Personal Assistant là gì? Cơ hội và thách thức của Personal Assistant trong khách sạn

Tìm hiểu về thuật ngữ Personal Assistant (PA) là gì? Trợ lý đắc lực giúp lãnh đạo điều phối và quản lý khách sạn.

Personal Assistant được ví như “cánh tay phải” đắc lực cho quản lý. Và là cầu nối quan trọng giữa khách sạn với khách hàng. Vậy, Personal Assistant là gì? Họ cần có những kỹ năng gì để hoàn thành tốt công việc? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về Personal Assistant, giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí quan trọng này.

1. Personal Assistant là gì tại khách sạn?

Personal Assistant (PA), hay còn gọi là trợ lý cá nhân. Đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ sếp quản lý khách sạn và nâng cao trải nghiệm khách hàng. PA là người hỗ trợ trực tiếp cho một hoặc nhiều quản lý cấp cao. Và chỉ làm việc với các nhà lãnh đạo tuyển dụng họ. Các công việc một trợ lý cá nhân có thể đảm nhiệm là: sắp xếp lịch trình, quản lý hồ sơ, đặt lịch hẹn, xử lý email, hỗ trợ tổ chức sự kiện,…

2. Công việc của Personal Assistant là gì?

PA đảm nhận nhiều nhiệm vụ đa dạng, góp phần nâng cao hiệu quả công việc của quản lý. Đồng thời mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.
ezCloud sẽ liệt kê các đầu việc hàng ngày của Personal Assistant ngay sau đây:

2.1. Hỗ trợ công việc hành chính

Quản lý lịch trình và sắp xếp cuộc hẹn cho quản lý: Theo dõi lịch trình của quản lý, sắp xếp các cuộc họp, hội nghị, hẹn gặp.
Đảm bảo quản lý có đủ thời gian cho các công việc quan trọng.
Xử lý email và tin nhắn: Đọc, trả lời email, tin nhắn của khách hàng, đối tác, nhân viên một cách nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp.
Quản lý hồ sơ: Lưu trữ, phân loại, sắp xếp hồ sơ nhân viên, khách hàng, đối tác một cách khoa học, dễ dàng tra cứu.
Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, hội nghị: Thu thập thông tin, soạn thảo báo cáo. Và trình bày ý tưởng theo yêu cầu của quản lý.
Hỗ trợ tổ chức sự kiện: Lên kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, sắp xếp địa điểm, hậu cần. Cho các sự kiện do khách sạn tổ chức.

2.2. Hỗ trợ công việc chuyên môn

Nghiên cứu thông tin: Tìm kiếm, thu thập thông tin liên quan đến lĩnh vực hoạt động của khách sạn, đối thủ cạnh tranh, xu hướng thị trường. Để hỗ trợ quản lý đưa ra quyết định.
Soạn thảo báo cáo: Viết báo cáo về tình hình hoạt động của khách sạn, hiệu quả các chiến dịch marketing,… Theo yêu cầu của quản lý.
Hỗ trợ quản lý dự án: Tham gia vào các dự án do khách sạn triển khai. Hỗ trợ quản lý theo dõi tiến độ, giải quyết các vấn đề phát sinh.

2.3. Quản lý chi tiêu

Theo dõi chi tiêu của quản lý, thanh toán hóa đơn, phiếu giảm giá.
Lập báo cáo chi tiêu hàng tuần/hàng tháng/hàng năm.

Xem thêm:

3. Kỹ năng cần có ở một Personal Assistant

3.1. Biết cách tổ chức và quản lý

Lập kế hoạch và sắp xếp công việc khoa học, hợp lý.
Quản lý thời gian hiệu quả, đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn.
Sử dụng các công cụ hỗ trợ tổ chức. Như lịch công việc, danh sách việc cần làm, phần mềm quản lý dự án.
Lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu một cách khoa học, dễ dàng tra cứu.

3.2. Kỹ năng đa nhiệm

Khả năng xử lý nhiều công việc cùng lúc một cách hiệu quả.
Chuyển đổi linh hoạt giữa các nhiệm vụ khác nhau.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên và tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
Duy trì sự tập trung và năng suất cao trong môi trường làm việc bận rộn.

