Overhead cost là gì? Bí quyết quản lý chi phí gián tiếp cho khách sạn

Overhead cost là gì? Khoản chi phí gián tiếp giúp khách sạn hoạch định chiến lược phân bổ ngân sách chính xác, hiệu quả và tăng lợi nhuận

Overhead cost là một khái niệm quan trọng trong kinh doanh, nhưng nhiều người vẫn chưa rõ ràng về nó. Đơn giản, overhead cost là những chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động doanh nghiệp, nhưng không gắn liền trực tiếp với việc sản xuất sản phẩm hay cung cấp dịch vụ. Trong ngành Nhà hàng Khách sạn, đây có thể là những khoản chi như gian hàng quảng cáo, tiền thuê mặt bằng, hay cả chi phí quản lý và hỗ trợ nhân sự. Hãy cùng tìm hiểu thêm về “Overhead cost là gì?” cũng như cách quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả. 

1. Overhead Cost là gì?

1.1 Khái niệm

Overhead cost (chi phí overhead) là các khoản phí chung góp phần vào quá trình tạo sản phẩm, dịch vụ cụ thể như thuế, phí ngoài lương,… Nó không trực tiếp tạo ra do không bao gồm chi phí nhân công và nguyên vật liệu. Trong kinh doanh nhà hàng, khách sạn, Overhead Cost còn liên quan đến quản lý hoặc kỹ thuật. Chúng rất cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, khoản phí này có thể biến động hoặc cố định tùy theo doanh nghiệp. Overhead Cost rất quan trọng trong việc lên kế hoạch phân bổ ngân sách và phân tích lợi nhuận.

1.2 Đặc điểm

• Overhead Cost là khoản phải trả liên tục. Không liên quan đến sản phẩm và số lượng bán ra. Chẳng hạn như tiền thuê mặt bằng, các tiện ích, bảo hiểm,…
• Các chi phí này được ghi nhận trên báo cáo thu nhập của công ty. Đồng thời, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận chung.
• Hạch toán đầy đủ chi phí để xác định thu nhập ròng. Nó được tính bằng cách trừ đi chi phí sản xuất và chi phí khác từ doanh thu thuần.
• Chi phí chung có thể là chi phí cố định và khả biến. Chi phí cố định là các khoản không thay đổi như: tiền thuê kinh doanh, khấu hao tài sản cố định, phí bảo hiểm và lương. Chi phí khả biến là khoản phí thay đổi tùy mức độ doanh nghiệp. Bao gồm: chi phí vận chuyển và gửi thư.
• Chi phí chung còn có thể được phân thành chi phí bán biến và chi phí cố định bán biến. Chi phí bán biến là khoản phí có một phần cố định. Còn phần còn lại phụ thuộc vào mức độ kinh doanh như chi phí tiện ích.

1.3 Phân bổ

Overhead Cost là các chi phí tổng quan và được áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp. Nó là dạng tích lũy dưới dạng thanh toán một lần. Sau đó, phân bổ, thanh toán cho các bộ phận nhỏ sử dụng. Chẳng hạn như chi phí in ấn hay vật tư văn phòng.

2. Các loại Overhead Cost

2.1 Phân loại theo danh mục

Chi phí chung được áp dụng cho các hoạt động khác nhau. Dựa vào tiêu chí này, Overhead Cost được chia làm hai nhóm chính:

• Chi phí quản lý doanh nghiệp chung (G&A Overhead) là chi phí chung truyền thống. Nó tổng hợp các chi phí liên quan đến quản lý và điều hành chung. Bao gồm: kế toán viên, nhân sự và nhân viên tiếp tân.
• Chi phí bán hàng chung liên quan đến bán hàng, tiếp thị sản phẩm và dịch vụ. Bao gồm chi phí: in ấn, quảng cáo truyền hình, tiền hoa hồng, thưởng cho nhân viên.
• Một số danh mục khác cũng có chi phí chung, tùy vào doanh nghiệp. Chẳng hạn chi phí chung trong nghiên cứu, bảo trì, sản xuất và vận chuyển.

