GIT là gì? Bí quyết quản lý và thu hút khách đoàn hiệu quả

Trong thuật ngữ ngành du lịch lữ hành và kinh doanh khách sạn, GIT là một trong những tệp khách hàng mang lại nguồn doanh thu khổng lồ, đặc biệt là vào các dịp thấp điểm. Việc nắm vững khái niệm GIT là gì, đặc tính của nhóm khách này và cách thức quản lý vận hành sẽ giúp khách sạn tối ưu hóa công suất phòng (Occupancy Rate) một cách ngoạn mục.

1. GIT là gì?

GIT là viết tắt của cụm từ Group Inclusive Tour (Du lịch theo đoàn trọn gói). Đây là thuật ngữ dùng để chỉ những nhóm du khách tham gia vào một chương trình du lịch đã được lên lịch trình sẵn, bao gồm toàn bộ dịch vụ từ vé máy bay, phương tiện di chuyển, phòng khách sạn, đến các bữa ăn và vé tham quan.

Thông thường, khách GIT được gom lại và tổ chức bởi các công ty lữ hành (Travel Agency) hoặc đại lý du lịch (Tour Operator). Quy mô của một đoàn khách GIT thường phải từ 10 người trở lên, có những đoàn lên tới hàng trăm hoặc hàng nghìn người như khách du lịch MICE, khách công ty đi Company Trip.

2. Đặc điểm nhận diện của tệp khách đoàn GIT

• Lịch trình cố định: Mọi hoạt động ăn, ngủ, nghỉ, tham quan của đoàn đều phải tuân thủ nghiêm ngặt theo thời gian biểu của Hướng dẫn viên. Họ rất hiếm khi tự do tách đoàn.
• Giá trị hợp đồng lớn nhưng giá bán thấp: Các công ty lữ hành mang lại số lượng phòng cực lớn cho khách sạn, nhưng đổi lại, khách sạn phải chiết khấu một mức giá đại lý rẻ hơn rất nhiều so với giá bán lẻ công bố.
• Mức chi tiêu phát sinh thấp: Vì mọi thứ đã nằm trong gói Tour trọn gói, khách GIT thường ít khi gọi đồ ăn thêm tại nhà hàng khách sạn hay sử dụng dịch vụ Spa nội khu.

Xem thêm:

• FIT là gì? TIPs chinh phục với quy trình chuẩn 5 sao
• Duvet và Duvet Cover – Hai thuật ngữ chuyên ngành khách sạn phổ biến

3. GIT có những lợi ích gì?

GIT mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời cho khách du lịch. Đặc biệt là đối với những ai có nhịp sống bận rộn, mong muốn đi du lịch nhưng lại không có nhiều thời gian. Chưa có kinh nghiệm lên lịch trình, kế hoạch du lịch cho gia đình, nhóm bạn. Sau đây ezCloud sẽ giới thiệu đến bạn 5 lợi ích to lớn mà GIT mang đến cho người sử dụng.

3.1. Không cần tự thiết kế lịch trình

Lợi ích đầu tiên của việc sử dụng GIT chính là sự tiện lợi. Dù bạn chọn tour thiết kế hay tour có sẵn thì lịch trình của chuyến đi đã được đại lý du lịch sắp xếp ổn thỏa. Cả về nơi ăn uống, thời gian hay phương tiện di chuyển,… Công việc duy nhất bạn phải làm là sắp xếp đồ dùng và lên đường theo đúng lịch trình.

3.2. Sự an toàn cho chuyến đi

An toàn của khách hàng luôn là ưu tiên hàng đầu của các đại lý du lịch. Vậy nên, bạn không cần lo lắng điều gì về việc di chuyển. Vì luôn có hướng dẫn viên theo dõi, hỗ trợ bạn trong suốt chuyến đi.

3.3. Không phải lo lắng về các phương án dự phòng

Khác với các chuyến đi tự túc, khi lựa chọn GIT, công ty du lịch sẽ tính cả những phương án dự phòng về tình huống dự trù, chi phí phát sinh,… để chuyến du lịch của bạn được diễn ra suôn sẻ nhất. Việc của bạn là tận hưởng chuyến đi, đại lý du lịch sẽ lo mọi chuyện còn lại.

Xem thêm:

• Reception là gì? 3 yếu tố cần có ở một ứng viên bộ phận Reception
• Room Service là gì? Dịch vụ trải nghiệm đầy phong phú

3.4. Được khám phá trọn vẹn điểm đến

Khi đến một địa phương mới, rất khó để bạn nắm bắt được những địa điểm vui chơi, giải trí đẹp; những quán ăn ngon; những khu du lịch nổi tiếng;… Nhưng đừng lo vì với loại hình GIT, hướng dẫn viên sẽ giúp bạn có chuyến đi hoàn hảo nhất. Với những địa điểm, danh lam thắng cảnh nức tiếng; những quán ăn ngon làm hài lòng bạn. Một số khu vực chỉ chấp nhận đón tiếp khách đi theo tour nên đây là sự ưu tiên dành cho bạn. Để khám phá trọn vẹn điểm tham quan.

3.5. Cơ hội giao lưu với nhiều bạn mới

Lượng khách du lịch theo tour là khá lớn. Vậy nên, trong suốt chuyến đi bạn có thể sẽ gặp gỡ và trò chuyện cùng rất nhiều người. Đó là cơ hội để bạn tiếp xúc và làm quen những người bạn đang mến. Qua đó, mở rộng mối quan hệ của bản thân.

