Coordinator là gì? Giải mã công việc điều phối viên khách sạn

Trong bộ máy vận hành khổng lồ của một khách sạn hay resort, có một vị trí làm việc thầm lặng phía sau nhưng lại mang tính quyết định đến sự trơn tru của toàn bộ hệ thống. Nắm rõ khái niệm coordinator là gì và vai trò của người điều phối viên sẽ giúp bạn hiểu được cách mà hàng chục phòng ban, từ Lễ tân, Buồng phòng đến Bếp có thể kết nối với nhau một cách nhịp nhàng mà không xảy ra bất kỳ một sự cố nào.

1. Coordinator là gì?

Trong ngôn ngữ kinh doanh, Coordinator dịch sang tiếng Việt có nghĩa là Điều phối viên.

Trong lĩnh vực Khách sạn, Coordinator là một vị trí chuyên môn thuộc khối Văn phòng hậu sảnh (Back Office). Nhiệm vụ chính của họ không phải là trực tiếp phục vụ khách hàng, mà là làm “Cầu nối thông tin” – tiếp nhận dữ liệu, xử lý giấy tờ, sắp xếp lịch trình và truyền đạt chỉ thị từ Trưởng bộ phận đến các nhân viên thực thi để đảm bảo mọi kế hoạch diễn ra đúng tiến độ.

Họ giống như những vị “nhạc trưởng” đảm bảo mọi nhạc công trong dàn nhạc giao hưởng (các phòng ban) đều chơi đúng nhịp.

2. Các vị trí coordinator trong ngành khách sạn – nhà hàng

Hiện nay, tại các cơ sở khách sạn – nhà hàng, coordinator sẽ được phân chia thành nhiều vị trí công việc khác nhau. Cụ thể phải kể đến như:

• F&B Coordinator: Chịu trách nhiệm hỗ trợ giám đốc bộ phận ẩm thực cũng như giải quyết các vấn đề có liên quan tại nhà hàng – khách sạn.
• Sale Coordinator: Đây là vị trí thuộc bộ phận Sale & Marketing khi chịu trách nhiệm tìm kiếm những nhóm khách hàng tiềm năng cho nhà hàng – khách sạn. Đồng thời tham gia trực tiếp vào các chiến dịch quảng bá, bán hàng nhằm mục đích thu hút khách hàng.
• Event Coordinator: Chịu trách nhiệm điều phối, nắm bắt chung tình hình của tổ chức sự kiện trong nhà hàng – khách sạn. Đây là vị trí vô cùng quan trọng đối với thành công của một chương trình được tổ chức tại nhà hàng – khách sạn.

Xem thêm:

• Recreation Attentdant là ai? Mức lương dao động tại Việt Nam
• Personal Assistant là gì? Cơ hội và thách thức của Personal Assistant trong khách sạn

3. Mô tả công việc của từng vị trí Coordinator

Nếu bạn đang có mong muốn trở thành một Coordinator thì nhất định phải nắm rõ bản mô ta công việc sau đây:

3.1 Event Coordinator

Event coordinator đảm nhận vai trò điều phối viên trong việc tổ chức sự kiện. Tất cả sự kiện tại nhà hàng, khách sạn dù lớn hay nhỏ đều phải được thông qua bởi event coordinator. Trong đó, một event coordinator phải thực hiện những nhiệm vụ chính sau:

• Tạo ra ý tưởng và lập plan tổ chức sự kiện cho nhà hàng khách sạn.
• Phụ trách việc triển khai các sự kiện từ phòng sale và marketing.
• Điều hành các hoạt động nội bộ như team building cho nhân viên.
• Đảm nhận việc sản xuất và phân phối các tài liệu quảng cáo như thư mời, tờ rơi, poster, banner,…
• Chuẩn bị, tổ chức và triển khai sự kiện. Đồng thời chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh trong khi diễn ra sự kiện.

