Night Auditor là gì? Những nhà kiểm toán đêm thực hiện công việc, tổng kết, kiểm kê toàn bộ giao dịch và các hoạt động có trong ngày.
Night Auditor là gì? Ngoài những bộ phận như nhân viên buồng phòng, nhân viên nhà bếp,… Nhân viên Night Auditor cũng được xem là vị trí vô cùng quan trọng. Ảnh hưởng trực tiếp đến mặt tài chính, doanh thu của khách sạn. Vậy Night Auditor là gì? Cùng ezCloud tìm lời giải đáp ngay bây giờ nhé.
1. Night Auditor là gì?
Nội dung
Night Auditor (Front Office Auditor, kiểm toán đêm) được biết với vai trò là người kiểm toán làm việc vào ban đêm tại khách sạn. Đây là người thuộc khối Tài chính – Kế toán. Tuy nhiên, khác với các kế toán làm việc vào giờ hành chính tại văn phòng riêng. Night Auditor sẽ làm việc ở khu vực tiền sảnh khách sạn. Công việc chính của một Night Auditor đó là kiểm toán, thống kê các giao dịch của khách hàng, cân đối sổ sách,… Và báo cáo lên các cấp quản lý. Điều này sẽ giúp người quản lý của khách sạn hay người kiểm toán sẽ đánh giá được hoạt động tài chính, từ đó cân đối lại các hoạt động kinh doanh sao cho hiệu quả nhất.
2. Thời gian làm việc của kiểm toán đêm
Tuỳ vào yêu cầu của mỗi khách sạn mà thời gian làm việc của kiểm toán đêm cũng sẽ có sự khác nhau. Night Auditor cần nhận bàn giao ca từ ca đêm. Thông thường, một ca làm của những người này sẽ bắt đầu từ 11 giờ đêm hôm trước đến 7 giờ sáng ngày hôm sau. Họ sẽ bắt đầu ca làm việc của mình bằng các công việc như: đếm và kiểm tiền mặt, in báo cáo ca, mở night audit, đọc sổ nhật ký và liệt kê những nhiệm vụ cần giải quyết, thay đổi vào buổi tối, tìm kiếm các hành động không rõ ràng trong ngày,…
Xem thêm:
- Houseman là gì? Công việc cụ thể và những yêu cầu cần có ở một Houseman
- Quản lý tiền sảnh khách sạn là ai? Cần làm những công việc gì?
3. Công việc của Night Auditor
Công việc của một Night Auditor cũng sẽ khác nhau tùy vào yêu cầu của khách sạn. Theo như ezCloud được biết, các công việc chung mà họ cần làm sẽ bao gồm:
3.1. Kiểm tra số khách, số phòng của khách sạn
Night Auditor cần nắm rõ số lượng khách đang lưu trú và số lượng phòng đang được sử dụng. Việc này cần sự phối hợp với cả lễ tân để đưa ra được những con số chính xác nhất báo lên cấp trên.
- Đối với khách đến dự kiến: Trong trường hợp phần mềm thông báo khách hàng thực tế đã phải nhận phòng trong ngày nhưng vẫn chưa được check-in. Nếu thực sự khách hàng chưa check-in, nhân viên cần kiểm tra lại xem khách có đặt phòng hay không. Night Auditor cần giữ nguyên tình trạng phòng cho khách nếu họ đảm bảo sẽ tới. Còn nếu không, cần ngay lập tức hủy đặt phòng. Trong trường hợp khách không tới, lễ tân ca sáng sẽ thực hiện thông báo cho bộ phận đặt phòng. Để kịp liên hệ và xác nhận lại với khách hàng.
- Đối với khách rời dự kiến: Nếu xảy ra tình trạng có phòng chưa check-out theo quy định của khách sạn. Nhiệm vụ của Night Auditor lúc này là kiểm tra lại xem khách lưu trú có gia hạn thêm thời gian hay không. Nếu có, cần thay đổi lại ngày check-out theo gia hạn của khách.
- Đối với tình trạng sleep and skip: Trường hợp lễ tân thông báo khách đã check-out trong khi khách hàng vẫn đang lưu trú tại phòng gọi là Sleep. Skip dùng để chỉ tình trạng khách đã check-out trong khi lễ tân vẫn chưa thực hiện báo check-out cho du khách. Trên phần mềm hệ thống của khách sạn. Khi xảy ra một trong hai trường hợp này, Night Auditor cần nhanh chóng kiểm tra lại thông tin của khách sạn. Sau đó, đưa về tình trạng thống nhất trên phần mềm và thực tế.