2.2 Overhead Cost trong kinh doanh nhà hàng, khách sạn

Nhà hàng, khách sạn bao gồm một số chi phí Overhead Cost sau:

• Chi phí thuê mặt bằng
• Chi phí sửa chữa và bảo trì máy móc, thiết bị
• Chi phí bưu chính
• Chi phí marketing – quảng cáo
• Chi phí bảo hiểm
• Chi phí văn phòng phẩm
• Tiền lương chi trả
• Lệ phí cấp phép, nộp hồ sơ pháp lý, thuế…

Xem thêm:

• Tỷ lệ ngang giá là gì? TIPs kiểm soát hiệu quả tỷ lệ ngang giá
• Cogs là gì trong khách sạn? Các phương pháp tính Cogs phổ biến nhất

3. Ứng dụng, tầm quan trọng của việc tính toán chi phí chung 

Việc tính toán Overhead Cost chính xác giúp phân bổ chi phí chung phù hợp cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ. Cùng ezCloud tìm hiểu ngay một số ứng dụng dưới đây:

3.1 Xác định giá thành sản phẩm

Tính toán chi phí chung giúp xác định chi phí trực tiếp và gián tiếp sản xuất ra sản phẩm. Từ đó, đưa ra mức giá bán phù hợp để đảm bảo doanh thu và lợi nhuận.

3.2 Quản lý chi phí

Doanh nghiệp có thể theo dõi doanh thu, lợi nhuận. Đồng thời, phân bổ các chi phí phù hợp để tối ưu chi phí.

3.3 Đánh giá hiệu quả

Phân bổ chi phí vào bất cứ khoản nào cũng cần phải được đánh giá hiệu quả hoạt động. Từ đó, có thể đưa ra quyết định tiếp tục đầu tư hay không.

3.4 Lập kế hoạch tài chính

Tính toán chi phí chung giúp doanh nghiệp phân tích, định hình và lập kế hoạch tài chính trong tương lai.

3.5 Quản lý rủi ro

Đánh giá và quản trị rủi ro rất quan trọng trong quá trình doanh nghiệp hoạt động. Tính toán chi phí chung giúp giảm thiểu tình trạng này xảy ra.

3.6 Đưa ra quyết định đầu tư

Xác định được chỉ số Overhead Cost góp phần quyết định đúng đắn mức và hạng mục đầu tư. Bởi nó có khả năng đánh giá khả năng lợi nhuận mang lại.

3.7 Định giá doanh nghiệp

Tính toán chi phí chung giúp định giá doanh nghiệp. Tính toán cần cẩn thận để đưa ra mức định giá chính xác nhất.

3.8 Định hướng hoạt động sản xuất và nâng cao năng suất lao động

Nhờ chi phí chung, doanh nghiệp có thể đánh giá được chi phí sản xuất. Điều này giúp họ đưa ra quyết định hợp lý về quy mô và cách thức tổ chức. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đánh giá được năng suất lao động. Từ đó, có biện pháp nâng cao năng suất để tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận.

3.9 Định hướng chiến lược kinh doanh

Tính toán chi phí chung giúp doanh nghiệp định hướng chiến lược kinh doanh. Từ đó, xác định được mặt bằng, dịch vụ cũng như sản phẩm cần tập trung phát triển.

3.10 Phát triển các chính sách chi phí

Từ việc xác định chi phí chung, doanh nghiệp có thể đưa ra các chính sách và phân bổ chi phí hợp lý. Từ đó, dễ dàng kiểm soát chi phí.

4. Cách tính toán tỷ lệ phần trăm Overhead Cost là gì?

Overhead cost được tính dựa trên tất cả các khoản phí gián tiếp. Dưới đây là cách tính tỷ lệ chi phí chung trong tổng số chi phí cần.

• Tỷ lệ Overhead Cost = (Tổng chi phí overhead : Tổng chi phí) x 100%

Chi phí chung được tích lũy một lần. Sau đó, phân bổ cho các danh mục khác. Có rất nhiều cách tính chi phí này. Trên đây là cách tính phổ biến. Tuy nhiên, các cách tính đều dựa trên một nguyên tắc chung:

• Tỷ lệ chi phí chung = Chi phí gián tiếp / Thước đo phân bổ

Trong đó, chi phí gián tiếp là chi phí chung. Còn thước đo phân bổ bao gồm số giờ lao động, chi phí máy móc trực tiếp. Các công ty thường sử dụng cách này để tính toán chi phí sản xuất.

