Assistant là gì trong khách sạn? Điểm mặt 6 lợi ích và thách thức khi đảm nhiệm vị trí này

Giải thích thuật ngữ “Assistant là gì?”, vai trò và ý nghĩa của một Assistant trong môi trường doanh nghiệp.

Trong lĩnh vực khách sạn, Manager không phải là người duy nhất nhận được sự chú ý, mà còn có vị trí Assistant. Vậy Assistant là gì? Nhiệm vụ chính của họ trong tổ chức bao gồm? Hãy cùng ezCloud khám phá thêm về thuật ngữ này ngay bây giờ nhé!

1. Assistant là gì trong khách sạn?

Thuật ngữ Assistant được sử dụng để chỉ người đảm nhiệm vị trí Trợ lý. Thường trực tiếp hỗ trợ một hay nhiều Quản lý trong mọi công việc. Tại khách sạn, họ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Vậy nên, những ứng cử viên được lựa chọn cho vị trí này thường biết cách hỗ trợ công việc rất tốt. Nhằm giúp khách sạn duy trì chất lượng dịch vụ hoàn hảo.

2. Nhiệm vụ của Assistant

Tùy vào quy mô của từng khách sạn mà danh sách công việc của Assistant lại có sự thay đổi. Tuy nhiên, thông thường nhiệm vụ của một Trợ lý sẽ bao gồm:

• Giữ liên lạc giữa nhân viên với cấp trên khi có việc cần.
• Quản lý, trả lời các cuộc gọi, email về công việc. Sau đó, ghi chú và báo cáo lại với cấp trên.
• Soạn thảo nội dung văn bản cho các sự kiện, cuộc họp, hoạt động của khách sạn.
• Nhắc nhở cấp trên về lịch trình một ngày, sắp xếp và thông báo lịch công tác theo ngày/ tuần/ tháng.
• Hỗ trợ thiết lập, triển khai công việc theo kế hoạch.
• Làm báo cáo định kỳ trình lên cấp trên.
• Phối hợp cùng cấp trên để xử lý công việc, kể cả trong việc công tác.
• Xem xét, đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Đề xuất ý kiến cho các hoạt động của doanh nghiệp.
• Xử lý các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.

3. Các kỹ năng cần có của một Assistant là gì?

Ngoài việc biết cách hỗ trợ công việc, dưới đây là những kỹ năng không thể thiếu ở một Assistant trong ngành Nhà hàng – Khách sạn mà ezCloud muốn giới thiệu đến bạn:

3.1. Kỹ năng ra quyết định

Là người kề cận nhất với cấp Quản lý, Assistant cần nắm chắc tác phong làm việc của mọi người. Để đưa ra cách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và phù hợp. Từ đó, Assistant sẽ phát huy tối đa khả năng phân tích, đánh giá tình hình để có thể xử lý những bất cập chính xác nhất. Kể cả khi không có sự hiện diện của ban lãnh đạo.

3.2. Kỹ năng giao tiếp

Một cuộc khảo sát cho biết hơn 90% Assistant thường bị các nhân viên khác dị nghị, dò xét. Vậy nên, bạn cần biết cách giao tiếp, cư xử trong môi trường làm việc. Với mục đích giúp cho các công việc diễn ra thuận lợi nhất. Và nhận được sự hợp tác, yêu quý, hỗ trợ của các đồng nghiệp.

Xem tiếp: 

• Nghiệp vụ nhà hàng khách sạn là gì? Bỏ túi các kiến thức cơ bản
• Lễ tân tiếng anh là gì? ‘Gương mặt đại diện’ của doanh nghiệp

3.3. Kỹ năng lãnh đạo

Trợ lý thường xuyên phải thay mặt cấp trên điều hành công việc khi cấp Quản lý không có mặt tại khách sạn. Để thực hiện được nhiệm vụ này, Assistant cần có khả năng lãnh đạo, tiếp nhận và phân công nhiệm vụ phù hợp. Để khách sạn vận hành đúng quy trình. Ngoài ra, bạn cần tự tin đối mặt với các trường hợp khẩn cấp một mình. Mà không cần nhờ sự trợ giúp của ban lãnh đạo.

4. Các vị trí Assistant trong Nhà hàng – Khách sạn

Mỗi Nhà hàng – Khách sạn sẽ có những vị trí Assistant khác nhau. Mỗi vị trí lại đảm nhiệm một vai trò quan trọng, giúp công việc của từng bộ phận diễn ra suôn sẻ nhất.

4.1. Assistant General Manager

Assistant General Manager là vị trí không thể thiếu trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động của khách sạn. Nhiệm vụ của họ không chỉ dừng lại ở việc lên lịch họp và quản lý tài liệu. Mà còn bao gồm việc thực hiện các công việc thường ngày của Tổng giám đốc khi cần. Đồng thời, Assistant General Manager cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp xúc và trao đổi với các đối tác kinh doanh, khách hàng. Hay những bên khác liên quan đến hoạt động của khách sạn.

4.2. Assistant Manager

Riêng với việc tối ưu hóa hiệu suất làm việc của Giám đốc, vai trò của Assistant Manager là không thể phủ nhận. Đây là vị trí quan trọng ở cấp cao trong tổ chức, yêu cầu khả năng giám sát. Và có mặt trong công việc của khách sạn. Trợ lý Giám đốc bên cạnh các nhiệm vụ tổ chức, tư vấn, giao tiếp và ra quyết định. Còn mở rộng cả việc quản lý nguồn nhân lực và tài chính, cũng như giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Thêm vào đó, Trợ lý Giám đốc cũng đảm nhiệm việc tiếp cận và bảo vệ thông tin quan trọng của khách sạn. Nói chung, một khách sạn không thể không có Assistant Manager nếu mục tiêu của doanh nghiệp là phát triển bền vững.

