Accounts Receivable là gì? Giải mã thuật ngữ quan trọng trong kinh doanh khách sạn

Khái niệm Accounts Receivable là gì? Tìm hiểu thông tin chi tiết về định nghĩa, tầm quan trọng, cách xử lý.

Trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn, quản lý hiệu quả dòng tiền là yếu tố then chốt. Để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Accounts Receivable (AR), hay còn gọi là khoản phải thu có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Vậy Accounts Receivable là gì? Tiếp tục theo dõi bài viết để tìm câu trả lời nhé!

1. Accounts Receivable là gì trong khách sạn?

Accounts Receivable là thuật ngữ chỉ các khoản phải thu. Đây là khoản mà khách hàng (có thể là khách lưu trú cá nhân hay công ty) nợ khách sạn. Vì đã sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa hoàn tất thanh toán.
Các khoản phải thu thường tồn tại dưới dạng tín dụng. Kéo dài từ vài ngày đến dưới 1 năm. Vậy nên, các khách sạn ghi nhận Accounts Receivable trên bảng cân đối kế toán như một loại tài sản.

2. Tầm quan trọng của Accounts Receivable là gì?

Tương tự như các ngành kinh doanh khác, ngành khách sạn cũng sử dụng Accounts Receivable để đánh giá hiệu quả hoạt động. Đặc biệt là khả năng thu hồi doanh thu từ khách hàng. Vì nó là tài sản hiện tại và là thước đo tính thanh khoản của khách sạn. Hay khả năng chi trả các nghĩa vụ ngắn hạn mà không cần dùng thêm dòng tiền. Việc phân tích và theo dõi tỷ lệ này thường xuyên sẽ giúp ban lãnh đạo khách sạ. Đưa ra chiến lược thu hồi công nợ hiệu quả, giảm thiểu rủi ro tài chính và tối ưu hóa dòng tiền.

3. Nhiệm vụ của Accounts Receivable Supevisor

Accounts Receivable Supervisor (hay Giám sát kế toán công nợ) là vị trí quan trọng trong bộ phận tài chính của khách sạn. Đóng vai trò then chốt. Trong việc đảm bảo hiệu quả thu hồi công nợ và dòng tiền ổn định cho doanh nghiệp.
Nhiệm vụ hàng ngày của một Accounts Receivable Supevisor bao gồm những đầu việc mà ezCloud liệt kê dưới đây:

• Giám sát và quản lý hoạt động thu hồi công nợ: Theo dõi số dư tài khoản phải thu, xác định khách hàng nợ hạn. Liên hệ với khách hàng để thu hồi nợ, xử lý các khoản nợ khó thu.
• Phát triển và thực hiện chiến lược thu hồi công nợ: Đề xuất các biện pháp để nâng cao hiệu quả thu hồi công nợ, giảm thiểu rủi ro nợ xấu.
• Đào tạo và hướng dẫn nhân viên: Cung cấp kiến thức và kỹ năng thu hồi công nợ cho nhân viên thu ngân, lễ tân và các bộ phận liên quan.
• Báo cáo tình hình thu hồi công nợ: Định kỳ báo cáo số dư tài khoản phải thu, tỷ lệ thu hồi doanh thu. Và các khoản nợ khó thu cho ban lãnh đạo khách sạn.
• Giải quyết tranh chấp: Xử lý các khiếu nại, tranh chấp liên quan đến việc thanh toán của khách hàng.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật: Áp dụng các quy định pháp luật liên quan đến thu hồi công nợ. Trong hoạt động thu hồi nợ của khách sạn.

Xem thêm:

• Công nghệ RFID là gì? Kết nối từ hiện đại đến tiện nghi
• Tỷ lệ ngang giá là gì? TIPs kiểm soát hiệu quả tỷ lệ ngang giá

4. Các nguyên tắc liên quan đến Accounts Receivable là gì?

Accounts Receivable Supervisor đóng vai trò đảm bảo dòng tiền ổn định cho khách sạn. Để thực hiện tốt vai trò này, cần nắm vững các nguyên tắc sau:

4.1. Theo dõi chi tiết

• Accounts Receivable Supervisor cần theo dõi chi tiết từng khoản phải thu theo đối tượng khách hàng, kỳ hạn thanh toán, loại nguyên tệ. Và các yêu cầu khác của ban lãnh đạo. Việc theo dõi chặt chẽ sẽ giúp nắm bắt tình hình thu hồi công nợ. Từ đó có biện pháp xử lý kịp thời.
• Sử dụng sổ chi tiết hoặc phần mềm quản lý. Để theo dõi thông tin một cách hệ thống và chính xác.

4.2. Thanh toán bù trừ

• Cho phép khách hàng vừa mua vừa bán thanh toán bù trừ. Khi có thỏa thuận bằng văn bản và chứng từ hợp lệ.
• Việc này giúp đơn giản hóa quy trình thanh toán, tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả hai bên.

4.3. Lập dự phòng các khoản cần thiết

• Lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi được theo quy định hiện hành của pháp luật.
• Xác định khoản cần lập dự phòng. Dựa trên phân loại phải thu ngắn hạn và dài hạn trong Bảng cân đối kế toán.
• Việc lập dự phòng giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro nợ xấu.

