc của lễ tân. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá thêm về thuật ngữ “Front Desk là gì?” và cách thiết kế Front Desk phù hợp với quy mô từng khách sạn.
1. Front Desk là gì?
Nội dung
Front Desk là cụm từ tiếng Anh chỉ Quầy lễ tân. Thông thường, nó được đặt tại trung tâm tiền sảnh của khách sạn. Đây là nơi nhân viên lễ tân làm việc, cũng là khu vực tiếp nhận khách check-in, check-out. Cũng như tiếp nhận và xử lý mọi yêu cầu của khách lưu trú.
Tương tự lễ tân, Front Desk đóng vai trò như bộ mặt của khách sạn. Trang bị này giúp khách lưu trú ấn tượng và đánh giá cao khách sạn ngay khi mới bước vào. Front Desk càng sang trọng, bắt mắt thì điểm lưu trú càng trở nên đẳng cấp.
2. Trang bị không thể thiếu tại Front Desk là gì?
Dưới đây là tổng hợp của ezCloud về danh sách những thiết bị không thể thiếu tại Front Desk:
Máy tính để bàn/laptop
- Thực hiện thủ tục check-in, check-out cho khách lưu trú
- Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn
- Theo dõi, cập nhật, tổng hợp mọi thanh toán.
- Theo dõi các cuộc gọi khi được kết nối với tổng đài điện thoại.
- Soạn thảo báo cáo, văn bản,…
Điện thoại để bàn
Trao đổi, liên hệ giữa nội bộ nhân viên tới phòng khách, các bộ phận trong và ngoài khách sạn.
Máy POS
Giúp khách hàng thanh toán dịch vụ dễ dàng bằng thẻ tín dụng.
Máy in
In báo cáo, giấy tờ tùy thân của khách hàng.
Két bảo mật
Bảo vệ tài sản của khách hàng.
Đồng hồ báo thức
Sử dụng khi nhận được yêu cầu báo thức từ khách lưu trú.
Các loại giá đựng
Giá đựng thông tin của khách, hồ sơ đặt phòng, thư từ, chìa khóa phòng, hóa đơn, tờ rơi, sổ sách,…
Xem thêm:
- Outlet là gì? Bí quyết xây dựng các loại hình outlet thành công
- Night Shift là gì? 1001 lời chia sẻ của nhân viên Night Shift
3. Những tiêu chuẩn thiết kế Front Desk đạt chuẩn 5 sao
3.1. Kích thước
Thiết kế Front Desk trong khách sạn cũng cần phải điều chỉnh sao cho phù hợp với không gian tổng thể của sảnh. Bởi bên cạnh quầy lễ tân còn một số đồ nội thất khác như: bàn, ghế chờ, chậu cây,… tại khu vực sảnh. Do đó, kích thước của quầy sẽ được điều chỉnh tùy thuộc vào diện tích sảnh khách sạn, số lượng khách. Cũng như cân đối với chiều rộng và chiều cao của tiền sảnh. Đặc biệt, việc điều chỉnh chiều cao của quầy sao cho phù hợp với nhân viên lễ tân là đặc biệt cần thiết. Để tạo sự thuận tiện cho nhân viên thực hiện các nhiệm vụ trong ngày.
3.2. Kiểu dáng
Phần lớn quầy lễ tân hiện nay được thiết kế theo dạng hình chữ I hoặc chữ L/hình cánh cung. Mô hình hình chữ I thích hợp cho các khách sạn có diện tích sảnh nhỏ. Trong khi hình chữ L hoặc hình cánh cung phù hợp hơn với khách sạn quy mô lớn. Tùy theo diện tích và quy mô của khách sạn mà bạn có thể lựa chọn kiểu dáng Front Desk phù hợp. Đồng thời đảm bảo sự tiện nghi và tạo điểm nhấn sang trọng cho không gian của khách sạn.
3.3. Màu sắc
Màu sắc của Front Desk thường phản ánh sở thích và mong muốn của chủ khách sạn. Tuy nhiên, màu sắc được chọn cần nổi bật và mang đến sự thu hút. Nhưng đồng thời phải phù hợp với phong cách và tông màu chủ đạo của khu vực tiền sảnh cũng như toàn bộ không gian của khách sạn. Nhằm mang đến sự hài hòa về màu sắc và mỹ quan. Các màu sắc phổ biến cho Front Desk. Bao gồm: Đen, trắng và gỗ nâu tự nhiên.
