GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn

Là một nhân viên lễ tân khách sạn chắc hẳn bạn không thể không biết đến thuật ngữ GIT. Vậy GIT là gì? Quy trình thực hiện GIT cơ bàn dành cho nhân viên lễ tân khách sạn ra sao?

Sau đây, ezCloud xin chia sẻ với bạn “GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn”

1. GIT là gì?

GIT – Group Inclusive Travelers là thuật ngữ chỉ khách du lịch đi theo đoàn. 

GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn

2. Quy trình check-in khách đoàn (GIT) dành cho lễ tân khách sạn

#1. Pre-arrival – trước khi đoàn đến

  • Lễ tân tiếp nhận hồ sơ đặt phòng từ đoàn, tìm hiểu và chuẩn bị đầy đủ thông tin chi tiết theo yêu cầu của khách đoàn trước khi khách đến. Lưu ý một số yêu cầu đặc biệt từ khách đoàn như phòng VIP, phòng không hút thuốc, phòng tầng cao, loại giường đặc biệt, phương thức thanh toán,…
  • Lễ tân cần thông báo những thông tin cần thiết về đoàn với các bộ phận khác trong khách sạn để có sự phối hợp tốt nhất: Buồng, Nhà hàng, Bell, Bảo vệ…

– Tiến trình chuẩn bị phòng:

  • Kiểm tra tình trạng phòng trên sơ đồ phòng khách
  • Kiểm tra thời gian check-in/check out của đoàn khách
  • Kiểm tra tình trạng phòng: occupancy/availabitily/room block
  • Chỉ định nơi tập trung cho đoàn, chuẩn bị khu vực check-in cho đoàn
  • Chuẩn bị nước uống (welcome drink) và khăn lạnh (cold towels) cho đoàn khách
  • Phân phòng, chuẩn bị phiếu nhận phòng, chìa khóa phòng, danh sách khách đoàn, bản đồ, hotel name card, danh sách sự kiện của đoàn (group even order),… Thông báo bộ phận buồng phòng để phối hợp thực hiện công việc.
  • Thông báo cho bộ phận bảo vệ, buồng phòng giờ khách đến, loại xe để chuẩn bị hỗ trợ đón khách (nếu có) và xe vận chuyển hành lý.
  • Chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ liên quan đến thủ tục check-in; sắp xếp hồ sơ khách đoàn mạch lạc và theo giờ check-in.​

#2. Arrival – khi đoàn đến

– Trường hợp tất cả phòng đã sẵn sàng để làm thủ tục phục vụ cho khách

  • Chào đoàn khách/ tour leader (trưởng đoàn)/guide (HDV), báo bộ phận phục vụ tại phòng (In-Room Dining Service) phục vụ welcome drink
  • Hướng dẫn khách đoàn đến khu vực check-in khách đoàn (đã chuẩn bị trước)
  • Làm việc với trưởng đoàn/guide về danh sách khách đoàn, phương thức thanh toán (đã thỏa thuận)
  • Thảo luận các chi tiết trên danh sách sự kiện của đoàn
  • Thu nhận giấy tờ tùy thân/passport của khách đoàn và yêu cầu trưởng đoàn đại diện ký tên trên các biểu mẫu check-in
  • Thông tin và đề nghị trưởng đoàn thông báo cho các thành viên trong đoàn về các chính sách ưu đãi, các quy định và các dịch vụ có trong khách sạn, về cách gọi điện thoại giữa các phòng, thanh toán minibar, các dịch vụ khác của khách sạn để “up selling”
  • Trao chìa khóa phòng, bản đồ, hotel name card từng bộ cho trưởng đoàn
  • Thông báo nơi ăn sáng cho trưởng đoàn và hướng dẫn khách đoàn đến thang máy; phối hợp với các bộ phận liên quan đưa khách đến phòng được phân, giao hành lý cho khách
  • Cập nhật thông tin và check-in khách đoàn vào hệ thống quản lý của khách sạn trên máy tính
  • Copy danh sách khách đoàn, xác nhận order khách đoàn cho các bộ phận liên quan
  • Cất giữ hoặc trả lại giấy tờ tùy thân/passport cho khách.

GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn

– Trường hợp chưa có phòng sẵn (khách chưa trả phòng/khách trả phòng muộn/ phòng trong tình trạng khác)

  • Vẫn làm theo quy trình thủ tục đăng ký nhận phòng như trên
  • Hỗ trợ, hướng dẫn khách sắp xếp hành lý, mời khách dùng nước (welcome drink) trong thời gian chờ đợi
  • Thân thiện, khéo léo giao tiếp hiệu quả với khách; thông báo đến khách về thời điểm có thể nhận phòng
  • Hoàn thành các bước còn lại khi phòng đã sẵn sàng phục vụ khách.​

Lưu ý: Trong quy trình đón tiếp và làm thủ tục nhận khách sạn cho khách đoàn, tuỳ theo mức độ quan trọng của đoàn khách mà Giám đốc khách sạn hay trưởng bộ phận lễ tân, các trợ lý giám đốc hoặc nhân viên bộ phận quan hệ khách hàng, nhân viên lễ tân thực hiện công việc chào đón khách tại cửa ra vào của khách sạn.

Trên đây, ezCloud đã chia sẻ với bạn “GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn”. Hy vọng rằng bài viết sẽ giúp ích cho nhân viên lễ tân nắm bắt rõ quy trình Check-in khách đoàn (GIT) một cách chuyên nghiệp nhất.

Xem thêm: 7 điều cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn (GIT)

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

Marketing hiệu quả cho mô hình lưu trú nhỏ và vừa

Việc xuất hiện của các kênh OTA đã khiến cuộc đua đặt phòng trực tuyến trở nên gay gắt hơn bao giờ hết, và việc tận dụng các kênh OTA như là một giải pháp Marketing hiệu quả cho các mô hình lưu trú nhỏ và vừa đang được nhiều …

Tăng doanh thu bán phòng trực tiếp bằng hiệu ứng Billboard

Hiệu ứng Billboard trong ngành Hospitality là công cụ đắc lực giúp chủ khách sạn, homestay giảm áp lực phụ thuộc nguồn khách đặt phòng vào các kênh OTA (Online Travel Agency – như Booking, Agoda, Expedia…) bằng việc tận dụng hiệu quả marketing khi xuất hiện trên các kênh …

Kết hợp giải pháp ezFolio – ezTicket trong việc vận hành Yoko Onsen Quang Hanh

Đảm bảo công suất 9000 lượt khách trong một thời điểm đón tiếp là hiệu quả đến từ gói giải pháp quản lí mà ezCloud mang đến cho Yoko Onsen Quang Hanh, Quảng Ninh – tổ hợp nghỉ dưỡng suối nước nóng đầu tiên tại Việt Nam. Để xúc tiến …

Chương trình khuyến mại Pre order

ezCloud triển khai chương trình “Pre-order: Đặt sớm giảm sâu”

Quý khách hàng thân mến, Nhằm giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc mua sản phẩm phần mềm quản lý khách sạn của ezCloud, từ 01/04 – 30/04/2020, ezCloud triển khai chương trình ưu đãi hấp dẫn: “Pre-order – Đặt sớm giảm sâu”.  Theo đó, khách hàng chỉ cần …

ezCloud ra mắt ezPayment

ezCloud ra mắt ezPayment – trung tâm kết nối thanh toán tích hợp trên phần mềm quản lý khách sạn

Quý khách hàng thân mến, Hiện nay, việc thanh toán online đang ngày càng trở nên phổ biến trong mọi lĩnh vực, và du lịch – khách sạn cũng không phải là ngoại lệ. Hiểu được điều đó, ezCloud ra mắt ezPayment – trung tâm kết nối thanh toán giữa …

ezCloud triển khai chương trình Đồng hành cùng khách sạn mùa đại dịch Corona

Quý khách hàng thân mến, Như quý khách đã biết, đại dịch Corona đã khiến cho các doanh nghiệp trong ngành du lịch khách sạn ở nước ta vô cùng điêu đứng. Và để đồng hành cùng quý khách trong thời gian khó khăn này, từ 01/03 – 31/03/2020, ezCloud …

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud