Khái niệm ca làm việc là gì? Chìa khóa để tối ưu hóa năng suất lao động, nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách sạn.
Việc phân chia ca làm việc có thể mang lại nhiều lợi ích cho khách sạn. Như: nâng cao năng suất lao động, đảm bảo hoạt động liên tục, tối ưu hóa chi phí nhân sự hay cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên,… Vậy ca làm việc là gì? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để có câu trả lời.
1. Ca làm việc là gì?
Nội dung
Ca làm việc được định nghĩa là khoảng thời gian làm việc tính từ lúc bắt đầu. Đến khi bàn giao nhiệm vụ cho người khác của người lao động. Bao gồm: thời gian nghỉ giữa giờ, thời gian làm việc. Thời gian một ca làm việc có thể kéo dài hơn. Nếu người lao động đồng ý tăng ca (làm thêm giờ) khi được yêu cầu.
Theo điều 60 thuộc Nghị định 145/2020 thì làm việc thêm giờ phải tuân thủ các quy định về giới hạn như sau:
- Vào ngày bình thường, tổng số giờ làm thêm không vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường trong một ngày.
- Nếu làm việc bình thường theo tuần, tổng số giờ làm thêm trong một ca làm việc không vượt quá 12 giờ một ngày.
- Riêng với ngày nghỉ lễ, tết, nghỉ hàng tuần, tổng số giờ làm việc không vượt quá 12 giờ/ ngày.
2. Nguyên nhân cần phân chia ca làm việc là gì?
Việc phân bổ ca làm việc cho nhân viên trong khách sạn là vô cùng quan trọng. Vì nó giúp doanh nghiệp đảm bảo các yếu tố mà ezCloud liệt kê sau đây:
- Bảo đảm hiệu suất công việc và sức khỏe nhân viên. Nếu phải làm việc liên tục hàng chục giờ xuyên suốt nhiều tháng, nhân viên sẽ không có đủ năng lượng để hoàn thành công việc. Cũng như mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.
- Đảm bảo tiến độ công việc diễn ra mượt mà, hạn chế tình trạng thiếu người nhưng nhiều việc. Khi có việc bận hoặc đột xuất bị bệnh, nhân viên có thể linh hoạt thay ca. Hoặc xin nghỉ mà không ảnh hưởng quá nhiều đến quy trình vận hành của khách sạn, nhà hàng.
- Thực tế cho thấy, khách sạn sẽ có sự phân bổ hợp lý về số lượng nhân sự. Tùy thuộc vào số lượng khách đang lưu trú tại khách sạn. Giúp bảo đảm chất lượng dịch vụ và hạn chế tình trạng “việc ít người đông”. Trong khi tiền lương vẫn phải chi trả đầy đủ.
3. Phương pháp phân loại ca làm việc là gì trong khách sạn?
Sau đây là 3 loại ca làm việc được ưa chuộng nhất trong khách sạn:
3.1. Ca hành chính
Thường diễn ra từ 8 – 17 giờ hoặc từ 9 – 18 giờ. Tùy theo quy định và yêu cầu công việc của từng khách sạn. Mà thời gian làm việc có thể điều chỉnh lại, nhưng phải tuân thủ đúng theo luật Lao động.
3.2. Ca sáng, ca chiều, ca đêm
- Ca sáng: 6 – 14 giờ
- Ca chiều: 14 – 22 giờ
- Ca đêm: 22 – 6 giờ sáng ngày hôm sau
Khung giờ làm việc trên có thể thay đổi theo nhu cầu công việc. Loại ca làm việc này thường áp dụng cho đối tượng là khối dịch vụ như: Buồng phòng, lễ tân, hành lý, bảo vệ, thu ngân, phục vụ,…
3.3. Ca gãy
Có thể bắt đầu từ 10 – 14 giờ đến 18 – 22 giờ hoặc đến 17 – 21 giờ. Ca gãy nghĩa là ca làm việc sẽ diễn ra vào các khoảng thời gian khác nhau. Thông thường sẽ được chia thành 2 ca. Ví dụ như 8 tiếng là thời gian làm việc ủa ca bình thường. Thì ca gãy sẽ là 4 tiếng + 4 tiếng. Tức là bạn sẽ phải làm việc theo 2 khoảng thời gian trong ngày. Điều này nhằm tối thiểu chi phí và tối ưu phục vụ.