3.3. Khả năng quản lý thời gian

Lập kế hoạch và ước tính thời gian thực tế cho từng nhiệm vụ.
Sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian. Như Pomodoro Technique, Eisenhower Matrix,…
Theo dõi tiến độ công việc và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Tránh trì hoãn và hoàn thành công việc đúng hạn.

3.4. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp hiệu quả bằng lời nói và văn bản.
Lắng nghe cẩn thận và thấu hiểu ý kiến của người khác.
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và phù hợp với từng đối tượng giao tiếp.
Truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, súc tích và dễ hiểu.

3.5. Khả năng giải quyết vấn đề

Phân tích tình huống một cách logic và xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Đưa ra các giải pháp sáng tạo và hiệu quả.
Khả năng tư duy phản biện và đưa ra quyết định sáng suốt.
Kỹ năng đàm phán và thuyết phục để đạt được mục tiêu.

3.6. Kỹ năng tin học văn phòng

Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng. Như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook,…
Có kiến thức về các công cụ quản lý dự án, công cụ hỗ trợ làm việc nhóm.
Nắm vững các kỹ năng tìm kiếm thông tin trên internet.

3.7. Khả năng chuyên môn

Kiến thức về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Hiểu rõ các quy trình, tiêu chuẩn và yêu cầu công việc.
Có khả năng nghiên cứu, tìm kiếm và thu thập thông tin.
Khả năng soạn thảo báo cáo, văn bản chuyên nghiệp.

3.8. Kỹ năng mềm

Chuyên nghiệp, lịch sự và tế nhị trong mọi tình huống.
Có tinh thần trách nhiệm cao và hoàn thành tốt công việc được giao.
Khả năng làm việc nhóm hiệu quả. Và phối hợp nhịp nhàng với đồng nghiệp.
Luôn giữ thái độ tích cực, chủ động và sẵn sàng học hỏi.

3.9. Chăm sóc khách hàng

Hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Cung cấp dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả.
Giải quyết khiếu nại và phản hồi của khách hàng một cách khéo léo.
Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Và góp phần nâng cao hình ảnh của khách sạn.

3.10. Biết cách quản lý bản thân

Lập kế hoạch và phát triển bản thân một cách hiệu quả.
Quản lý stress và cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Luôn giữ thái độ tích cực và trau dồi các kỹ năng mới.
Nâng cao trình độ chuyên môn và kiến thức. Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc.

Xem thêm:

4. Mức lương của Personal Assistant tại Việt Nam

Hiện nay, tại Việt Nam, thu nhập của một Personal Assistant có thể dao động từ 7 – 30 triệu đồng/ tháng. Tùy thuộc vào trình độ chuyên môn, số năm kinh nghiệm, hay quy mô của từng khách sạn. Để nâng cao mức lương, trợ lý cá nhân có thể trau dồi bản thân kiến thức nghiệp vụ, chứng chỉ chuyên môn. Hay mạng lưới quan hệ rộng rãi. Để có nhiều cơ hội thăng tiến và được trả lương cao hơn.

5. Cơ hội và thách thức vị trí Personal Assistant

5.1. Cơ hội của vị trí Personal Assistant

Chức vụ PA phù hợp cả với sinh viên và những người có nhiều thời gian rảnh, muốn nâng cao thu nhập.
Công việc mang tới cho bạn nhiều cơ hội, kiến thức và rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ.
Cơ hội mở rộng mối quan hệ khi đảm nhiệm vị trí này là khá lớn. Hứa hẹn sẽ giúp ích cho sự nghiệp trong tương lai của bạn.
Mức lương của vị trí Personal Assistant là vô cùng hấp dẫn.

5.2. Thách thức của vị trí Personal Assistant

Chức vụ trên phù hợp nhất với những người thuộc độ tuổi từ 25 – 30 tuổi.
Hầu hết các khách sạn đều không ứng tuyển người lớn tuổi cho vị trí PA. Vậy nên, không có nhiều cơ hội gắn bó lâu dài với vị trí này.

6. Tạm kết

Tóm lại, Personal Assistant là vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý khách sạn. Với những kỹ năng cần thiết và kiến thức chuyên môn về ngành khách sạn, PA có thể góp phần tạo nên thành công cho doanh nghiệp. Để biết thêm nhiều thông tin hữu ích, hãy tiếp tục đón đọc những bài viết mới của chúng tôi tại chuyên mục Thuật ngữ khách sạn.