4. Cách sử dụng dịch vụ GIT

Du khách muốn sử dụng hình thức GIT phải được đặt trước ít nhất 10 ngày chuyến đi bắt đầu.

• Bước 1: Chọn đại lý du lịch lữ hành và liên hệ đặt dịch vụ tour mong muốn.
• Bước 2: Sau khi hai bên đã thống nhất lịch trình cụ thể, khách hàng cần đặt cọc 30% giá trị tour để hãng lữ hành bảo đảm dịch vụ: phòng ở khách sạn, vé máy bay,…
• Bước 3: Xác nhận đặt dịch vụ thông qua email được gửi bởi công ty du lịch.
• Bước 4: Du khách phải thanh toán nốt 70% chi phí còn lại của tour du lịch cho đơn vị cung cấp dịch vụ vào ngày đầu tiên đi tour.

5. Quy trình check-in, check-out GIT dành cho nhân viên Lễ tân khách sạn

5.1. Check-in đối với khách GIT

Trước khi khách đoàn đến

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đặt phòng từ đoàn, nhân viên lễ tân cần chuẩn bị đủ thông tin đúng theo yêu cầu của khách đoàn. Sau đó, thông báo đến những bộ phận liên quan trong khách sạn. Để phối hợp cùng nhau đáp ứng yêu cầu của khách. Lễ tân khách cần tiến hành đủ các bước chuẩn bị phòng cho khách đoàn trong giai đoạn này:

• Check lại tình trạng phòng.
• Kiểm tra thời gian check-in, check-out của đoàn khách.
• Phân loại phòng, chuẩn bị đủ chìa khóa, phiếu nhận phòng,…
• Chuẩn bị đủ giấy tờ liên quan phục vụ cho thủ tục check-in. Và sắp xếp chỉn chu hồ sơ của hành khách.

Khi khách đoàn đến

Trường hợp các phòng đã sẵn sàng làm thủ tục cho khách

• Lễ tân khách sạn tiếp đón khách đoàn và thông báo cho bộ phận phục vụ tại phòng phục vụ Welcome Drink.
• Bàn bạc với trưởng đoàn về danh sách khách đoàn và phương thức thanh toán.
• Tiếp nhận giấy tờ tùy thân của từng khách. Và yêu cầu trưởng đoàn đứng ra ký tên các biểu mẫu check-in.
• Nhờ trưởng đoàn thông báo lại đoàn khách về quy định, dịch vụ, cách thức thanh toán.
• Giới thiệu khu vực ăn uống cho trưởng đoàn và đưa khách đoàn đến thang máy.
• Phối hợp cùng các bộ phận khác để dẫn khách lên đúng phòng và giao lại hành lý cho khách.
• Liên tục cập nhật thông tin và check-in khách đoàn vào hệ thống quản lý.
• Trả lại hoặc cất giữ giấy tờ tùy thân của khách.

Trường hợp chưa có sẵn phòng

• Thực hiện thủ tục đăng ký nhận phòng.
• Phối hợp cùng các bộ phận để sắp xếp hành lý.
• Thông báo với khách về thời gian nhận phòng cụ thể.
• Hoàn tất các thủ tục sau khi phòng nghỉ sẵn sàng phục vụ khách.

5.2. Check-out đối với khách GIT

Khi thực hiện thủ tục check-out cho khách GIT, nhân viên lễ tân cần hỏi khách về những chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú tại khách sạn. Sau đó, kiểm tra lại chi phí rồi xác nhận lại với khách hàng. In bill và kiểm tra lại, sau đó đề nghị khách thanh toán các khoản phí. Sau khi nhận lại chìa khóa phòng, lễ tân trả lại khách giấy tờ tùy thân. Cập nhật tình hình các phòng lên hệ thống. Và chào tạm biệt khách đoàn.

Vì lượng khách đoàn cần tiếp đón là khá lớn nên nhân viên cần cẩn trọng trong từng thủ tục. Đối với trường hợp phòng chưa có sẵn, lễ tân cần chú ý mời khách dùng nước. Và thúc đẩy các bộ phận thao tác nhanh chóng. Để khách sớm được nghỉ ngơi sau chuyến đi dài.

6. Giải pháp quản lý booking đoàn với ezCloud

Tiếp đón một đoàn khách GIT 200 người mang lại doanh thu lớn, nhưng đi kèm là áp lực kinh hoàng cho bộ phận Front Office và Housekeeping. Chỉ cần sai sót trong việc chia phòng, hoặc mất thời gian check-in từng người sẽ dẫn đến tình trạng vỡ trận tại sảnh chờ.

Để giải quyết bài toán vận hành khách đoàn, các resort và khách sạn 3-5 sao hiện nay đều ứng dụng công cụ Group Booking (Quản lý khách đoàn) cực kỳ mạnh mẽ trên hệ thống phần mềm ezFolio hoặc ezCloudhotel.

Thuật ngữ GIT là gì không chỉ đơn thuần là phân loại đối tượng khách hàng, mà nó phản ánh một chiến lược kinh doanh B2B cốt lõi của khách sạn. Tích hợp năng lực phục vụ chu đáo cùng hệ thống quản trị chuyên nghiệp ezFolio, cơ sở lưu trú của bạn chắc chắn sẽ trở thành đối tác chiến lược hàng đầu của các hãng lữ hành lớn trên toàn cầu.