Đây cũng là đặc trưng của ngành khách sạn. Bởi có lúc lượng khách lưu trú rất đông, nhưng đôi khi khách sạn lại vắng vẻ. Ca gãy giúp giải quyết bài toán nhu cầu thực tế. Thông thường, ca gãy được áp dụng với các bộ phận: Buồng phòng, lễ tân, bảo vệ, thu ngân, phục vụ,…
Xem thêm:
- CFO là gì? ‘Kiến trúc sư tài chính’ toàn năng của khách sạn
- ISO 9001 là gì? Hệ thống quản lý chất lượng dành cho khách sạn
4. Hướng dẫn phân chia ca làm việc của nhân viên khách sạn cho từng vị trí
Hoạt động của khách sạn diễn ra liên tục 24/7, đòi hỏi sự sắp xếp ca làm việc hợp lý. Để đảm bảo hiệu quả công việc. Sau đâ, ezCloud sẽ chia sẻ một số bí kíp phân chia ca làm việc hiệu quả cho các vị trí điển hình trong khách sạn.
Nhân viên lễ tân
Lễ tân là bộ mặt của khách sạn, cần có mặt 24/24 giờ để hỗ trợ du khách mọi lúc mọi nơi.
Cách chia ca:
- Ca sáng: 6 – 14 giờ (Phục vụ khách check-in, check-out, đặt tour, giải đáp thắc mắc).
- Ca chiều: 14 – 22 giờ (Hỗ trợ du khách, hỗ trợ dịch vụ).
- Ca đêm: 22 – 6 giờ sáng hôm sau (Giữ an ninh, hỗ trợ xử lý tình huống đột xuất).
Phục vụ nhà hàng
Cách chia ca:
- Ca sáng: 6 – 14 giờ (Phục vụ bữa sáng, dọn dẹp vệ sinh).
- Ca sáng – chiều: 6 – 17 giờ hoặc 8 – 19 giờ (Phục vụ cả bữa sáng và bữa trưa).
- Ca gãy: 10 – 14 giờ và 18 – 22 giờ (Phục vụ vào giờ cao điểm).
Nhân viên buồng phòng
Cách chia ca:
- Ca sáng – chiều – đêm (Phù hợp với khách sạn quy mô lớn, phục vụ 24/24 giờ).
- Ca sáng: 8 – 16 giờ (Dọn dẹp phòng check-out, chuẩn bị phòng cho khách lưu trú mới).
- Ca gãy: 6 – 10 giờ và 14 – 18 giờ (Phục vụ dọn dẹp phòng theo yêu cầu).
Nhân viên bếp
Cách chia ca:
- Ca sáng: 6 – 16 giờ hoặc 8 – 18 giờ (Chuẩn bị nguyên liệu, chế biến bữa sáng và bữa trưa).
- Ca chiều: 12 – 22 giờ (Chuẩn bị nguyên liệu, chế biến bữa tối).
- Ca gãy (Phục vụ vào giờ cao điểm).
Khi chia ca làm việc cho nhân viên bếp, cần đảm bảo có đủ đầu bếp cho từng khu vực bếp (nóng, lạnh, tráng miệng). Lựa chọn thời gian ca làm phù hợp với lượng khách và thực đơn của nhà hàng.
Thu ngân
Cách chia ca:
- Ca sáng: 6 – 14 giờ (Thu tiền bữa sáng, thanh toán hóa đơn cho khách check-out).
- Ca chiều: 14 – 22 giờ.
- Ca gãy: 8 – 12 giờ và 18 – 22 giờ.
Nhân viên bellman, bảo vệ
Cách chia ca:
- Ca sáng – chiều – tối (Phù hợp với khách sạn có lượng khách lớn, hoạt động 24/24 giờ).
- Ca 24h ngày lẻ, nghỉ 24h ngày chẵn hoặc ngược lại..
Khối văn phòng
Cách chia ca:
- Ca hành chính: 8 – 17 giờ hoặc 7 giờ 30 – 16 giờ 30 (Phù hợp với các vị trí như kế toán, hành chính nhân sự, kinh doanh).
- Có thể điều chỉnh thời gian làm việc cho một số vị trí đặc thù như: lễ tân, bộ phận bán hàng.
Cấp quản lý
Cách chia ca:
- Ca sáng – chiều – tối (Phù hợp với quản lý cấp cao, cần theo dõi hoạt động 24/24 giờ).
- Ca hành chính: Phù hợp với quản lý cấp trung, tham gia họp hành, giao ban.
Việc áp dụng các bí kíp chia ca phù hợp với từng vị trí sẽ góp phần mang lại hiệu quả hoạt động cao nhất cho doanh nghiệp.
5. Những lưu ý cần ghi nhớ khi chia ca làm việc trong khách sạn
5.1. Xem xét mục đích kinh doanh của doanh nghiệp
Mỗi khách sạn sẽ có cách chia ca làm việc khác nhau. Tùy thuộc vào mục tiêu và đặc thù của lĩnh vực kinh doanh. Đối tượng khách hàng cũng khác nhau đối với từng khách sạn. Vậy nên, việc phân chia ca làm việc không thể phụ thuộc hay dựa trên một doanh nghiệp nào khác. Mà phải phù hợp với chính khách sạn mà bản thân đang vận hành. Để bảo đảm hiệu suất và chất lượng công việc.
Xem thêm:
- M&A là gì? ‘Cơ hội vàng’ của nhiều doanh nghiệp khách sạn
- Commission là gì? ‘Chìa khoá’ thúc đẩy nhân viên khách sạn
5.2. Bảo đảm khối lượng công việc trong một ca làm
Cách chia ca làm việc sẽ có sự thay đổi dựa trên tình hình kinh doanh của từng khách sạn. Một đơn vị có lượng khách hàng lưu trú lớn sẽ cần đội ngũ nhân sự nhiều hơn trong một ca làm việc. Để công việc được hoàn thành nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả.
5.3. Xem xét nguyện vọng của nhân viên
Trong suốt quá trình làm việc tại khách sạn, những vấn đề cá nhân như: có con nhỏ, đột xuất đau ốm,… là không thể tránh khỏi. Khi đó, khách sạn cần phân chia ca làm việc sao cho hợp lý. Để có thể đáp ứng được nhu cầu của nhân viên. Quản trị khách sạn cần quan sát và xem xét kỹ lưỡng tình hình cá nhân của từng nhân viên. Để tiến hành sắp xếp và phân chia ca làm việc phù hợp. Đồng thời, bảo đảm không có sự ưu ái hay thiên vị không căn cứ. Việc linh hoạt thay đổi ca làm việc cũng giúp doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả và trơn tru hơn.
5.4. Lưu ý về sức khỏe của nhân viên ca đêm
Nhà quản trị khách sạn khi thực hiện chia ca làm việc cần hiểu rõ những ảnh hưởng tiêu cực của việc làm ca đếm. Tới đời sống và sức khỏe của đội ngũ nhân viên. Nhân viên ca đêm thường sẽ bị thay đổi nhịp sinh học theo chu kỳ ngày đêm trong cơ thể. Nếu việc hoạt động vào ban đêm diễn ra trong khoảng thời gian dài. Ngoài ra, nó cũng khiến các thói quen hàng ngày bị ảnh hưởng. Như: nghỉ ngơi, chế độ ăn uống và giải trí.
Bên cạnh đó, nhân viên ca đêm sẽ bị giới hạn thời gian tương tác và giao tiếp với người thân và bạn bè. Nó cũng giới hạn nỗi căng thẳng và mệt mỏi, các hoạt động ngoài trời. Điều này làm gia tăng nguy cơ mắc phải nhiều căn bệnh nguy hiểm. Hay mất ngủ, thường xuyên mệt mỏi, năng suất làm việc và chất lượng công việc giảm sút nặng nề,…
Vậy nên, nhà quản trị cần cân đối giữa thời gian nghỉ ngơi và làm việc hợp lý. Sao cho sức khỏe của nhân viên luôn được đảm bảo tốt nhất. Từ đó, hiệu suất công việc của toàn khách sạn cũng được nâng cao.
6. Tạm kết
Nhìn chung, ca làm việc là yếu tố quan trọng góp phần vào thành công của khách sạn. Doanh nghiệp cần áp dụng những bí quyết mà chúng tôi gợi ý ở trên để xây dựng hệ thống ca làm việc phù hợp. Nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Hãy tiếp tục theo dõi chuyên mục Thuật ngữ khách sạn của chúng tôi để biết thêm nhiều kiến thức hữu ích về ngành.