4.4. Phân loại các khoản Accounts Receivable

• Phân loại các khoản phải thu thành dài hạn. Hoặc ngắn hạn dựa trên kỳ hạn còn lại khi lập Báo cáo tài chính.
• Bao gồm cả các khoản phải thu thể hiện trong các tài khoản khác ngoài tài khoản phải thu. Như: Khoản cho vay (TK 1283), Khoản ký quỹ, ký cược (TK 244), khoản tạm ứng (TK 141),…
• Việc phân loại tài khoản giúp cung cấp thông tin đầy đủ. Và chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

4.5. Đánh giá lại ngoại tệ

Xác định các khoản phải thu thỏa mãn định nghĩa “khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ” để đánh giá lại cuối kỳ khi lập báo cáo tài chính.

Bao gồm:

• Tiền mặt, tương đương tiền, tiền gửi có kỳ hạn bằng ngoại tệ.
• Nợ phải thu, nợ phải trả có gốc ngoại tệ, trừ:
  • Trả trước cho người bán, chi phí trả trước bằng ngoại tệ (nếu có bằng chứng người bán không cung cấp hàng hóa, dịch vụ và doanh nghiệp phải thu hồi khoản trả trước).
  • Nhận tiền trước của người mua, doanh thu nhận trước bằng ngoại tệ (nếu có bằng chứng doanh nghiệp không cung cấp hàng hóa, dịch vụ và phải trả lại khoản nhận trước).
• Đi vay, cho vay bằng ngoại tệ.
• Đặt cọc, ký cược, ký quỹ được nhận lại bằng ngoại tệ.
• Nhận ký cược, ký quỹ phải hoàn trả bằng ngoại tệ.

Việc đánh giá lại ngoại tệ giúp phản ánh trung thực giá trị tài sản và khoản nợ của doanh nghiệp theo tỷ giá hối đoái hiện hành.

Accounts Receivable Supervisor cũng cần quan tâm đến các yếu tố sau để quản lý hiệu quả khoản phải thu:

• Xây dựng quy trình thu hồi công nợ hiệu quả: Quy trình cần bao gồm các bước cụ thể như: xác định khách hàng nợ hạn, liên hệ thu hồi nợ, xử lý các khoản nợ khó thu…
• Giáo dục và nâng cao nhận thức cho khách hàng: Cần cung cấp thông tin đầy đủ về chính sách thanh toán của khách sạn, khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn.
• Sử dụng công nghệ hỗ trợ: Có thể sử dụng phần mềm quản lý thu hồi công nợ, hệ thống thanh toán trực tuyến… để tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc.

Bằng cách áp dụng các nguyên tắc và biện pháp trên, Accounts Receivable Supervisor có thể góp phần quan trọng vào việc quản lý hiệu quả khoản phải thu, đảm bảo dòng tiền ổn định và thúc đẩy sự phát triển của khách sạn.

5. Yêu cầu tuyển dụng Accounts Receivable Supevisor

• Có bằng cấp đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Tài chính hoặc Kế toán.
• Có kinh nghiệm làm việc trong vị trí tương tự tại các khách sạn khác.
• Có kinh nghiệm về chức năng kiểm soát tín dụng khối lượng lớn tại khách sạn.
• Có kiến thức chuyên môn về các quy định pháp luật liên quan đến thu hồi công nợ.
• Có kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng thuyết phục và đàm phán.
• Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp hiệu quả với các bộ phận khác trong khách sạn.
• Có khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý thu hồi công nợ.
• Có Chứng chỉ hoặc bằng Cử nhân về Tài chính, Kế toán, Quản trị Kinh doanh,…

Xem thêm:

• OCR là gì? Những đột phá ấn tượng trong kinh doanh khách sạn
• MLOS là gì? Chiến lược tối đa công suất phòng

6. Mức lương dao động vị trí Accounts Receivable Supevisor

Mức lương cho Accounts Receivable Supervisor trong khách sạn có thể dao động từ 15.000.000 VND đến 30.000.000 VND mỗi tháng. Tùy thuộc vào kinh nghiệm, trình độ chuyên môn và quy mô khách sạn. Nếu bạn tích cực trau đổi kinh nghiệm và năng lực, Accounts Receivable Supervisor có thể thăng tiến lên các vị trí cao hơn. Như Credit Manager (Giám đốc Tín dụng) hoặc Finance Manager (Giám đốc Tài chính) trong khách sạn.

7. Tạm kết

Tóm lại, Accounts Receivable là một khoản mục quan trọng trong hoạt động kinh doanh của khách sạn. Việc quản lý AR hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo dòng tiền ổn định, giảm thiểu rủi ro. Và thúc đẩy sự phát triển bền vững. Mong rằng bài viết của chúng tôi đã giúp Accounts Receivable Supervisor nắm chắc các kiến thức liên quan đến thuật ngữ trên. Để dễ dàng tối ưu hiệu quả công việc. Hãy tiếp tục theo dõi chuyên mục Thuật ngữ khách sạn của chúng tôi để đón đọc những thông tin hữu ích khác về ngành.