PMS là gì? Hệ thống quản lý khách sạn chuẩn nghiệp vụ A-Z

Sự phát triển của công nghệ số tạo ra các công cụ hữu ích giúp con người dễ dàng quản lý, vận hành và sử dụng. Với ngành công nghiệp khách sạn, việc vận hành và quản lý không hề đơn giản. Nắm bắt được nhu cầu cùng với sự phát triển công nghệ số, các phần mềm quản lý khách sạn PMS ra đời. Đây là giải pháp công nghệ số giúp nhà quản lý vận hành và quản lý khách sạn nhanh, gọn, chính xác và tiết kiệm nhất. Vậy phần mềm PMS là gì? PMS mang lại những lợi ích gì trong quản lý khách sạn?

1. Phần mềm PMS là gì?

PMS (Property Management System) là hệ thống phần mềm chuyên dụng được thiết kế để tự động hóa và quản lý các quy trình vận hành cốt lõi của khách sạn, resort hoặc homestay. Hệ thống này đóng vai trò là trung tâm kết nối các bộ phận như lễ tân, buồng phòng, nhà hàng và tài chính, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và mang lại trải nghiệm lưu trú chuyên nghiệp, liền mạch cho khách hàng trong kỷ nguyên hospitality hiện đại.

2. Các loại PMS phổ biến

2.1 Một số loại phần mềm PMS

Cùng ezCloud tìm hiểu ngay 3 loại phần mềm quản lý khách sạn PMS dưới đây:

• On-premise PMS hay PMS cục bộ

On-premise PMS là giải pháp quản lý on-premise hay server-based PMS lưu trữ dữ liệu giới hạn trong cục bộ khách sạn. Để sử dụng, bạn cần đội ngũ IT để vận hành, bảo trì và nâng cấp chức năng. Đồng thời, cần một không gian nhất định để thiết lập máy trạm, trung tâm dữ liệu và thiết bị lưu trữ dự phòng.

• Hybrid cloud hotel PMS – PMS “lai” công nghệ đám mây

Với các phần mềm dạng này, người dùng truy cập vào thông qua trình duyệt web trên các thiết bị. Điều này có nghĩa là dữ liệu được lưu trữ cục bộ trên hệ thống máy chủ hoặc cũng có thể truy cập từ xa. Tuy nhiên, một số tính năng nhất định chỉ có trên nền tảng chính của phần mềm.

• Cloud-based PMS hay PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây

Hệ thống quản lý ứng dụng công nghệ điện toán đám mây được cài đặt tự động, linh hoạt và có thể truy cập trên bất cứ thiết bị nào có kết nối internet. Các tính năng ưu việt của Cloud-based PMS giúp bạn tiết kiệm chi phí đội ngũ IT vận hành. Đồng thời, cho phép quản lý linh hoạt từ xa. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng mở rộng quy mô khách sạn ớ mức chi phí thấp so với hệ thống cục bộ.

Nhìn chung, hiện nay đa số các khách sạn đều chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý khách sạn dựa trên công nghệ điện toán đám mây bởi những ưu điểm vượt trội của nó so với phần mềm quản lý truyền thống.

2.2 Sự khác nhau giữa Local PMS và Cloud-based PMS

3. Những tính năng của PMS trong quản lý khách sạn?

Chính sự mở rộng không ngừng về quy mô và các hình thức lưu trú khác nhau, sự phát triển về số lượng lẫn chất lượng dịch vụ đòi hỏi các khách sạn cần có giải pháp quản lý hiệu quả. Điều này giúp tăng tính cạnh tranh và nâng tầm trải nghiệm khách hàng. Trong đó, sử dụng hệ thống quản lý khách sạn PMS thay thế là bước cải tiến đầu tiên.

3.1 Tích hợp các tính năng

Đa dạng chức năng và phòng ban được tích hợp trong phần mềm quản lý PMS. Qua đó, có thể tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh quan trọng. Cụ thể là: quản lý số lượng phòng đặt, quản lý nhân viên, record yêu cầu/lịch sử/thông tin về khách hàng, kế toán, thu chi,… Tất cả các dữ liệu kể trên sẽ được đồng bộ hóa tại một máy chủ. Qua đó, quản lý sẽ có cái nhìn bao quát và toàn diện hơn về tình hình kinh doanh.

