GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn

Là một nhân viên lễ tân khách sạn chắc hẳn bạn không thể không biết đến thuật ngữ GIT. Vậy GIT là gì? Quy trình thực hiện GIT cơ bàn dành cho nhân viên lễ tân khách sạn ra sao?

Sau đây, ezCloud xin chia sẻ với bạn “GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn”

1. GIT là gì?

GIT – Group Inclusive Travelers là thuật ngữ chỉ khách du lịch đi theo đoàn. 

GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn

2. Quy trình check-in khách đoàn (GIT) dành cho lễ tân khách sạn

#1. Pre-arrival – trước khi đoàn đến

  • Lễ tân tiếp nhận hồ sơ đặt phòng từ đoàn, tìm hiểu và chuẩn bị đầy đủ thông tin chi tiết theo yêu cầu của khách đoàn trước khi khách đến. Lưu ý một số yêu cầu đặc biệt từ khách đoàn như phòng VIP, phòng không hút thuốc, phòng tầng cao, loại giường đặc biệt, phương thức thanh toán,…
  • Lễ tân cần thông báo những thông tin cần thiết về đoàn với các bộ phận khác trong khách sạn để có sự phối hợp tốt nhất: Buồng, Nhà hàng, Bell, Bảo vệ…

– Tiến trình chuẩn bị phòng:

  • Kiểm tra tình trạng phòng trên sơ đồ phòng khách
  • Kiểm tra thời gian check-in/check out của đoàn khách
  • Kiểm tra tình trạng phòng: occupancy/availabitily/room block
  • Chỉ định nơi tập trung cho đoàn, chuẩn bị khu vực check-in cho đoàn
  • Chuẩn bị nước uống (welcome drink) và khăn lạnh (cold towels) cho đoàn khách
  • Phân phòng, chuẩn bị phiếu nhận phòng, chìa khóa phòng, danh sách khách đoàn, bản đồ, hotel name card, danh sách sự kiện của đoàn (group even order),… Thông báo bộ phận buồng phòng để phối hợp thực hiện công việc.
  • Thông báo cho bộ phận bảo vệ, buồng phòng giờ khách đến, loại xe để chuẩn bị hỗ trợ đón khách (nếu có) và xe vận chuyển hành lý.
  • Chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ liên quan đến thủ tục check-in; sắp xếp hồ sơ khách đoàn mạch lạc và theo giờ check-in.​

#2. Arrival – khi đoàn đến

– Trường hợp tất cả phòng đã sẵn sàng để làm thủ tục phục vụ cho khách

  • Chào đoàn khách/ tour leader (trưởng đoàn)/guide (HDV), báo bộ phận phục vụ tại phòng (In-Room Dining Service) phục vụ welcome drink
  • Hướng dẫn khách đoàn đến khu vực check-in khách đoàn (đã chuẩn bị trước)
  • Làm việc với trưởng đoàn/guide về danh sách khách đoàn, phương thức thanh toán (đã thỏa thuận)
  • Thảo luận các chi tiết trên danh sách sự kiện của đoàn
  • Thu nhận giấy tờ tùy thân/passport của khách đoàn và yêu cầu trưởng đoàn đại diện ký tên trên các biểu mẫu check-in
  • Thông tin và đề nghị trưởng đoàn thông báo cho các thành viên trong đoàn về các chính sách ưu đãi, các quy định và các dịch vụ có trong khách sạn, về cách gọi điện thoại giữa các phòng, thanh toán minibar, các dịch vụ khác của khách sạn để “up selling”
  • Trao chìa khóa phòng, bản đồ, hotel name card từng bộ cho trưởng đoàn
  • Thông báo nơi ăn sáng cho trưởng đoàn và hướng dẫn khách đoàn đến thang máy; phối hợp với các bộ phận liên quan đưa khách đến phòng được phân, giao hành lý cho khách
  • Cập nhật thông tin và check-in khách đoàn vào hệ thống quản lý của khách sạn trên máy tính
  • Copy danh sách khách đoàn, xác nhận order khách đoàn cho các bộ phận liên quan
  • Cất giữ hoặc trả lại giấy tờ tùy thân/passport cho khách.

GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn

– Trường hợp chưa có phòng sẵn (khách chưa trả phòng/khách trả phòng muộn/ phòng trong tình trạng khác)

  • Vẫn làm theo quy trình thủ tục đăng ký nhận phòng như trên
  • Hỗ trợ, hướng dẫn khách sắp xếp hành lý, mời khách dùng nước (welcome drink) trong thời gian chờ đợi
  • Thân thiện, khéo léo giao tiếp hiệu quả với khách; thông báo đến khách về thời điểm có thể nhận phòng
  • Hoàn thành các bước còn lại khi phòng đã sẵn sàng phục vụ khách.​

Lưu ý: Trong quy trình đón tiếp và làm thủ tục nhận khách sạn cho khách đoàn, tuỳ theo mức độ quan trọng của đoàn khách mà Giám đốc khách sạn hay trưởng bộ phận lễ tân, các trợ lý giám đốc hoặc nhân viên bộ phận quan hệ khách hàng, nhân viên lễ tân thực hiện công việc chào đón khách tại cửa ra vào của khách sạn.

Trên đây, ezCloud đã chia sẻ với bạn “GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn”. Hy vọng rằng bài viết sẽ giúp ích cho nhân viên lễ tân nắm bắt rõ quy trình Check-in khách đoàn (GIT) một cách chuyên nghiệp nhất.

Xem thêm: 7 điều cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn (GIT)

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

Dự đoán bức tranh du lịch 2022: Sự trở lại và Phục hồi

Theo như thống kê của UNWTO, du lịch thế giới năm 2021 tăng trưởng khoảng 4%, tuy không nhiều và chưa thể trở lại như lúc trước dịch. Nhưng đây cũng đã là tín hiệu khởi đầu cho một năm 2022 để có bước đà nhảy vọt sau hơn 2 …

Nhìn lại Du lịch Việt Nam 2021 qua những con số

Năm Tân Sửu đang đi đến những ngày cuối cùng, đối với những người làm Du lịch, một năm qua thực sự là một khoảng thời gian khó khăn với dịch bệnh và giãn cách. Hãy cùng ezCloud điểm lại những con số đã tạo nên ngành Du lịch trong …

Khôi phục kinh doanh từ tổ chức sự kiện sau mùa dịch

Dưới sự tác động của dịch bệnh Covid-19, các khách sạn, đặc biệt là các khách sạn lớn đã mất đi khoảng 25-50% doanh thu do tình trạng giãn cách xã hội và những điều luật ban hành để hạn chế tụ tập đông người. Từ nguyên nhân đó, khách …

[ictvietnam] Nền tảng ezCloud trở thành đối tác chính thức của Google Hotels

Mới đây, nền tảng quản trị và kinh doanh du lịch ezCloud đã chính thức trở thành đối tác chính thức của Google Hotels. Sự hợp tác này sẽ hoàn thiện hệ sinh thái du lịch của ezCloud để từ đó có thể cung cấp một giải pháp đồng bộ, …

THÔNG CÁO BÁO CHÍ: ezCloud trở thành đối tác chính thức của Google Hotels

Hà Nội, ngày 12 tháng 1 năm 2022 – Công ty TNHH Công nghệ ezCloud Toàn Cầu xin thông báo về việc trở thành đối tác chính thức của Google Hotels. Đây là một tính năng hứa hẹn sẽ đem lại những lợi ích to lớn dành cho ezCloud và …

Tại sao mô hình khách sạn thông minh là tương lai của Quản trị khách sạn

Công nghệ có đang giúp khách sạn của bạn phát triển hay không ? Cùng khám phá lý do tại sao mô hình khách sạn thông minh sẽ là tương lai của quản trị khách sạn.

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud

Nhập email của bạn
[stm-calc id="32026"]