3.2. Thu thập hoá đơn, điều chỉnh và cập nhật dữ liệu
Quy trình xử lý hoá đơn của kiểm toán đêm sẽ gồm nhiều bước khác nhau. Thông thường, sau khi nhận hóa đơn từ các bộ phận và phân loại chúng. Night Auditor sẽ tiến hành rà soát thông tin và điều chỉnh những sai sót nếu có. Cụ thể là cập nhật in, lưu trữ chi phí trên điện thoại khách hàng. Và điều chỉnh sai sót trên hóa đơn. Đồng thời, Night Auditor còn cần kiểm tra chữ ký của khách hàng trên các hoá đơn nội bộ.
3.3. Kiểm tra giới hạn nợ của khách lưu trú
Tùy từng khách sạn, sẽ có những quy định riêng được đưa ra về vấn đề giới hạn nợ đối với một tài khoản khách hàng. Nhằm đảm bảo các chi phí của khách luôn nằm trong giới hạn được cho phép. Hành động đó giúp khách sạn hạn chế tối đa tình trạng khách rời đi khi vẫn chưa thanh toán. Đối với những khách hàng có số tiền nợ vượt quá giới hạn. Night Auditor cần thông báo với trưởng bộ phận tiền sảnh và khách hàng đó để đưa ra biện pháp xử lý.
3.4. Chốt ca ngày
Sau khi hoàn thiện những thủ tục cần thiết của kiểm toán với ca trong ngày, Night Auditor cần thực hiện thao tác đóng ngày. Đồng thời chuyển qua ngày mới và lưu dữ liệu vào hệ thống của khách sạn.
3.5. Chuẩn bị hoá đơn cho khách ngày hôm sau
Để công việc ngày hôm sau của bộ phận lễ tân diễn ra thuận lợi, Night Auditor sẽ lập. Và chuyển hóa đơn cho những khách trả phòng nhanh. Cùng lúc đó xác định chi phí khách hàng cần tự chi trả.
Một công việc quan trọng khác nữa là tách các hoá đơn do công ty hoặc bên cung cấp dịch vụ lữ hành thanh toán. Ngoài ra, người này còn cần lên danh sách các khách sẽ dự kiến check in và check out ngày hôm sau.
Xem thêm:
- Waitress là gì? Quy trình làm việc chuyên nghiệp chi tiết nhất
- Banquet là gì? 5 loại hình banquet trong khách sạn
3.6. Lập tất cả các báo cáo
Mỗi loại báo cáo sẽ có chức năng khác nhau và phù hợp với từng bộ phận khác nhau. Các báo cáo cần lập của khách sạn sẽ gồm:
- Báo cáo doanh thu tổng theo ngày.
- Báo cáo chi phí bộ phận tiếp tân trong ngày.
- Báo cáo công suất phòng đang phục vụ.
- Báo cáo tình hình khách check in và check out.
- Báo cáo dự kiến thời gian khách đến và đi.
- Báo cáo sự cố trong khách sạn và hướng giải quyết.
- Lập danh sách các sự kiện sẽ diễn ra vào ngày hôm sau.
4. Thu nhập
Khá nhiều người sau khi đọc đến đây cũng đã tò mò về mức thu nhập của Night Auditor. Bởi tính chất công việc đòi hỏi sự cẩn thận cao. Và thời giấc khác thường nên thu nhập của Kiểm soát đêm sẽ nhỉnh hơn so với các ngành nghề khác.Trung bình mức lương của một Night Auditor sẽ dao động vào khoảng 8 – 10 triệu đồng/tháng. Tùy theo năng lực và kinh nghiệm của nhân viên.
Nhìn chung, Night Auditor là một trong những vị trí ảnh hưởng không nhỏ trong hoạt động kinh doanh của các khách sạn. Bất cứ vị trí nào, công việc nào cũng có những thú vị và khó khăn, thách thức riêng. ezCloud hy vọng rằng bài viết “Night Auditor là gì” đã mang lại cho bạn nhiều thông tin hữu ích. Hãy tiếp tục đón đọc những bài viết mới tại chuyên mục Nghiệp vụ khách sạn của chúng tôi.