3.2 Sales Coordinator

Thuộc bộ phận sale & marketing, Sale Coordinator có những nhiệm vụ chính như sau:

• Khảo sát nhu cầu thị trường và tiếp cận các khách hàng tiềm năng.
• Xây dựng và phát triển mối quan hệ kinh doanh.
• Hỗ trợ và giải quyết các vấn đề của khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ.
• Tiếp nhận quản lý hồ sơ và tài liệu liên quan đến khách hàng.
• Trực tiếp phản hồi điện thoại, email, fax… của phòng sale & marketing.
• Lên lịch các cuộc họp và sắp xếp lịch trình cuộc hẹn hàng ngày của trưởng bộ phận sale & marketing.
• Hỗ trợ trong việc đưa ra ý tưởng cho các hoạt động bán hàng.

3.3 F&B Coordinator

Vị trí F&B coordinator là trợ lý cho giám đốc bộ phận ẩm thực (F&B). Người đảm nhận công việc này cần phải có kinh nghiệm và kỹ năng tốt để có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ sau:

• Hỗ trợ giám đốc F&B trong việc tạo và duy trì hệ thống hồ sơ. Cũng như vận hành các hoạt động của bộ phận khác.
• Theo dõi và quản lý kế hoạch của bộ phận F&B. Đồng thời xử lý các vấn đề liên quan đến đơn hàng, chương trình khuyến mãi. Cũng như các phản hồi qua điện thoại và email.
• Báo cáo lại các thông tin chính xác từ các bộ phận quản lý cho giám đốc F&B và ngược lại.
• Điều hành toàn bộ quá trình cung cấp dịch vụ. Cũng như xử lý phản hồi từ khách hàng.
• Hợp tác với bộ phận tài chính để thực hiện báo cáo về ngân sách. Đồng thời dự báo ngân sách theo năm, quý và tháng.

3.4 Marketing Coordinator

Nhân viên Marketing Coordinator đảm nhận những công việc cụ thể sau:

• Tổ chức và sắp xếp công việc hợp lý. Đồng thời theo sát các dự án nhằm đảm bảo quy trình và nguồn lực được duy trì một cách liền mạch.
• Hỗ trợ việc lập kế hoạch thời gian cho các dự án, sắp xếp công việc, theo dõi tiến độ và lịch trình.
• Tương tác và hỗ trợ các bộ phận khác để thúc đẩy tiến trình các dự án.
• Đánh giá và đảm bảo chất lượng của các sản phẩm. Bao gồm cả ấn phẩm và ấn bản điện tử.
• Làm việc và đàm phán với nhà cung cấp để đảm bảo có được giá cạnh tranh, và kiểm tra các đơn hàng.

4. Làm thế nào để trở thành Coordinator xuất sắc?

Lưu ý một số yếu tố quan trọng sau nếu bạn có đang có ý định trở thành một Coordinator xuất sắc:

4.1 Bằng cấp, kinh nghiệm thực tế

Yêu cầu về bằng cấp, chứng chỉ thuộc các lĩnh vực như quản trị nhà hàng khách sạn, ẩm thực và sự kiện là điều tiên quyết nếu muốn trở thành một điều phối viên. Bên cạnh đó, người đảm nhận vị trí này còn phải có kinh nghiệm thực tế. Để từ đó có thể tổ chức, điều hành và quản lý mọi hoạt động của nhà hàng, khách sạn.

4.2 Kỹ năng tin học và ngoại ngữ

Ngoại ngữ đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với một Coordinator. Bởi công việc này thường liên quan đến giao tiếp với khách hàng. Đặc biệt là người nước ngoài. Điều này đòi hỏi coordinator không chỉ thành thạo tiếng Anh mà còn cần kiến thức vững về các ngôn ngữ khác. Phổ biến như tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật,…

Ngoài khả năng giao tiếp đa ngôn ngữ, Coordinator cần phải thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng. Điều này giúp họ có thể xử lý hồ sơ và tài liệu liên quan đến khách hàng và doanh thu.

4.3 Khả năng điều phối công việc

Điều phối công việc là yếu tố cần thiết đối với một coordinator trong ngành nhà hàng và khách sạn. Kỹ năng này giúp điều hành mọi bộ phận mà họ phụ trách. Để hoàn thành tốt được mục tiêu chung, Coordinator cần có khả năng tổ chức và điều phối công việc một cách trơn tru và hiệu quả nhất. Nhằm đảm bảo sự liên kết và hợp tác ăn ý giữa các phòng ban.

4.4 Khả năng thích ứng linh hoạt

Một Coordinator giỏi chắc chắn không thể không có tố chất nhanh nhạy, linh hoạt và khả năng bắt kịp được các xu hướng. Đặc biệt là việc cập nhật các đổi mới trong lĩnh vực công nghệ. Bởi đây sẽ là yếu tố quan trọng để áp dụng vào quá trình điều phối. Từ đó tạo ra những chương trình mới, thú vị và mang tính sáng tạo cao.

4.5 Có kỹ năng teamwork

Công việc của một Coordinator đòi hỏi sự tương tác với nhiều người. Do vậy, họ cần có kỹ năng làm việc nhóm tốt để hòa nhập cùng đồng nghiệp và các bộ phận khác. Từ đó góp phần tạo ra những hoạt động, chương trình hấp dẫn, ấn tượng. Cũng như nâng tầm uy tín cho nhà hàng, khách sạn của bạn.

5. Mức lương phổ biến của coordinator

Phần lớn các vị trí coordinator tại nhà hàng – khách sạn sẽ có mức lương trung bình từ 6 triệu/tháng đối với những sinh viên mới tối nghiệp. Những ứng viên có kinh nghiệm sẽ được trả mức lương khoảng 8 – 10 triệu/tháng.

Thậm chí, một tháng vị trí coordinator có thể đạt được mức lương lên đến 20 – 25 triệu/tháng. Bên cạnh đó, nhân viên coordinator cũng có thể nhận được vô vàn quyền lợi theo luật lao động cùng lộ trình thăng tiến rộng mở.

6. Xóa bỏ “Giấy tờ thủ công” cho Coordinator nhờ hệ thống ezCloud

Vai trò của một Coordinator sẽ cực kỳ vất vả nếu họ phải chạy bộ gửi giấy tờ từ tầng 1 lên tầng 5, hoặc liên tục gọi bộ đàm gào thét vì Lễ tân không nghe máy.

Trong thời đại số, sức mạnh của một Coordinator được giải phóng hoàn toàn nhờ hệ sinh thái nền tảng ezCloudhotel, ezFolio:

• Luồng thông tin xuyên suốt (Real-time): Khi Sales Coordinator cập nhật một Booking khách đoàn (GIT) trên máy tính của họ, thông tin lập tức hiển thị trên màn hình của Lễ tân và Buồng phòng. Không cần in ấn giấy tờ báo cáo.
• Cập nhật tự động: Housekeeping Coordinator không cần nghe bộ đàm hỏi xem khách đi chưa. Họ nhìn vào màn hình sơ đồ phòng trên phần mềm, nếu Lễ tân nhấn nút “Check-out”, biểu tượng phòng sẽ tự động chuyển màu để báo hiệu phòng dọn được.
• Quản lý chức năng linh hoạt: Phần mềm cung cấp module Báo cáo doanh thu và công suất phòng chuyên sâu, giúp Coordinator dễ dàng xuất báo cáo gửi cho Ban Giám đốc chỉ bằng 1 cú click chuột thay vì ngồi hì hục cộng Excel.

Sự hiểu biết về vị trí coordinator là gì giúp chủ khách sạn tối ưu hóa bộ máy nhân sự hậu sảnh. Khi kết hợp năng lực xử lý thông tin sắc bén của người Điều phối viên cùng sức mạnh đồng bộ dữ liệu tuyệt đối từ nền tảng ezCloud, khách sạn của bạn sẽ loại bỏ hoàn toàn “độ trễ” trong giao tiếp, mang lại chất lượng vận hành hoàn hảo nhất.