GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn

Là một nhân viên lễ tân khách sạn chắc hẳn bạn không thể không biết đến thuật ngữ GIT. Vậy GIT là gì? Quy trình thực hiện GIT cơ bàn dành cho nhân viên lễ tân khách sạn ra sao?

Sau đây, ezCloud xin chia sẻ với bạn “GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn”

1. GIT là gì?

GIT – Group Inclusive Travelers là thuật ngữ chỉ khách du lịch đi theo đoàn. 

GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn

2. Quy trình check-in khách đoàn (GIT) dành cho lễ tân khách sạn

#1. Pre-arrival – trước khi đoàn đến

  • Lễ tân tiếp nhận hồ sơ đặt phòng từ đoàn, tìm hiểu và chuẩn bị đầy đủ thông tin chi tiết theo yêu cầu của khách đoàn trước khi khách đến. Lưu ý một số yêu cầu đặc biệt từ khách đoàn như phòng VIP, phòng không hút thuốc, phòng tầng cao, loại giường đặc biệt, phương thức thanh toán,…
  • Lễ tân cần thông báo những thông tin cần thiết về đoàn với các bộ phận khác trong khách sạn để có sự phối hợp tốt nhất: Buồng, Nhà hàng, Bell, Bảo vệ…

– Tiến trình chuẩn bị phòng:

  • Kiểm tra tình trạng phòng trên sơ đồ phòng khách
  • Kiểm tra thời gian check-in/check out của đoàn khách
  • Kiểm tra tình trạng phòng: occupancy/availabitily/room block
  • Chỉ định nơi tập trung cho đoàn, chuẩn bị khu vực check-in cho đoàn
  • Chuẩn bị nước uống (welcome drink) và khăn lạnh (cold towels) cho đoàn khách
  • Phân phòng, chuẩn bị phiếu nhận phòng, chìa khóa phòng, danh sách khách đoàn, bản đồ, hotel name card, danh sách sự kiện của đoàn (group even order),… Thông báo bộ phận buồng phòng để phối hợp thực hiện công việc.
  • Thông báo cho bộ phận bảo vệ, buồng phòng giờ khách đến, loại xe để chuẩn bị hỗ trợ đón khách (nếu có) và xe vận chuyển hành lý.
  • Chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ liên quan đến thủ tục check-in; sắp xếp hồ sơ khách đoàn mạch lạc và theo giờ check-in.​

#2. Arrival – khi đoàn đến

– Trường hợp tất cả phòng đã sẵn sàng để làm thủ tục phục vụ cho khách

  • Chào đoàn khách/ tour leader (trưởng đoàn)/guide (HDV), báo bộ phận phục vụ tại phòng (In-Room Dining Service) phục vụ welcome drink
  • Hướng dẫn khách đoàn đến khu vực check-in khách đoàn (đã chuẩn bị trước)
  • Làm việc với trưởng đoàn/guide về danh sách khách đoàn, phương thức thanh toán (đã thỏa thuận)
  • Thảo luận các chi tiết trên danh sách sự kiện của đoàn
  • Thu nhận giấy tờ tùy thân/passport của khách đoàn và yêu cầu trưởng đoàn đại diện ký tên trên các biểu mẫu check-in
  • Thông tin và đề nghị trưởng đoàn thông báo cho các thành viên trong đoàn về các chính sách ưu đãi, các quy định và các dịch vụ có trong khách sạn, về cách gọi điện thoại giữa các phòng, thanh toán minibar, các dịch vụ khác của khách sạn để “up selling”
  • Trao chìa khóa phòng, bản đồ, hotel name card từng bộ cho trưởng đoàn
  • Thông báo nơi ăn sáng cho trưởng đoàn và hướng dẫn khách đoàn đến thang máy; phối hợp với các bộ phận liên quan đưa khách đến phòng được phân, giao hành lý cho khách
  • Cập nhật thông tin và check-in khách đoàn vào hệ thống quản lý của khách sạn trên máy tính
  • Copy danh sách khách đoàn, xác nhận order khách đoàn cho các bộ phận liên quan
  • Cất giữ hoặc trả lại giấy tờ tùy thân/passport cho khách.

GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn

– Trường hợp chưa có phòng sẵn (khách chưa trả phòng/khách trả phòng muộn/ phòng trong tình trạng khác)

  • Vẫn làm theo quy trình thủ tục đăng ký nhận phòng như trên
  • Hỗ trợ, hướng dẫn khách sắp xếp hành lý, mời khách dùng nước (welcome drink) trong thời gian chờ đợi
  • Thân thiện, khéo léo giao tiếp hiệu quả với khách; thông báo đến khách về thời điểm có thể nhận phòng
  • Hoàn thành các bước còn lại khi phòng đã sẵn sàng phục vụ khách.​

Lưu ý: Trong quy trình đón tiếp và làm thủ tục nhận khách sạn cho khách đoàn, tuỳ theo mức độ quan trọng của đoàn khách mà Giám đốc khách sạn hay trưởng bộ phận lễ tân, các trợ lý giám đốc hoặc nhân viên bộ phận quan hệ khách hàng, nhân viên lễ tân thực hiện công việc chào đón khách tại cửa ra vào của khách sạn.

Trên đây, ezCloud đã chia sẻ với bạn “GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản dành cho nhân viên lễ tân khách sạn”. Hy vọng rằng bài viết sẽ giúp ích cho nhân viên lễ tân nắm bắt rõ quy trình Check-in khách đoàn (GIT) một cách chuyên nghiệp nhất.

Xem thêm: 7 điều cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn (GIT)

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

[ictvietnam.vn] Bộ TT&TT cần phối hợp với các Bộ ngành khác để cùng lan toả, tạo hiệu quả cao nhất cho SMEdx

Do ảnh hưởng của dịch bệnh, chương trình SMEdx mới chỉ đạt hỗ trợ được khoảng 1.800 doanh nghiệp (DN) nhỏ và vừa (SME) trong 6 tháng đầu năm 2021. Đại diện AN VUi và ezCloud cho rằng, dù là một chương trình hay nhưng còn khá mới mẻ, Bộ …

[VnEconomy] Thiệt đủ đường, OTA nội tính đường xuất ngoại

Cũng là đại lý du lịch trực tuyến (OTA) nhưng OTA nội địa thì oằn mình chịu 20% thuế thu nhập doanh nghiệp và 10% VAT còn OTA nước ngoài né được hai khoản thuế này. Thực tế trên khiến nhiều OTA nội địa tính đường ra nước ngoài đăng …

Vé điện tử cho khu vui chơi -giải pháp chuyển đổi số hiệu quả

Hệ thống soát vé ra vào tự động, sử dụng vé điện tử dạng thẻ từ, mã vạch hay QR Code tại các khu vui chơi giải trí, khu du lịch, tham quan đang là xu hướng hiện nay. Giải pháp này có thể hạn chế vấn nạn gian lận …

Mở rộng hoạt động bán vé khu vui chơi trên ViettelPay thông qua hệ thống OneInventory

Tiếp nối sự thành công của việc kết nối hơn 160,000 kho phòng của 6,000 khách sạn lên nền tảng VTCPay thông qua hệ thống OneInventory, ezCloud lại tiếp tục hợp tác với ViettelPay để đưa kho vé của gần 20 khu vui chơi lớn trong cả nước lên nền …

OneInventory chính thức có mặt trên VTCPay

Từ tháng 3/2021, khách hàng có thể dễ dàng đặt phòng khách sạn, trên OneInventory đơn giản, tiện lợi thông qua Ví điện tử VTCPay. Điều này đồng nghĩa với việc các đơn vị kinh doanh du lịch cũng đã có thêm một kênh mới để tiếp cận khách hàng …

Review phần mềm quản lý khu vui chơi giải trí tốt nhất 2021

Các khu vui chơi hiện nay đang được đầu tư và phát triển rất lớn về cả số lượng và chất lượng để đáp ứng nhu cầu giải trí của người dân. Tuy nhiên, không ít các khu vui chơi còn đang gặp khá nhiều khó khăn trong khâu vận …

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud

Nhập email của bạn
[stm-calc id="32026"]