3.2 Quản lý từ xa dễ dàng, hiệu quả

Có rất nhiều bộ phận, phòng ban với hàng loạt công việc khác nhau. Do đó, việc quản lý chặt chẽ, sát sao từng khách sạn không hề đơn giản. Bởi vậy, phần mềm quản lý khách sạn ra đời giúp nhà quản lý giải được bài toán khó trên.

Nhờ áp dụng công nghệ điện toán đám mây vào quản lý khách sạn, nhà quản lý có thể truy cập phần mềm mọi lúc, mọi nơi. Từ đó, cho phép quản lý từ xa. Chỉ cần có thiết bị có thể truy cập Internet. Ứng dụng sẽ báo về máy nhà quản lý mọi giao dịch tại khách sạn.

Xem thêm:

• PMS điện toán đám mây: Bí kíp giúp khách sạn giảm phí vận hành
• Kinh doanh khách sạn: Cẩm nang từ A – Z cho nhà đầu tư

3.3 Độ chính xác cao

Hàng ngày có rất nhiều khách lẻ và đoàn khách đến khách sạn. Việc quản lý thủ công bằng sổ sách khiến tình trạng sai sót, nhầm lẫn rất dễ xảy ra. Nó trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận khách sạn. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý khách sạn PMS, nó sẽ giúp bạn tính toán chính xác cụ thể các chỉ số kinh doanh, đặc biệt là lượng khách và thông tin khách sử dụng dịch vụ. Từ đó, bạn sẽ không phải lo nhân viên làm thiếu hụt, tổn thất. Các dữ liệu được xử lý và xuất thành báo cáo trực quan và minh bạch.

3.4 Tiết kiệm thời gian, rút ngắn ngân sách

Tối ưu hóa thông tin nhanh chóng giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả và trơn tru hơn. Nó đảm bảo hoạt động kinh doanh lưu trú từ xa, giảm bớt thời gian quản lý và chi phí vận hành. Việc nhập dữ liệu thủ công trên excel hoặc bằng giấy rất tốn thời gian, công sức và nhân lực. Do đó, PMS sẽ giúp giảm thiểu chi phí và thời gian vận hành. Công việc quản lý và điều phối đến các bộ phận cũng diễn ra nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản. Theo dõi giá, quỹ phòng từ các kênh đặt phòng dễ dàng và nhanh chóng hơn.

3.5 Dữ liệu đồng bộ

Với phần mềm quản lý khách sạn PMS, tất cả các thông tin đều được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống phần mềm. Bất cứ khi nào có nhu cầu xuất dữ liệu, PMS sẽ hỗ trợ xuất và trình bày trực quan báo cáo. Thông tin được bảo mật và cập nhật theo thời gian thực đến tất cả các bộ phận liên quan. Đây là nền tảng để khách sạn thấu hiểu khách hàng, đáp ứng và mang đến trải nghiệm tuyệt vời nhất. Phần mềm quản lý PMS cung cấp cơ chế đồng bộ lịch đặt phòng (Multi-Channel Calendar) hỗ trợ xử lý overbooking hiệu quả.

Các doanh nghiệp còn không ngừng cạnh tranh trên các nền tảng OTAs (Agoda, Booking, Luxstay, Airbnb,…) hay kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram, LinkedIn,… Do đó, sử dụng PMS càng cấp thiết hơn. Bởi nó sẽ giúp bạn tiếp nhận thông tin đặt phòng của toàn bộ khách hàng từ các kênh trên. Sau đó, phần mềm sẽ sắp xếp, tổng hợp dữ liệu để thuận tiện theo dõi. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ giải đáp thắc mắc của khách hàng kịp thời và nhanh chóng, đảm bảo khiến khách hàng hài lòng.

3.6 Giao diện bắt mắt, dễ dàng sử dụng

Giao diện PMS được thiết kế bắt mắt. Các tính năng ưu việt, dễ dàng thao tác trên các thiết bị điện tử thông minh chỉ cần kết nối internet. Các chức năng được sắp xếp khoa học giúp người dùng dễ dàng sử dụng.

