26/12/2022 
Night auditor là gì? Chi tiết những công việc cần làm
Night auditor là gì? Để khách sạn hoạt động trơn chu thì không chỉ cần những nhân viên buồng phòng, nhân viên nhà bếp, mà nhân viên Night auditor là một vị trí quan trọng giúp đảm bảo về tài chính của khách sạn. Cùng tìm hiểu chi tiết!
Các nội dung chính
1. Night Auditor là gì?
Night Auditor là người kiểm toán làm việc vào ban đêm tại khách sạn. Đây là người thuộc khối Tài chính – Kế toán. Tuy nhiên, khác với các kế toán làm việc vào giờ hành chính tại văn phòng riêng, Night Auditor sẽ làm việc ở khu vực tiền sảnh khách sạn.
Công việc chính của một Night Auditor đó là kiểm toán, thống kê các giao dịch của khách hàng, cân đối sổ sách,… và báo cáo lên các cấp quản lý. Điều này sẽ giúp người quản lý của khách sạn hay người kiểm toán sẽ đánh giá được hoạt động tài chính, từ đó cân đối lại các hoạt động kinh doanh sao cho hiệu quả nhất.
2. Thời gian làm việc của kiểm toán đêm
Tuỳ vào yêu cầu của mỗi khách sạn mà thời gian làm việc của kiểm toán đêm cũng sẽ có sự khác nhau. Thông thường, một ca làm của những người này sẽ bắt đầu từ 11 giờ đêm hôm trước đến 7 giờ sáng ngày hôm sau.
3.Một Night Auditor cần làm những gì?
Công việc của một Night Auditor cũng sẽ khác nhau tuỳ vào yêu cầu của khách sạn. Các công việc chung mà họ cần làm sẽ bao gồm:
3.1. Kiểm tra số khách, số phòng
Night Auditor cần nắm rõ số lượng khách đang lưu trú và số lượng phòng đang được sử dụng. Việc này cần sự phối hợp giữa cả lễ tân và kiểm toán đêm để đưa ra được những con số chính xác nhất để báo lên cấp trên.
3.2. Thu thập hoá đơn, điều chỉnh và cập nhật dữ liệu
Quy trình xử lý hoá đơn của kiểm toán đêm sẽ gồm nhiều bước khác nhau. Thông thường, sẽ nhận hoá đơn từ các bộ phận và phân loại chúng. Sau đó sẽ tiến hành rà soát thông tin và điều chỉnh những sai sót nếu có. Đồng thời, Night Auditor còn cần kiểm tra chữ ký của khách hàng trên các hoá đơn nội bộ.
3.3. Kiểm tra giới hạn nợ của khách lưu trú
Mỗi khách sạn đều có những quy định về giới hạn nợ cho mỗi người khách lưu trú. Để đảm bảo rằng những khoản nợ này vẫn nằm trong giới hạn cho phép, Night Auditor cần kiểm tra giới hạn nợ thường xuyên. Điều này giúp hạn chế tối đa tình trạng khách rời đi khi chưa thanh toán.
3.4. Chốt ca ngày
Sau khi hoàn thiện những thủ tục cần thiết của kiểm toán với ca trong ngày, Night Auditor cần thực hiện thao tác đóng ngày. Đồng thời chuyển qua ngày mới và lưu dữ liệu vào hệ thống của khách sạn.
3.5. Chuẩn bị hoá đơn cho khách ngày hôm sau
Để công việc ngày hôm sau của bộ phận lễ tân diễn ra thuận lợi, Night Auditor sẽ lập và chuyển hoá đơn cho những khách trả phòng nhanh và cùng lúc xác định chi phí khách hàng cần tự chi trả.
Một công việc quan trọng khác nữa là tách các hoá đơn do công ty hoặc bên cung cấp dịch vụ lữ hành thanh toán. Ngoài ra, người này còn cần lên danh sách các khách sẽ dự kiến check in và check out ngày hôm sau.
3.6. Lập tất cả các báo cáo
Mỗi loại báo cáo sẽ có chức năng khác nhau và phù hợp với từng bộ phận khác nhau. Các báo cáo cần lập của khách sạn sẽ gồm:
- Báo cáo doanh thu tổng theo ngày;
- Báo cáo chi phí bộ phận tiếp tân trong ngày;
- Báo cáo công suất phòng đang phục vụ;
- Báo cáo dự kiến khách check in và check out;
- Báo cáo sự cố trong khách sạn và hướng giải quyết.
Xem thêm:
- GIT là gì? Quy trình Check-in GIT cơ bản cho lễ tân khách sạn
- Skip & Sleep là gì? Phân biệt trạng thái Skip & Sleep trong phục vụ buồng phòng
4. Thu nhập
Khá nhiều người khi đọc đến đây cũng đã tò mò về mức thu nhập của Night Auditor. Bởi tính chất công việc đòi hỏi sự cẩn thận cao và thời giấc khác thường nên thu nhập của Kiểm soát đêm cũng sẽ nhỉnh hơn so với các ngành nghề khác. Giao động từ 8 – 10 triệu đồng/tháng tuỳ vào năng lực của bạn.
EzCloud hy vọng bài viết “Night Auditor là gì” đã mang lại cho bạn nhiều thông tin hữu ích. Hãy tiếp tục đón đọc những bài viết mới về ngành Hospitality trên chuyên mục Blog của chúng tôi nhé! Bạn cũng có thể đăng ký dùng thử phần mềm quản lý khách sạn tại link dưới đây:
