Phần mềm quản lý khách sạn là gì? Những điều bạn cần biết

Phần mềm quản lý khách sạn là gì? Giải pháp hiệu quả cho việc quản lý và vận hành hệ thống hoạt động của khách sạn.

Trong thời đại 4.0 như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động sản xuất, kinh doanh đã trở thành nhu cầu bức thiết. Và lĩnh vực kinh doanh khách sạn cũng không phải là ngoại lệ. Rất nhiều khách sạn đã ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản lý và kinh doanh khách sạn. Đồng thời thu được những hiệu quả nhất định. Vậy phần mềm quản lý khách sạn là gì? Trong bài viết dưới đây, ezCloud sẽ cung cấp cho bạn mọi thông tin liên quan đến phần mềm quản lý khách sạn.

1. Khái niệm phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn (tên tiếng Anh là PMS – Property Managmement System) là một phần mềm được sử dụng trong hoạt động quản lý và kinh doanh khách sạn. Phần mềm này sở hữu những tính năng cơ bản như: quản lý lễ tân, quản lý buồng phòng, quản lý báo cáo, quản lý kênh phân phối, kết nối khóa từ, quản lý từ xa,…

2. Phân loại phần mềm quản lý khách sạn

Có nhiều cách để phân loại phần mềm quản lý khách sạn. Tuy nhiên, nếu dựa vào yếu tố công nghệ thì có thể chia ra làm 2 loại:

• Phần mềm quản lý khách sạn truyền thống: Lưu trữ dữ liệu cục bộ tại khách sạn. Do đó, đòi hỏi khách sạn phải đầu tư máy chủ và duy trì đội ngũ IT để vận hành và duy trì hệ thống.
• Phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Lưu trữ dữ liệu tại máy chủ của nhà cung cấp. Do đó, khách sạn không cần phải đầu tư máy chủ và thuê đội ngũ IT để vận hành và duy trì hệ thống. Ngoài ra, nhờ ứng dụng công nghệ điện toán đám mây nên nhà quản lý có thể truy cập phần mềm ở bất cứ đâu, bằng bất cứ thiết bị nào miễn là có kết nối internet.

3. Tại sao bạn cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?

Phần mềm quản lý khách sạn có những lợi ích gì? Cùng ezCloud tìm hiểu chi tiết ngay sau đây:

3.1 Giúp nhân viên thực hiện thao tác check-in, check-out nhanh chóng, chính xác hơn

Một trong những vấn đề khiến khách hàng cảm thấy khó chịu nhất khi đến một khách sạn là thủ tục check-in, check-out quá chậm chạp. Hãy tưởng tượng, sau một chuyến bay dài, điều khách hàng muốn là có thể nhận phòng nhanh chóng để nghỉ ngơi.
Tuy nhiên, đôi khi cũng khó có thể trách đội ngũ lễ tân bởi họ phải check-in cho một lượng lớn khách hàng. Một phần mềm quản lý khách sạn có tính năng quản lý lễ tân sẽ giúp giải quyết vấn đề này.
Cụ thể, phần mềm sẽ giúp nhân viên thực hiện thao tác check-in, check-out nhanh chóng và chính xác hơn. Nhờ đó, mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Đồng thời nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho khách sạn.

3.2 Giúp tăng công suất phòng

Với mỗi khách sạn, nỗi sợ lớn nhất là không bán được phòng. Đặc biệt là trong thời buổi cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt như hiện nay. Để tăng cơ hội bán được nhiều phòng, các khách sạn đã tích cực chạy đua bán phòng trên các kênh OTA.
Đây là một chiến thuật đúng đắn. Tuy nhiên, sẽ rất khó quản lý nếu số lượng kênh quá nhiều. Bạn sẽ phải vào từng kênh để đăng bán cũng như đóng phòng. Như vậy sẽ rất tốn thời gian, công sức và kém hiệu quả. Một phần mềm quản lý có tính năng quản lý kênh phân phối sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Với hệ thống này, bạn có thể dễ dàng đăng bán phòng trên tất cả các kênh chỉ với một vài click chuột.

Xem thêm:

• Quản lý khách sạn hiệu quả và đơn giản hơn với phần mềm quản lý
• Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?

3.3 Không còn phải lo lắng về vấn đề overbooking

Một trong những vấn đề lớn nhất khiến nhiều nhà quản lý đau đầu khi bán phòng trên các kênh OTA là overbooking. Để tránh tình trạng này, các khách sạn phải thường xuyên cập nhật số phòng trống trên từng kênh OTA.
Đây là một việc tốn rất nhiều thời gian, kém hiệu quả và thiếu tính kịp thời. Do đó, overbooking vẫn thường xuyên xảy ra. Với cơ chế tự động cập nhật số phòng trống, tính năng quản lý kênh phân phối của phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách triệt để.
Cụ thể, mỗi khi có booking đổ về, hệ thống sẽ tự động trừ số phòng trống hiện tại. Sau đó đăng bán phòng trên tất cả các kênh OTA với số phòng trống đã được cập nhật.

3.4 Tiết kiệm thời gian cho bộ phận buồng phòng

Đối với khách hàng khi đến khách sạn, vấn đề vệ sinh vẫn là tiêu chí hàng đầu. Điều đó cho thấy bộ phận buồng phòng đóng vai trò quan trọng như thế nào. Mặc dù công việc chính của nhân viên buồng phòng là dọn dẹp, vệ sinh phòng. Tuy nhiên theo nghiên cứu, họ phải tốn 10 – 15% thời gian chỉ để tìm kiếm phòng cần dọn dẹp, vệ sinh.
Đây là một sự lãng phí thời gian không cần thiết. Một phần mềm quản lý khách sạn có tính năng quản lý buồng phòng sẽ giúp giải quyết vấn đề này. Với tính năng này, nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng phòng (sạch hay bẩn). Hay phòng nào cần vệ sinh cũng như nhân viên nào sẽ phụ trách việc đó.

3.5 Đảm bảo độ chính xác cho các báo cáo

Trong kinh doanh, các báo cáo là vô cùng cần thiết. Bởi dựa vào đó, nhà quản lý mới có thể đưa ra các quyết định, chiến lược. Và để đảm bảo tính chính xác của các quyết định, các báo cáo cần phải đặc biệt chính xác. Tuy nhiên, điều này khó có thể đáp ứng được nếu báo cáo được làm thủ công bởi nhân viên. Cũng như chỉ dựa trên việc ghi chép sổ sách.
Với khối lượng công việc quá lớn, việc ghi chép thiếu và tính toán sai là điều rất dễ xảy ra. Chưa kể tới việc nhân viên có thể gian lận trong khi làm báo cáo. Một phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng. Bởi máy tính vốn có khả năng tính toán nhanh chóng và chính xác hơn con người rất nhiều.

3.6 Tránh thất thoát

Chống gian lận, tránh thất thoát là một bài toán nan giải đối với nhiều chủ khách sạn. Đặc biệt là với những người không thường xuyên có mặt tại khách sạn. Và lời giải cho bài toán này là tính năng kết nối khóa từ của phần mềm quản lý khách sạn.
Khi khách sạn sử dụng khóa từ, khách hàng chỉ có thể vào được phòng nếu có mã (key) được tạo ra bởi phần mềm. Do đó, bắt buộc nhân viên phải nhập thông tin vào phần mềm khi check-in để tạo key cho khách. Với giải pháp này, nhân viên sẽ rất khó gian lận tiền phòng.

3.7 Cho phép quản lý từ xa

Không phải lúc nào nhà quản lý cũng có thể có mặt tại khách sạn. Nhiều người thường xuyên phải đi công tác. Hay thỉnh thoảng họ cũng cần nghỉ ngơi, thư giãn cùng gia đình và bạn bè.
Tuy nhiên, họ vẫn muốn nắm bắt tình hình hoạt động của khách sạn. Cũng như muốn đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh vẫn diễn ra suôn sẻ. Một phần mềm có tính năng quản lý từ xa sẽ đáp ứng nhu cầu này.
Với tính năng này, nhà quản lý có thể truy cập vào phần mềm từ bất kỳ thiết bị nào (smartphone, laptop, máy tính bảng…) chỉ cần có kết nối internet.

3.8 Giúp cắt giảm chi phí nhân sự

Với sự trợ giúp của phần mềm, năng suất lao động của nhân viên sẽ tăng lên đáng kể. Bên cạnh đó, nhiều công việc thủ công sẽ được loại bỏ. Ví dụ, việc cập nhật phòng trống trên các kênh OTA, ghi chép sổ sách, làm báo cáo…
Nhờ đó mà khách sạn có thể cắt giảm được chi phí nhân sự. Rõ ràng, sử dụng phần mềm quản lý khách sạn là một khoản đầu tư mang lại lợi ích về lâu dài.

4. Những yếu tố cần xem xét khi lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn

Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét để các nhà quản lý lựa chọn được một phần mềm quản lý phù hợp với khách sạn của mình:

4.1 Dễ sử dụng

Nếu phần mềm quá phức tạp thì sẽ tốn thời gian đào tạo cho nhân viên học cách sử dụng. Ngoài ra khi sử dụng, nhân viên cũng rất dễ xảy ra nhầm lẫn và sai sót.
Đặc biệt, mục đích của phần mềm quản lý khách sạn là giúp đơn giản hóa công việc quản lý và kinh doanh khách sạn. Do đó, sẽ rất vô nghĩa nếu phần mềm quá khó sử dụng. Đó là lý do tại sao dễ sử dụng là tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn.