4. Những chức năng cơ bản của PMS

Một hệ thống PMS chuẩn quốc tế không chỉ dừng lại ở việc check-in/check-out mà còn tích hợp các công nghệ thông minh để xử lý dữ liệu lớn và hỗ trợ ra quyết định.

4.1 Quản lý đặt phòng và sơ đồ phòng theo thời gian thực

Chức năng này cho phép nhân viên khách sạn nắm bắt tình trạng phòng (Available, OOO, Dirty, Occupied) ngay lập tức trên một giao diện trực quan. Mọi thay đổi về tình trạng phòng từ bộ phận buồng phòng hoặc từ các đơn đặt phòng mới (OTA, website, walk-in) đều được cập nhật lên sơ đồ phòng chỉ trong 1 giây. Điều này loại bỏ hoàn toàn rủi ro overbooking – nỗi ám ảnh của các chủ khách sạn khi bán phòng trên nhiều kênh cùng lúc.

4.2 Quản lý thông tin khách hàng

PMS không chỉ lưu giữ tên và số điện thoại, mà còn xây dựng chân dung khách hàng:

• Lịch sử lưu trú: Khách đã ở bao nhiêu lần, tổng chi tiêu tại khách sạn là bao nhiêu?
• Sở thích cá nhân: Khách thích phòng tầng cao, không hút thuốc, hay có yêu cầu đặc biệt về gối?
• Phân khúc khách hàng: Khách đi công tác hay đi nghỉ dưỡng? Dữ liệu này là “mỏ vàng” để bộ phận Marketing thực hiện các chiến dịch cá nhân hóa, giúp tăng tỷ lệ khách quay lại lên gấp đôi.

4.3 Tối ưu hóa quy trình vận hành buồng phòng, bảo trì

Hệ thống kết nối trực tiếp nhân viên buồng phòng với lễ tân qua ứng dụng di động. Khi nhân viên dọn xong phòng, họ chỉ cần nhấn nút trên điện thoại, trạng thái phòng trên PMS sẽ chuyển từ “Bẩn” sang “Sạch/Sẵn sàng” ngay lập tức. Tính năng này giúp lễ tân có thể giao phòng sớm cho khách, nâng cao sự hài lòng ngay từ giây phút đầu tiên.

4.4 Hệ thống báo cáo thông minh và phân tích chuyên sâu

Mọi con số về doanh thu, chi phí, lợi nhuận đều được PMS tổng hợp tự động. Chủ khách sạn có thể theo dõi các chỉ số quan trọng như:

• RevPAR: Doanh thu trên mỗi phòng sẵn có
• ADR: Giá phòng trung bình hàng ngày
• OCC: Tỷ lệ lấp đầy phòng
• Phân tích nguồn khách: Khách đến từ kênh nào nhiều nhất (Booking, Facebook hay Website)? Hệ thống của ezCloud cung cấp hơn 100+ loại báo cáo khác nhau, giúp bạn không còn phải làm việc với các file Excel thủ công đầy sai sót.

5. Những điều cần lưu ý khi lựa chọn hệ thống PMS là gì?

Với sự tiện dụng, chi phí hợp lý, phần mềm quản lý khách sạn hiện nay được sử dụng phổ biến hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, mỗi phần mềm được tích hợp những tính năng nâng cao, ngoài tính năng cơ bản. Việc lựa chọn phần mềm PMS phù hợp với tiêu chí, nhu cầu, yêu cầu của mỗi khách sạn trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.

5.1 Chi phí

Các phần mềm quản lý khách sạn có đủ mọi phân khúc giá khác nhau. Tùy thuộc vào các tính năng mà mức giá có sự chênh lệch rõ rệt. Do đó, khi lựa chọn, nhà quản lý cần dựa vào quy mô, nhu cầu tính năng để lựa chọn phần mềm có mức giá phù hợp. Đồng thời, vẫn đảm bảo hiệu quả sử dụng. Tuy nhiên, đừng vì “ham rẻ” mà lựa chọn phần mềm ít chức năng, kém linh hoạt. Điều này khiến chi phí nâng cấp hoặc sử dụng mới còn tốn kém hơn. Ngoài ra, cùng đừng ưu tiên những phần mềm quá đắt mà lựa chọn PMS không phù hợp với nhu cầu và ngân sách.