4.3. Assistant Department Head

Mỗi bộ phận trong khách sạn đều cần một Assistant Department Head nhằm bảo đảm công việc diễn ra một cách thuận lợi. Trợ lý Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm hỗ trợ Trưởng bộ phận quản lý các hoạt động hàng ngày của bộ phận đó. Nhiệm vụ của họ bao gồm giữ vững tiêu chuẩn chất lượng công việc và duy trì quy trình hoạt động. Đồng thời hỗ trợ Trưởng bộ phận trong việc đào tạo và quản lý nhân viên. Giúp mỗi bộ phận trong khách sạn hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu của mình.

4.4. Assistant Restaurant Manager

Nếu bạn trở thành Assistant Restaurant Manager, công việc hàng ngày của bạn chính là theo dõi và quản lý hoạt động của bộ phận dịch vụ quầy bar, khách hàng và các khu vực tương tự,… Hoặc các nhiệm vụ như: quản lý đặt bàn, xử lý vấn đề của khách hàng nhanh chóng hiệu quả.

4.5. Assistant Chef

Trong lĩnh vực khách sạn, Assistant Chef là người trực tiếp hỗ trợ Bếp trưởng. Trách nhiệm của họ là chuẩn bị nguyên vật liệu, lập kế hoạch cho quá trình nấu nướng. Sao cho mỗi món ăn được hoàn thành đúng theo yêu cầu của khách hàng. Trợ lý Bếp trưởng cũng phải tuân thủ các quy tắc về vệ sinh và an toàn thực phẩm trong bếp. Nhằm đảm bảo sự an toàn của cả khách hàng lẫn nhân viên.

5. Mức lương của Assistant là gì trong khách sạn?

Vì đặc thù công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng nên mức lương cho vị trí này khá hấp dẫn. Mỗi vị trí Trợ lý lại có một mức thù lao khác nhau. Ví dụ như Assistant General Manager có thể nhận được 20 – 30 triệu đồng/ tháng, Assistant Manager có mức thu nhập từ 15 – 18 triệu. Hay mức lương của Assistant Department Head trung bình 8 – 12 triệu đồng. Con số có thể thay đổi tùy vào quy mô từng khách sạn và năng lực của từng ứng viên.

Xem tiếp: 

• Nhân viên thu ngân tiếng anh là gì? Bản mô tả công việc chi tiết
• Guest Relation Officer là gì? Cơ hội nghề nghiệp và kỹ năng cần có

6. 3 lợi ích bạn nhận được khi trở thành một Assistant

• Tích lũy nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực khác nhau như kế toán, tài chính, nhân sự và quản trị. Giúp bạn xây dựng nền tảng kinh nghiệm đáng kể trong sự nghiệp của mình.
• Với tính chất công việc cần cả đối nội đối ngoại, Assistant sẽ có mối quan hệ rộng rãi. Điều này không chỉ là một ưu điểm mà còn là một lợi thế quan trọng, giúp bạn có nhiều cơ hội hơn trong công việc. Ngoài ra, nó còn giúp bạn tăng khả năng giải quyết các vấn đề một cách linh hoạt và nhanh chóng.
• Vị trí Assistant là cơ hội tuyệt vời để bạn học hỏi từ cấp trên. Về kỹ năng quản lý, chiến lược phát triển, kỹ năng làm việc hay tư duy lãnh đạo. Điều này không chỉ giúp xây dựng nền tảng vững chắc cho sự nghiệp của bạn mà còn mở ra cánh cửa cho các cơ hội thăng tiến trong tương lai. Thực tế đã chứng minh rằng Assistant là xuất phát điểm của nhiều quản lý.

7. 3 thách thức Assistant phải đối mặt

• Thách thức đầu tiên một Assistant phải đối mặt chính là làm việc trực tiếp với sếp. Bởi việc tương tác thường xuyên với cấp trên là điều không thể tránh khỏi. Mặc dù nó mang lại cơ hội nhưng cũng đồng thời cũng mang đến áp lực cho bạn. Đặc biệt là trong những thời điểm công việc đang trở nên không ổn định. Những mong đợi của sếp cũng tạo ra một áp lực vô hình mà bạn cần cố gắng vượt qua.
• Sự dè chừng và xa cách từ đồng nghiệp cũng là một thách thức khó khăn. Với tư cách là “Người của sếp”, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy sự dò xét và đánh giá từ phía đồng nghiệp, lo lắng về việc liệu họ có thể tin tưởng bạn hay không. Sẽ có nhiều đồn đoán về việc bạn có thể kể xấu họ với sếp. Điều này ảnh hưởng đến mối quan hệ của bạn trong môi trường làm việc.
• Vai trò của Assistant là phải truyền đạt thông tin và quyết định từ sếp đến đồng nghiệp. Cũng như xử lý các vấn đề nằm trong phạm vi thẩm quyền của bạn. Tuy nhiên, đôi lúc điều này gây ra sự tranh cãi và hiểu lầm. Vậy nên, việc hiểu rõ vị trí và quyền hạn của mình là cực kỳ quan trọng để tránh những rắc rối và xung đột không mong muốn.

8. Sự khác nhau giữa hai vị trí Associate và Assistant là gì?

9. Tạm kết

Trên đây là những chia sẻ của ezCloud về thuật ngữ “Assistant là gì?”. Hy vọng rằng, thông qua bài viết trên, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về vai trò quan trọng của Assistant trong khách sạn. Nếu bạn đam mê và quan tâm đến lĩnh vực này, hãy khám phá và theo đuổi mục tiêu ngay bây giờ. Và đừng quên tiếp tục theo dõi những bài viết mới nhất của chúng tôi tại chuyên mục Thuật ngữ khách sạn.