4.2 Dễ mở rộng

Việc mở rộng quy mô kinh doanh là mục tiêu của mọi doanh nghiệp. Nếu bạn kinh doanh khách sạn, chắc hẳn bạn cũng muốn có thể mở rộng thêm số lượng phòng, dịch vụ của khách sạn. Hoặc thậm chí cả các chi nhánh khác để tạo thành một chuỗi khách sạn. Điều đó sẽ mang lại lợi thế về mặt quy mô cho khách sạn.
Khi đó, nếu phần mềm hiện tại của bạn không đáp ứng được yêu cầu. Thậm chí phải thay đổi phần mềm khác thì quả thực là một bất lợi đáng quan ngại. Bởi việc thay đổi này không hề đơn giản khi mà kèm theo đó là những dữ liệu quan trọng của khách sạn. Do đó, khi lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn, hãy hỏi rõ bên cung cấp xem phần mềm có đáp ứng được nhu cầu khi khách sạn mở rộng quy mô.

4.3 Sử dụng công nghệ mới nhất

Trong thời đại 4.0 như hiện nay, công nghệ đóng vai trò quyết định. Cũng như đảm bảo sự thành bại của mỗi doanh nghiệp. Do đó, hãy lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn được ứng dụng công nghệ mới nhất. Điều này sẽ góp phần giúp khách sạn của bạn vượt mặt được các đối thủ cạnh tranh.

4.4 Có tính năng báo cáo

Báo cáo là một tính năng vô cùng quan trọng của một phần mềm quản lý khách sạn. Nhờ vào những số liệu thống kê từ báo cáo, nhà quản lý mới có thể đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác. Do đó, bạn cần lựa chọn một phần mềm có tính năng báo cáo chi tiết và chính xác.

4.5 Có thể truy cập từ xa

Với những người quản lý thường xuyên phải đi công tác, việc nắm bắt mọi tình hình hoạt động của khách sạn trở nên khá khó khăn. Lúc này, một phần mềm quản lý có tính năng quản lý từ xa sẽ là trợ thủ đắc lực dành cho bạn. Vậy nên khi lựa chọn phần mềm hãy lưu ý hỏi bên cung cấp về tính năng này.

Xem thêm:

• Vì sao các chủ đầu tư nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?
• Tính năng phần mềm khách sạn quan trọng và những lưu ý khi ứng dụng

4.6 Bảo mật tốt

Trong kinh doanh khách sạn, dữ liệu là vô cùng quan trọng. Việc mất dữ liệu sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của khách sạn. Do đó, khi lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn, hãy hỏi nhà cung cấp xem: Họ xử lý dữ liệu của khách sạn như thế nào? Dữ liệu của bạn có được bảo mật hay không? Có thường xuyên được sao lưu không?

4.7 Dễ dàng tích hợp với bên thứ ba

Trong quá trình kinh doanh, khách sạn sẽ cần tích hợp những phần cứng cũng như phần mềm của bên thứ ba vào phần mềm quản lý khách sạn. Để từ đó, nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn.
Ví dụ như khóa từ chẳng hạn. Do đó, hãy lưu kỹ về tính năng này khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn nếu không muốn phải đầu tư lại phần cứng.

4.8 Dịch vụ chăm sóc, hỗ trợ khách hàng tốt

Trong quá trình sử dụng, chắc chắn sẽ có những lúc phần mềm gặp lỗi. Đây là điều không thể tránh khỏi với những sản phẩm phần mềm. Những lúc như vậy bạn sẽ rất cần sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.
Một nhà cung cấp uy tín sẽ hỗ trợ bạn một cách kịp thời và nhanh chóng. Như vậy sẽ đảm bảo công việc kinh doanh của khách sạn không bị gián đoạn.

4.9 Giá

Cuối cùng chính là yếu tố giá cả. Hãy xem mức giá mà nhà cung cấp đưa ra có thật sự hợp lý hay không? Đảm bảo rằng mức giá đó mang lại hiệu quả đầu tư cho khách sạn.

Hy vọng rằng với những thông tin trên, ezCloud đã giúp các bạn giải đáp được thắc mắc “Phần mềm quản lý khách sạn là gì?”. Cũng như lý do tại sao bạn nên đầu tư một phần mềm như vậy. Mong rằng bạn sẽ lựa chọn được loại phần mềm quản lý phù hợp với khách sạn của mình. Tham khảo ngay những bài viết hữu ích về kinh doanh khách sạn của ezCloud để kinh doanh thành công.