GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn

Là một nhân viên lễ tân khách sạn chắc hẳn bạn không thể không biết đến thuật ngữ GIT. Vậy GIT là gì? Quy trình thực hiện GIT cơ bàn dành cho nhân viên lễ tân khách sạn ra sao?

Sau đây, ezCloud xin chia sẻ với bạn “GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn”

1. GIT là gì?

GIT – Group Inclusive Travelers là thuật ngữ chỉ khách du lịch đi theo đoàn. 

GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn

2. Quy trình check-in khách đoàn (GIT) dành cho lễ tân khách sạn

#1. Pre-arrival – trước khi đoàn đến

  • Lễ tân tiếp nhận hồ sơ đặt phòng từ đoàn, tìm hiểu và chuẩn bị đầy đủ thông tin chi tiết theo yêu cầu của khách đoàn trước khi khách đến. Lưu ý một số yêu cầu đặc biệt từ khách đoàn như phòng VIP, phòng không hút thuốc, phòng tầng cao, loại giường đặc biệt, phương thức thanh toán,…
  • Lễ tân cần thông báo những thông tin cần thiết về đoàn với các bộ phận khác trong khách sạn để có sự phối hợp tốt nhất: Buồng, Nhà hàng, Bell, Bảo vệ…

– Tiến trình chuẩn bị phòng:

  • Kiểm tra tình trạng phòng trên sơ đồ phòng khách
  • Kiểm tra thời gian check-in/check out của đoàn khách
  • Kiểm tra tình trạng phòng: occupancy/availabitily/room block
  • Chỉ định nơi tập trung cho đoàn, chuẩn bị khu vực check-in cho đoàn
  • Chuẩn bị nước uống (welcome drink) và khăn lạnh (cold towels) cho đoàn khách
  • Phân phòng, chuẩn bị phiếu nhận phòng, chìa khóa phòng, danh sách khách đoàn, bản đồ, hotel name card, danh sách sự kiện của đoàn (group even order),… Thông báo bộ phận buồng phòng để phối hợp thực hiện công việc.
  • Thông báo cho bộ phận bảo vệ, buồng phòng giờ khách đến, loại xe để chuẩn bị hỗ trợ đón khách (nếu có) và xe vận chuyển hành lý.
  • Chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ liên quan đến thủ tục check-in; sắp xếp hồ sơ khách đoàn mạch lạc và theo giờ check-in.​

#2. Arrival – khi đoàn đến

– Trường hợp tất cả phòng đã sẵn sàng để làm thủ tục phục vụ cho khách

  • Chào đoàn khách/ tour leader (trưởng đoàn)/guide (HDV), báo bộ phận phục vụ tại phòng (In-Room Dining Service) phục vụ welcome drink
  • Hướng dẫn khách đoàn đến khu vực check-in khách đoàn (đã chuẩn bị trước)
  • Làm việc với trưởng đoàn/guide về danh sách khách đoàn, phương thức thanh toán (đã thỏa thuận)
  • Thảo luận các chi tiết trên danh sách sự kiện của đoàn
  • Thu nhận giấy tờ tùy thân/passport của khách đoàn và yêu cầu trưởng đoàn đại diện ký tên trên các biểu mẫu check-in
  • Thông tin và đề nghị trưởng đoàn thông báo cho các thành viên trong đoàn về các chính sách ưu đãi, các quy định và các dịch vụ có trong khách sạn, về cách gọi điện thoại giữa các phòng, thanh toán minibar, các dịch vụ khác của khách sạn để “up selling”
  • Trao chìa khóa phòng, bản đồ, hotel name card từng bộ cho trưởng đoàn
  • Thông báo nơi ăn sáng cho trưởng đoàn và hướng dẫn khách đoàn đến thang máy; phối hợp với các bộ phận liên quan đưa khách đến phòng được phân, giao hành lý cho khách
  • Cập nhật thông tin và check-in khách đoàn vào hệ thống quản lý của khách sạn trên máy tính
  • Copy danh sách khách đoàn, xác nhận order khách đoàn cho các bộ phận liên quan
  • Cất giữ hoặc trả lại giấy tờ tùy thân/passport cho khách.

GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn

– Trường hợp chưa có phòng sẵn (khách chưa trả phòng/khách trả phòng muộn/ phòng trong tình trạng khác)

  • Vẫn làm theo quy trình thủ tục đăng ký nhận phòng như trên
  • Hỗ trợ, hướng dẫn khách sắp xếp hành lý, mời khách dùng nước (welcome drink) trong thời gian chờ đợi
  • Thân thiện, khéo léo giao tiếp hiệu quả với khách; thông báo đến khách về thời điểm có thể nhận phòng
  • Hoàn thành các bước còn lại khi phòng đã sẵn sàng phục vụ khách.​

Lưu ý: Trong quy trình đón tiếp và làm thủ tục nhận khách sạn cho khách đoàn, tuỳ theo mức độ quan trọng của đoàn khách mà Giám đốc khách sạn hay trưởng bộ phận lễ tân, các trợ lý giám đốc hoặc nhân viên bộ phận quan hệ khách hàng, nhân viên lễ tân thực hiện công việc chào đón khách tại cửa ra vào của khách sạn.

Trên đây, ezCloud đã chia sẻ với bạn “GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn”. Hy vọng rằng bài viết sẽ giúp ích cho nhân viên lễ tân nắm bắt rõ quy trình Check-in khách đoàn (GIT) một cách chuyên nghiệp nhất.

Xem thêm: 7 điều cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn (GIT)

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

6 xu hướng du lịch hàng đầu mà các khách sạn phải hành động để nắm bắt nhu cầu vào năm 2021

Sau “trận chiến” với covid 19, ngành du lịch thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng gặp khá nhiều khó khăn, các đơn vị kinh doanh dịch vụ lưu trú cũng không nằm ngoài sự ảnh hưởng đó. Làm sao để lấy lại thế cân bằng sau đại …

Bán phòng khách sạn đơn giản và tiết kiệm

Việc kinh doanh khách sạn ngày nay không chỉ gói gọn trong việc bán  phòng truyền thống thông qua các đại lý du lịch địa phương, nhờ công nghệ và các đối tác bán phòng toàn cầu như Booking.com, Agoda, Expedia… khách sạn của bạn dễ dàng tiếp cận khách …

[VnEconomy] 50.000 doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ được hỗ trợ chuyển đổi số để giải quyết “nỗi đau”

Chương trình hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyển đổi số được triển khai nhằm giải quyết “nỗi đau” hiện nay của doanh nghiệp là không có đầu ra, thị trường truyền thống bị thu hẹp… Phó thủ tướng Vũ Đức Đam và Bộ trưởng Nguyễn Mạnh Hùng tặng …

[Báo Quân đội Nhân dân] Công bố chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi số

QĐND Online – 12 nền tảng số “Make in Vietnam” đã được “mở hàng” Chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi số vừa được Bộ Thông tin và Truyền thông (TT&TT) công bố tại Hội nghị tổng kết năm 2020 và triển khai nhiệm vụ năm …

[ictvietnam.vn] Bộ TT&TT công bố 12 nền tảng “Make in Viet Nam” hỗ trợ DN nhỏ và vừa chuyển đổi số

Việt Nam hiện có khoảng 800.000 DN, trong đó DN nhỏ và vừa chiếm hơn 98%. Khi đại dịch Covid-19 diễn ra, trên 90% DN nhỏ và vừa chịu ảnh hưởng tiêu cực. Ông Đỗ Công Anh, Phó Cục trưởng phụ trách Cục Tin học hóa – Bộ TT&TT cho …

[Báo Đại biểu nhân dân] Ra mắt Nền tảng Quản trị và Kinh doanh du lịch ezCloud

Sáng 11.12, tại Hà Nội, Bộ Thông tin và Truyền thông đã tổ chức Lễ ra mắt Nền tảng Quản trị và Kinh doanh du lịch ezCloud. Đây là một trong chuỗi sự kiện giới thiệu các nền tảng số Make in Vietnam nhằm thực hiện “Chương trình chuyển đổi …

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud

Nhập email của bạn