3.4. Chất liệu
Đa số Front Desk hiện nay thường được sản xuất từ các loại gỗ như: gỗ công nghiệp Veneer được sơn phủ PU 3 lớp ở bề mặt, gỗ ép chân không được phủ lớp Melamine hoặc gỗ công nghiệp phủ lớp Laminate. Những chất liệu này mang đến ưu điểm về mặt thẩm mỹ bởi màu sắc bóng đẹp, có vân gỗ. Đồng thời, chúng cũng có khả năng chống trầy xước, chống thấm nước, chống cháy và chịu ẩm cao. Nên rất thích hợp với điều kiện thời tiết khắc nghiệt tại Việt Nam.
3.5. Các vật dụng đi kèm
Ngoài các tiêu chí đã đề cập, việc thiết kế Front Desk cũng cần phải đảm bảo tính phù hợp với các vật dụng đi kèm. Điều này bao gồm việc không gian trống của quầy lễ tân phải đủ cho máy móc sử dụng trong công việc. Đồng thời, phải đảm bảo không gian rộng rãi để nhân viên lễ tân thoải mái khi làm việc. Tuy nhiên, quan trọng nhất là không nên trưng bày các đồ vật trang trí có góc nhọn trên Front Desk. Vì theo quan niệm phong thủy, góc nhọn thường mang lại cảm giác thiếu an toàn và không may mắn.
4. Lưu ý cần ghi nhớ khi thiết kế Front Desk
Ngoài việc thiết kế quầy lễ tân sao cho sang trọng và bắt mắt, việc đặt nó ở vị trí phù hợp với phong thủy là rất quan trọng. Khoảng cách từ quầy đến cửa ra vào nên cách từ 3 đến 5,5 mét. Ngoài ra, việc thiết kế một bức tường chắn phía sau quầy cũng giúp tạo ra một chỗ dựa vững chắc, thu hút tài lộc. Và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Xem thêm:
- Lễ tân là gì? Tất tần tật kiến thức về nghề lễ tân hiện nay
- Mẹo giúp lễ tân khách sạn nắm bắt nhanh chóng tâm lý khách hàng
5. 25 thuật ngữ thông dụng tại Front Desk
Nhân viên lễ tân làm việc tại Front Desk thường xuyên phải giao tiếp và trao đổi trực tiếp với khách lưu trú. Danh sách 60 thuật ngữ Front Desk dưới đây sẽ giúp việc giao tiếp của nhân viên trở nên linh hoạt và dễ dàng hơn. Đặc biệt là khi nói chuyện với khách lưu trú ngoại quốc.
1. Over booking: Đặt phòng bị quá tải.
2. Pre – check in: Làm thủ tục nhận phòng trước lúc khách đến.
3. No-show: Khách không đến/không báo trước.
4. Letter of confirmation: Thư xác nhận lại việc đặt phòng.
5. Late check out: Khách trả phòng muộn.
6. Housekeeping: Bộ phận dịch vụ phòng.
7. In home guest: Khách đang lưu trú tại khách sạn.
8. Group inclusive tour(GIT): Khách đặt phòng đi đoàn theo tour trọn gói.
9. Guaranteed booking: Đặt phòng và đã cọc tiền trước.
10. Guest stay: Thời gian lưu trú.
11. Front desk: Quầy lễ tân.
12. Front of the house: Bộ phận trực tiếp.
13. Folio: Hồ sơ các khoản nợ của khách.
14. Free independent traveler (FIT): Khách du lịch lẻ.
15. European plan: Giá phòng có phục vụ bữa sáng kiểu u.
16. Double bed: Giường đôi.
17. Desk agent/desk clerk: Nhân viên lễ tân.
18. Double occupancy: Phòng đôi.
19. Departure list: Danh sách khách trả phòng trong ngày.
20. Departure date: Ngày dự định trả phòng.
21. Day rate: Giá cho thuê trong ngày.
22. Density chart: Bản sơ đồ phòng tại một thời điểm.
23. Deadline: Hạn cuối.
24. Check-in time: Thời gian quy định cho khách được nhận phòng.
25. Check-out time: Bắt đầu tính tiền phòng cho một thời điểm mới.
6. Tạm kết
Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về vai trò quan trọng của Front Desk trong khách sạn. Đây không chỉ là nơi tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu của khách lưu trú mà còn đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý toàn bộ doanh nghiệp. Cũng như biết cách thiết kế quầy lễ tân sao cho bắt mắt và thu hút nhất. Nếu thấy những thông tin trên là bổ ích, hãy tiếp tục đón đọc những bài viết mới của chúng tôi tại chuyên mục Thuật ngữ khách sạn.