5. Giải pháp tối ưu chi phí Overhead

Overhead Cost ảnh hưởng lớn đến kết quả và hoạt động kinh doanh. Chi phí overhead thấp thì lợi nhuận bán ra cao hơn. Và ngược lại. Nếu overhead cost quá cao thì lợi nhuận sụt giảm. Do đó, cần có giải pháp kiểm soát chi phí Overhead hiệu quả.

5.1 Tìm giải pháp thay thế

Đơn giản hóa và tối ưu quy trình nghiệp vụ rất quan trọng. Nó giúp tiết kiệm tối đa các chi phí gián tiếp. Điều này giúp kiểm soát chặt chẽ và gia tăng hiệu suất kinh tế.

5.2 Cân nhắc mua hay thuê

Nhà hàng, khách sạn cần cân nhắc kỹ lưỡng để quyết định phân bổ thành phòng ban riêng hay thuê nhân sự ngoài (outsourcing).

5.3 Thuê trọn gói hay thuê phát sinh

Cân nhắc các hình thức để đảm bảo tiết kiệm chi phí.

5.4 So sánh các nhà cung cấp

So sánh kỹ lưỡng giữa các nhà cung cấp để đảm bảo giá cả và chất lượng tốt nhất.

5.5 Cắt giảm hoàn toàn chi phí chung nào đó

Nếu khó tối ưu Overhead Cost, khách sạn có thể cắt giảm khoản ngân sách nào đó cho đến khi ổn định tài chính.
Trước khi lựa chọn giải pháp nào, khách sạn cần xác định mức độ ảnh hưởng và tác động đến tài chính. Tiếp đến là xác định mức độ rủi ro để quyết định nó có xứng đáng để đầu tư hay không. Hoặc có thể kết hợp nhiều giải pháp để tối ưu chi phí Overhead Cost nhất.

Xem thêm:

• Chi phí thu hút khách (CAC): Chiến lược tối ưu chi phí, tối đa doanh thu
• FOC là gì? Chiến lược marketing khách sạn hiệu quả hàng đầu

6. Một số phương pháp quản lý Overhead Cost hiệu quả

6.1 Xây dựng hệ thống dự báo ngân sách (Budgeting)

Xây dựng hệ thống dự báo ngân sách giúp nhà hàng, khách sạn có thể theo dõi và tính toán các chi phí nhanh chóng và dễ dàng. Đồng thời, có thể dự báo các khoản phí phát sinh hàng tháng. Điều này giúp khách sạn có thể tăng/ giảm mức chi phí phù hợp nhất.
Ví dụ: Khoản chi phí overhead của tháng 7/2020 ở mức 10%. Tuy nhiên, đến tháng 8/2020, con số này lại vượt 20%. Lúc này, các chủ khách sạn cần tính toán và đưa ra chiến lược triển khai chi phí phù hợp.

6.2 Xây dựng hệ thống ABC (Activity-Based Costing)

Các nhà hàng, khách sạn lớn hiện đều sử dụng hệ thống ABC (Activity-Based Costing) để kiểm soát chi phí chung. Hệ thống ABC hỗ trợ theo dõi các khoản chi phí hoạt động theo ngày/tháng của nhà hàng, khách sạn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xác định được khoản chi phí nào tối ưu và chưa tối ưu. Tuy nhiên, do mức chi phí không cố định và phát sinh nên việc sử dụng ABC cũng gặp nhiều khó khăn.
Như vậy, kết quả kinh doanh của một công ty, doanh nghiệp nói chung hay nhà hàng, khách sạn nói riêng đều có liên quan mật thiết đến overhead cost. Hiểu được vai trò của overhead cost là gì và cách tối ưu overhead cost sẽ giúp các nhà quản trị kiểm soát và hạn chế được các chi phí phát sinh, từ đó mang lại hiệu quả kinh tế cao.

7. Tạm kết

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết nhằm giải đáp “Overhead Cost là gì?”. Overhead cost là các chi phí không trực tiếp liên quan đến việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Đây là những chi phí vận hành và quản lý doanh nghiệp như thuê mặt bằng, lương nhân viên quản lý, điện nước, và các chi phí hỗ trợ khác. Việc hiểu và quản lý overhead cost đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa lợi nhuận và sự phát triển của doanh nghiệp. Tham khảo ngay những bài viết hữu ích về thuật ngữ nghề của ezCloud để kinh doanh thành công.