5.2 Giao diện

Sự tương thích về giao diện là một trong những yếu tố quan trọng giúp chủ khách sạn quyết định việc lựa chọn phần mềm. Sự tương thích trong giao diện ở đây đó chính là phần mềm quản lý khách sạn khi cài đặt phải tương thích với trình duyệt, nó phải được thiết kế trên cùng một nền tảng hoặc đó là một nền tảng ứng dụng độc lập.

Xem thêm:

• Sức mạnh tiềm ẩn khi ứng dụng phần mềm khách sạn (PMS)
• Phần mềm PMS đám mây giúp khách sạn kinh doanh bền vững

5.3 Ngôn ngữ

Với xu hướng lên ngôi đặt phòng trực tuyến trên website khách sạn, phần mềm quản lý khách sạn phải có tối đa 2 ngôn ngữ. Nó mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp, dễ dàng và hiện đại cho khách hàng ở nước ngoài.

5.4 Dễ sử dụng

Không phải ai cũng am hiểu và có thể sử dụng thành thạo các phần mềm công nghệ. Đặc biệt là phần mềm PMS tích hợp rất nhiều tính năng. Do đó, khi lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, cần ưu tiên phần mềm dễ dàng cài đặt, dễ hoạt động và sử dụng. Điều này đảm bảo hiệu quả công việc và năng suất làm việc cao nhất.

5.5 Tính năng

Khi bạn đã tìm đến công cụ hỗ trợ là phần mềm quản lý khách sạn tức là bạn mong muốn vận hành và quản lý khách sạn của mình một cách bài bản và quy mô nhất. Vì vậy, việc tìm hiểu lựa chọn những phần mềm có nhiều tính năng: kế toán, nhà hàng, lễ tân,… sẽ giúp quản lý, vận hành trở nên dễ dàng và đạt hiệu quả cao.

5.6 Nhà cung cấp

Một trong những yếu tố không thể bỏ qua là uy tín của nhà cung cấp. Việc tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp PMS sẽ đảm bảo an toàn, tránh “tiền mất tật mang”. Do đó, nên tham khảo và lựa chọn nhà cung cấp có tên tuổi, vị trí cao trên thị trường. Trong đó, được nhiều khách sạn sử dụng sẽ là một phần mềm tốt. Ngoài ra, cần tích hợp nhiều tính năng để khách sạn hoạt động hiệu quả và tối đa hóa doanh thu nhất.

Nhắc đến đơn vị cung cấp phần mềm uy tín trên thị trường, ezCloud là cái tên không thể bỏ qua. ezCloud cho ra mắt ezCloudhotel thích hợp với mô hình khách sạn từ 0 – 2*. Và ezFolio với mô hình khách sạn 3 – 5*.

Nhờ sự vượt trội, đa dạng về mô hình khách sạn cùng đa dạng tính năng được tích hợp nhằm quản lý khách sạn toàn diện nhất. ezCloudhotel, ezFolio chắc chắn sẽ làm hài lòng những vị khách khó tính nhất. Phần mềm cho phép bạn quản lý các hoạt động của khách sạn ở bất cứ đâu, kể cả khi không có internet. Mọi tính năng và ưu điểm cần có của một phần mềm quản lý khách sạn toàn diện, hiệu quả đều được tích hợp trong các sản phẩm của ezCloud. 

ezCloud hy vọng rằng những chia sẻ trong bài viết trên sẽ giúp cho những nhà quản lý, người chủ khách sạn có cái nhìn trực diện và rõ nét nhất về PMS là gì. Để từ đó, lựa chọn được cho khách sạn của mình phần mềm quản lý khách sạn phù hợp, giúp tối đa hóa doanh thu và hiệu quả kinh doanh. Tham khảo ngay những bài viết hữu ích về quản lý khách sạn của ezCloud để kinh doanh thành công.